Einführung eines firmenweiten Intranets bei der CiV Versicherung / PB Versicherung

    30. November 2000 von Redaktion

    WM wird verstanden als die Verwaltung und Erschliessung allen firmenrelevanten Wissens. Begonnen wurde mit der Erschliessung des firmenweiten, stark fragmentierten LAN/WAN mittels eines leistungsstarken und skalierbaren WM-Tools, um es zu einem echten Intranet auszubauen. Andere Informationswege sollen nach und nach versiegen.

    Die Ausgangssituation

     

    Das Unternehmen CiV Versicherung / PB Versicherung hat im ersten Quartal 2000 beschlossen, dem internen Wissensmanagement besondere Stellung zuzusprechen. Insbesondere das Intranet verfügte über eine Vielzahl von Laufwerken mit diffusen Zugriffsrechten, auf denen nur "Eingeweihte" in der Lage waren, benötigte Informationen zu bekommen. Einzelne Abteilungen waren so kaum in der Lage, ohne aufwendige Recherchen Dokumente anderer Abteilungen in den eigenen Arbeitsablauf zu integrieren.

    Aus dieser Notsituation heraus wurde die Realisierung eines firmenweiten Intranets mit skalierbaren Funktionalitäten aus dem normalen Ablauf des Projektmanagement sowohl hinsichtlich personeller als auch finanzieller Ressourcen herausgenommen. Ziel war und ist die Aufbereitung und Verteilung von Wissen.

    Herr Michael Wrona berichtete auf dem ITR-Symposion "Wissensmanagement," 16.11.00 in Frankfurt / Main. Herr Wrona ist Prokurist und Leiter Strategisches Informationsmanagement.

    Projektteam/Budget

    Zur Durchführung des gesamten Projektes wurde ein gesondertes Team zusammengestellt, das über ein ungewöhnlich hohes Budget verfügte (900.000DM für Hardware, Lizenzen und Consulting, wobei IT und Beratung / Customizing den gleichen Kostenanteil hatten), aber nur wenig Zeit zur Realisierung bekam, da die Einführung von WM als ein dringendes und kurzfristig zu realisierendes Ziel angesehen wurde.

    Um den zeitlich eng gesteckten Rahmen von wenigen Wochen zur Evaluation eines geeigneten Tools halten zu können, wurde auf externe Beratung zurückgegriffen. Auch sollte vermieden werden, das von eigenen Mitarbeitern aus Betriebsblindheit heraus wichtige Anforderungen übersehen oder falsch gewichtet werden könnten.

    Evaluierungsphase

    Dennoch gestaltete sich die Recherche schwierig, da man jetzt feststellte, dass es keine greifbaren Produkte in diesem Markt gibt. Die Funktionsvielfalt der angebotenen Tools ist enorm, die Relevanz der vielen im Detail gelisteten Qualitäten für die eigenen Ziele nur schwer zu überschauen.

    • Für die Evaluierung der Anforderungen, wie das Schreiben des Pflichtenheftes wurden unter Zuhilfenahme von Beratungsleistungen 3 Wochen benötigt. Es wurde auch überlegt, ein eigenes System zu programmieren. Bei näherer Betrachtung des Marktes und des vorhandenen Angebots von Tools wurde davon aus Zeit- und Kostengründen jedoch abgesehen.
    • Die Anforderungen an das System wurden duch die Analyse der Ziele der einzelnen Funktionsbereiche evaluiert. Ausschlaggebend waren dabei vielfach einfache Aufgaben, Prozesse und Abläufe:
      • Reisekostenabrechnung
      • Buchungen von Flügen, Hotels
      • Einkauf von Getränken, Büromaterial
    • Dann die eher klassischen Anforderungen:
      • Internen Knowhow-transfer fördern
      • Wissen einzelner Mitarbeiter unternehmensweit verfügbar machen
      • Produktivitätssteigerung durch Wissensverwaltung erreichen
      • Intelligente Suchfunktionen, die langwierige Recherchen ablösen
      • Volltextrecherche
    • Ein wesentliches Ziel war dabei:
      Zentralisierung aller Daten in einer Datenbank, die über die Vergabe von differenziert zu vergebenden Nutzungsrechten zugänglich ist. Alle bisher vorhandenen Netzlaufwerke, die zu Ablagezwecken genutzt wurden/werden, sollen mit der Zeit abgeschafft werden. Übrig bleibt dann nur die clientseitige Festplatte mit dem Betriebssystem und den Standardanwendungen. Hier sollen nur noch Entwürfe, Manuskripte oder persönliche Daten gespeichert werden.

