Maßnahmenmanagement anhand eines Lebenszyklusmodells

    Darstellung des Nutzens von Wissensmanagement-Maßnahmen (Teil 2)

    08. August 2011 von Ulrich Schmidt, Anne-Christine Birkle, Maximilian Schmitt

    Wie im ersten Teil dieser Beitragsserie dargestellt, ist es in der betrieblichen Praxis von großer Bedeutung den Nutzen von Wissensmanagement aufzuzeigen. Als erfolgversprechende Herangehensweise hat sich hierbei die Betrachtung einzelner Maßnahmen des Wissensmanagements herausgestellt. Dieser Erkenntnis folgend wurde bei EnBW ein Ansatz entwickelt, der sich auf die Darstellung des Nutzens von Wissensmanagement-Maßnahmen fokussiert. Dem Ansatz liegt die Überlegung zugrunde, dass sich der Nutzen einer Maßnahme insbesondere über deren Wirkung und ihre Wirkungsdauer beschreiben lässt. Aus diesem Grund wurde ein Modell entwickelt, das es ermöglicht Maßnahmen im Zeitverlauf zu begleiten, dabei die Wirkung zu dokumentieren und somit den Erfolg einer Maßnahme zu beurteilen.

    Dieser Beitrag wurde im Open Journal of Knowledge Management, Ausgabe IV/2011 veröffentlicht.

     

    (Erstmals veröffentlicht im gfwm Newsletter, Ausgabe Mai/Juni 2011)

    Maßnahmenmanagement entlang eines Maßnahmen-Lebenszyklus

    Die Betrachtung von Maßnahmen mit Hilfe eines Lebenszyklus-Modells wird dem Umstand gerecht, dass diese in der Regel längerfristig und nachhaltig ausgerichtet sind. Darüber hinaus lässt sich mit seiner Hilfe das zentrale Erfolgskriterium einer Maßnahme, ihre Wirkung über die Zeit, explizit darstellen. Für den hier beschriebenen Ansatz wurde eine Unterteilung in vier Phasen gewählt, die aus der Konzeptionsphase, Einführungsphase, Betriebsphase sowie Nachbereitungsphase besteht (siehe Abbildung 1) und somit alle wesentlichen „Lebensabschnitte“ einer Maßnahme abbildet.

    Abbildung 1: Maßnahmen-Lebenszyklusmodell

    In der Konzeptionsphase wird grundsätzlich entschieden, welche Maßnahme in welchem Umfang von wem umgesetzt werden soll. Es hat sich bewährt, in dieser Phase ein Maßnahmenteam einzusetzen. In diesem sollten alle an der Maßnahme beteiligten und von der Maßnahme betroffenen, wie z.B. die späteren Anwender, unterstützende Bereiche (z. B. Personalentwicklung, Unternehmenskommunikation oder IT), vertreten sein. Die Einbindung dieses Personenkreises bei der Planung führt dazu, dass einerseits bei der Konzeption alle wesentlichen Gesichtspunkte Berücksichtigung finden und andererseits die mit der Einführung einhergehenden Veränderungen von diesen mitgetragen werden.

    Zu Beginn der Konzeptionsphase entwickelt das Maßnahmenteam Ideen für mögliche Lösungsansätze. Diese werden im Hinblick auf den mit der Umsetzung verbundenen Aufwand, die vorhandenen Ressourcen, die Umsetzungsgeschwindigkeit und Ausprägungen der Wirksamkeit priorisiert. Hierbei fließen – im Sinne des Best Practice Transfers – Erfahrungen mit ähnlichen Problemstellungen in die Entwicklung neuer Lösungsansätze mit ein. Ziel der Konzeptionsphase ist eine konkret ausgearbeitete Maßnahme, die vom Auftraggeber verabschiedet wird. Außerdem wird in dieser Phase ein Maßnahmenverantwortlicher festgelegt, dem die Einführung und Umsetzung der Maßnahme obliegt.

    Der Austausch mit Betroffenen bei der Maßnahmendefinition sensibilisiert dabei für die Problematik und Kommunikationsbarrieren werden abgebaut. Mit Blick auf das Lebenszyklus-Modell können daher in dieser frühen Phase bereits erste schwache Wirkungen auftreten.

    Die Einführungsphase beginnt mit der Freigabe der Maßnahme durch den Auftraggeber. Danach erfolgt die Implementierung, um die Maßnahme in der Organisation zu verankern. Je nach Umfang der Maßnahme kommen in dieser Phase wesentliche Elemente einer klassischen Projektdurchführung (wie z. B. nach DIN 69900 – DIN 69901) zur Anwendung. Erfolgskritisch in dieser Phase ist es, die Verbindlichkeit der Maßnahme für die entsprechende Zielgruppe sicherzustellen. Die Vermittlung des Nutzens für die Anwender, die Rolle des Maßnahmenverantwortlichen wie auch die Unterstützung durch das Management tragen wesentlich zu einer erfolgreichen Einführung der Maßnahme bei.

