Über das Dokumentenmanagement zum Wissensmanagement

    30. November 2000 von Redaktion

    Steinbeis Temming Papier GmbH & Co - Man bewegt sich hier aus der Richtung des Dokumentenmanagement kommend hin zum Wissensmanagement. Es werden wenige und sehr konkrete Anforderungen aufgestellt, die mittels eines Tools gelöst werden, das eine Skalierbarkeit zur Implementierung weiterer Funktionalitäten gewährleistet.

    Herr Hermann Vorrink berichtete auf dem ITR-Symposion "Wissensmanagement," 16.11.00 in Frankfurt / Main
    Herr Vorrink ist Leiter Organisation und Datenverarbeitung

    Spezifizierung der Problemstellung

    Die Frage nach der Einführung eines WM-Tools ergab sich 1995 aus der Fragestellung heraus, wie man auf dem global hart umkämpften Papiermarkt konkurrenzfähig bleiben kann. Was kann dazu beitragen, effektiver und besser arbeiten zu können?

    Eine Antwort bestand in der Vermeidung der grossen Dokumentenflut, die für die Archivierung ganze Räume in Anspruch nahm. Neben der Forderung, alle 70.000 Eingangsrechnungen, die pro Jahr anfallen, digital zu archivieren, stellte sich die Frage, ob es möglich ist, die Rechnungsprüfung nicht weitergehend zu optimieren, indem die optische Archivierung der neuen Eingänge noch vor der Rechnungsprüfung stattfindet. Ziel ist eine Trennung der Rechnungen nach Rechnungssteller. Der eher kleine Kern der Lieferanten, der ein Grossteil des Rechnungsvolumen ausmacht, soll dabei vom System erkannt werden und im Verlauf der optischen Archivierung in standardisierte Eingabemasken überführt werden, die dann schnell und problemlos kontrolliert und weiterbearbeitet werden können.

    Auswahl der Anbieter

    Für eine derart konkrete und komplexe Aufgabe kamen nur wenige Systeme in Frage.
    Zur Auswahl standen 1995:

    • Easy Archiv
    • SER
    • IXOS
    • Filenet

    Entschieden hat man sich für eine Zusammenarbeit mit der SER Systeme AG. Zur Entscheidungsfindung wurden folgende Kriterien einbezogen:

    • Produktbetrieb bei Referenzkunden
    • Projektdauer bis zur vollständigen und befriedigenden Implementierung
    • Die dazu nötigen Ressourcen und Beraterkosten
    • Während des Projekts auftretende Besonderheiten

    Natürlich mussten die Spezifikationen des Pflichtenheftes erfüllt werden. Weitere Kriterien waren:

    • Das Vorhandensein einer zertifizierten Schnittstelle
    • Gefordert war eine Kombination aus NT-Server + Jukebox + Software, damit es bei Problemen nur einen Verantwortlichen geben kann
    • Kostenlimit von 200.000DM
    • Return of Investment innerhalb von 12 Monaten nach Beendigung der Implementation

    Verzögerungsursachen

    Nicht uninteressant zu hören, dass zunächst, nach der immerhin 6 Monate dauernden Evaluation und dem Schreiben des Pflichtenheftes, das Projekt doch abgelehnt wurde, weil statt des IT-Verantwortlichen der Kaufmännische Verantwortliche zur Beurteilung des Projekts gefragt wurde. Der sah aber nur den "Raumgewinn" durch die Abschaffung der großen Aktenwände. Von dem Return of Investment durch die Einsparungen bei einer teilautomatisierten Eingangsrechnungsbearbeitung hatte er keine Vorstellung und lehnte eine veranschlagte Budgetierung von 200.000DM für die Einführung eines WM-Tools ab.

    Erst als externe Berater ihrerseits zu einem optischen Archivierungssystem raten, wird der IT-Verantwortliche gefragt. Der holt jetzt nur das Pflichtenheft und die schon vollzogene Anbieterauswahl aus der Schublade und das Projekt kann anlaufen. Was die Priorisierung des Projekts angeht, so wird dem WM im Rahmen von 26 Projekten Rang 6 zugewiesen.

    Da SER nicht über ein vollständig entwickeltes System verfügte, das die Anforderungen des Pflichtenheftes erfüllte, entschied man sich für eine gemeinsame Entwicklung. SER erhielt die Möglichkeit, seine Betasoftware SER Brainware bei Steinbeis Temming im Praxiseinsatz zu testen und war aufgrund der besonderen Umstände viel beim Kunden vor Ort, was zu beiderseitigem Nutzen war. Auch ermöglichte dies Steinbeis Temming, die Kostenvorgaben einzuhalten. Einzig der anvisierte Return of Investment innerhalb von 12 Monaten wurde erst nach 2,4 Jahren erreicht. Aufgrund der sehr speziellen Problemstellung ist hier eine solche Aussage aufgrund von Überstundeneinsparungen in der Rechnungsprüfung sowie Raumgewinne zuverlässig möglich.

    Projektübersicht

    • 1997
      ITA-DMS von SER; Implementierung einer Schnittstelle zu SAP R/3
    • 1998
      Archivierung der Finanz-Bewegungssätze vom SAP R/3 - System
    • 1999
      Übernahme von Kunden- und Auftragsbezogenen Vertriebsdokumenten (COLD - Dateien)
    • 2000
      Ablaufoptimierung der Bearbeitung der Eingangsrechnungen
    • Geplant sind weitere Komponenten der SERware Produktfamilie, die jeweils als eigenes (Teil)Projekt implementiert werden
    [Standard] Namensnennung 3.0 Deutschland - Weitergabe unter gleichen Bedingungen 3.0 Deutschland
    Lizenziert unter einer Creative-Commmons Lizenz

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