    Nach Abschluß der Evaluation hat man sich dann für LiveLink von OpenText entschieden, das den Anforderungen an Budgetierung und Abdeckung der Forderungen des Pflichtenheftes gerecht wird. Die Erfahrungen mit dem ausgesuchten Tool sind bislang positiv. Die Implementation liegt jetzt sechs Monate zurück.

    Phasen der Implementierung

    • Konfiguration von Server und Clients in Zusammenarbeit mit LiveLink
    • Benutzer werden zentral in einer Benutzerdatenbank über dort abgelegte Konfigurationsdateien angelegt (über einen Exchange - Server)
    • Bei Problemen wurden häufig die Hotline und die Informationsquellen im Internet bemüht. Dies war möglich, da LiveLink in weiten Teilen "Out of the Box" installiert werden konnte. Auch wurde für das Customizing eine von LiveLink unabhängige, ortsansässige Beratung beauftragt, die über die entsprechenden Erfahrungen verfügt.
    • Die Heranführung der 280 MA an das System geschah über Multiplikatoren. 11 MA wurden in der Nutzung geschult. Durch eine interne Ausschreibung wurden weitere 30 MA ausgesucht, die an den Tests teilnahmen.
    • Die Visionen und Strategien bezüglich des internen WM - Projektes wurden durch eine Projektgruppe vorgestellt.
    • In bestimmten zentralen Bereichen müssen eingestellte Inhalte durch einen verantwortlichen Redakteur erst feigeschaltet werden, um zu vermeiden, das Dokumente, die nicht der Firmenideologie entsprechen, keine firmenweite Verbreitung finden.

    Fazit

    Mit der technischen Grundlage ist man zufrieden. Die gesteckten Ziele konnten erreicht werden. Durch die Kombination von Exchange - Server und zentraler LiveLink - Datenbank kommt es bei Updates allerdings gelegentlich zu Unstimmigkeiten. Nach dem Update des Exchange - Servers z.B. wurden im Intranet keine Sonderzeichen mehr dargestellt. Das Problem wies Microsoft von sich und die Lösung wurde schliesslich von einer OpenText - Vertretung in der Schweiz programmiert.
    Ein weiterer Wehrmutstropfen bleibt: auch wenn das Intranet technisch funktional konzipiert ist, so bleibt das Problem, alle Mitarbeiter von dem gemeinsamen Gewinn durch die Nutzung des Tools zu überzeugen. Mancherorts herrscht Missmut über Verlust vertrauter Arbeitsvorgänge. In diesem Zusammenhang wird über Belohnungs- und Motivationsmaßnahmen nachgedacht. Bezüglich der Frage der Kontrolle der Nutzungsintensität des Tools durch die MA hat sich der Betriebsrat negativ geäussert, da verhindert werden soll, das sich echte Antipathien als Folge einer Verletzung des Vertrauensverhältnis herausbilden.
    Über diese Massnahmen kann z.Z. noch nicht viel gesagt werden, da es sich um einen Prozess handelt, der über die Dauer rein technischer Implementationen weit hinausgeht. Es wird sich sicher lohnen, in einem halben Jahr bezüglich dieser Fragen ein Interview zu führen.

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