    In dieser Phase kann bereits eine deutliche Wirkungssteigerung eintreten, da beispielsweise erste Pilotanwender die Maßnahme testen und in ihrem Umfeld einsetzen.

    Die Betriebsphase beginnt, wenn die Maßnahme in den „Regelbetrieb“ übergegangen ist. In dieser Phase gehört es zu den Aufgaben des Maßnahmenverantwortlichen über den Erfolg der Maßnahme zu berichtet. Dies sollte in regelmäßigen Abständen gegenüber dem Management geschehen, um wiederkehrend den Nutzen der Maßnahme transparent zu machen und damit ihre Existenz zu legitimieren. Ebenfalls kann bei solchen Terminen zusätzliche Unterstützung für Maßnahmen eingeholt werden, die bisher noch nicht wie gewünscht umgesetzt und praktiziert werden.

    Die Nachbereitungsphase beginnt mit dem Einstellen der Maßnahme. Zu den primären Aufgabe des Maßnahmenverantwortlichen gehört dann die abschließende Dokumentation des Maßnahmenverlaufs über den gesamten Lebenszyklus hinweg. Die hiermit einhergehende Bewertung der Maßnahme hinsichtlich ihrer Wirkung und des mit ihr verbundenen Aufwands dient dem Best Practice Transfer innerhalb des Unternehmens. Dabei ist auch festzuhalten, welche Faktoren sich während der Konzeptions-, Einführungs- und Betriebsphase als erfolgskritisch herausgestellt haben, sodass Dritte, die diese Maßnahme in ähnlicher Form umsetzen möchten, erfahren, worauf besonders zu achten ist und eine Wiederholung von Fehlern vermeiden können. Außerdem ist zu klären, ob Prozesse und Strukturen, welche im Zuge der Maßnahme eingeführt wurden, noch benötigt werden. Andernfalls sind diese zu eliminieren. Auch sollte in diesem Kontext geprüft werden, inwieweit sich im Verlauf der Betriebsphase ganz bestimmte Verhaltensmuster, Überzeugungen und Meinungen etabliert haben, die nach Einstellung der Maßnahme als störend oder gar kontraproduktiv einzuschätzen sind und deshalb aktiv „verlernt“ werden müssen.

    Nach Beendigung der Nachbereitung gilt der Maßnahme als abgeschlossen. Die Wirkung nimmt in dieser Phase üblicherweise signifikant ab. Eine längerfristige „Nachwirkung“ ist denkbar, wenn z. B. durch die Maßnahme bestimmte Verhaltensmustern von der Belegschaft dauerhaft angenommen wurden.

    Maßnahmencontrolling als zentrales Element des Maßnahmenmanagements

    Zum Maßnahmenmanagement gehört es auch die tatsächlich erbrachte Wirkung einer Maßnahme und ihren Verlauf systematisch nachzuverfolgen und bei unerwünschten Abweichungen ggf. zu intervenieren. Mit anderen Worten, ein regelmäßiges Maßnahmencontrolling ist erforderlich. Zu seinen wesentlichen Funktionen zählen:

    • Informationsfunktion
    • Kontrollfunktion
    • Steuerungsfunktion

    Die Informationsfunktion gewährleistet, dass Informationen, welche im Zusammenhang mit der Maßnahme stehen, systematisch erfasst werden. Ad-hoc Berichte können so schnell erstellt, Doppelarbeit vermieden und ein Best Practice Transfer realisiert werden. Zudem soll das Maßnahmencontrolling durch die Kontrollfunktion den Zielerreichungsgrad einer Maßnahme aufzeigen. Hieraus kann sich ein Anpassungsbedarf ergeben. Diesem durch entsprechende Änderungen zu begegnen wird durch die Steuerungsfunktion sichergestellt.

    In der Praxis bedeutet dies für den Maßnahmenverantwortlichen in der Einführungs- und Betriebsphase auch das Maßnahmencontrolling zu übernehmen. Er hat die Aufgabe, wenn …

    • … der Entwicklungsverlauf der Maßnahme nicht wie gewünscht verläuft, diese zu modifizieren.
    • … die Maßnahme sich (sowohl konzeptionell wie auch hinsichtlich der Aufwand-Nutzen-Relation) nicht mit Aussicht auf Erfolg einführen bzw. weiter betreiben lässt, diese einzustellen.
    • … die Maßnahme bereits über längere Zeit hinweg wirkt, zu hinterfragen, ob das ursprünglich identifizierte Handlungsfeld unter jetzigen Rahmenbedingungen weiterhin als kritisch und relevant eingestuft werden kann. Sollte dies nicht der Fall sein, ist sie ebenfalls einzustellen.
    [Standard] Namensnennung 3.0 Deutschland - Weitergabe unter gleichen Bedingungen 3.0 Deutschland
    Lizenziert unter einer Creative-Commmons Lizenz

Kommentare

Das Kommentarsystem ist zurzeit deaktiviert.