Erfassung der Umsetzung und Wirkung von Wissensmanagement-Maßnahmen

    Darstellung des Nutzens von Wissensmanagement-Maßnahmen (Teil 3)

    01. September 2011 von Ulrich Schmidt, Maximilian Schmitt, Anne-Christine Birkle

    Im zweiten Teil der Beitragsserie wurde ein Maßnahmen-Lebenszyklus vorgestellt, welcher es ermöglicht den Verlauf von Maßnahmen und deren Wirkung über die Zeit phasenweise zu dokumentieren und anschaulich darzustellen. Für ein Maßnahmencontrolling reicht eine nachvollziehbar gestaltete Dokumentation alleine aber nicht aus. Vielmehr muss ein Weg gefunden werden die Entwicklung einer Maßnahme mit quantifizierbaren Werten zu plausibilisieren. Dies ist die zentrale Voraussetzung um einen Controllingprozess aufzubauen, der im Zuge eines wiederkehrenden Zyklus von Ausführung, Überprüfung und Anpassung einer Maßnahme und damit deren Steuerung erlaubt.

    Dieser Beitrag wurde im Open Journal of Knowledge Management, Ausgabe IV/2011 veröffentlicht.

    (erstmals veröffentlicht im gfwm-Newsletter, Ausgabe Juli/August 2011)

    Umsetzung versus Wirkung

    In der Praxis hat sich gezeigt, dass für ein aussagekräftiges Controlling und damit für eine aussagekräftige Erfolgsmessung eine klare Unterscheidung zwischen Umsetzung und Wirkung notwendig ist. Ein unmittelbarer Ursache-Wirkungs-Zusammenhang zwischen Umsetzung und Wirkung kann nicht immer zweifelsfrei dargestellt werden. Wurde eine Maßnahme nach genauer Analyse und unter Einbeziehung aller relevanten Einflussgrößen definiert, so liegt es zwar nahe, dass eine Verbesserung des Ausgangszustandes in Verbindung mit der Umsetzung der Maßnahme entsteht, dies aber nicht zwingend der Fall sein muss. Trotz konsequenter Umsetzung kann eine Maßnahme keine Wirkung zeigen, da entweder ihre positiven Effekte durch äußere Einflüsse aufgehoben werden oder die Maßnahme trotz gewissenhafter Vorbereitung ungeeignet ist, die gewünschte positive Wirkung zu erzielen. Aber auch umgekehrte Szenarien sind denkbar. So kann sich eine Wirkung ergeben, die nur teilweise oder gar nicht auf die Umsetzung der Maßnahme zurückzuführen ist. In solchen Fällen sind es vor allem die äußeren Einflüsse, welche die Wirkung positiv beeinflussen. Die Umsetzung einer Maßnahme ist also eine notwendige Voraussetzung, um überhaupt ihre Wirkung feststellen zu können, aber nicht zwangsläufig eine hinreichende Erklärung für eine positive Wirkung. Um die Wirkung einer Maßnahme nachhaltig zu bewerten, ist daher eine Unterscheidung zwischen Umsetzung und Wirkung erforderlich, da im Verlauf des Maßnahmen-Controllings regelmäßig die Frage zu beantworten ist, ob durch das Betreiben der Maßnahme oder durch externe Effekte die gewünschte Wirkung erreicht wird.

    Schwellenwerte – Erfolg messbar machen 

    Um den Erfolg einer Maßnahme belegen zu können, müssen demzufolge sowohl für die Umsetzung als auch für die Wirkung Messkriterien definiert werden, die den Erfolgsnachweis erbringen sollen. Im Rahmen des hier vorgestellten Konzepts zum Controlling von Wissensmanagement-Maßnahmen geschieht dies anhand von Schwellenwerten. Ein Schwellenwert bezeichnet dabei allgemein einen Grenzwert. Oberhalb beziehungsweise unterhalb – je nach Definition – eines solchen Wertes befindet sich ein definierter Bereich. Abbildung 1 veranschaulicht die Funktionsweise. Die gepunktete Linie beschreibt einen beispielhaften Funktionsverlauf. Dabei erreicht die Funktion am X-Achsenabschnitt ‚m’ den unteren Schwellenwert und bleibt oberhalb dessen, bis sie am X-Achsenabschnitt ‚n’ wieder unter den Schwellenwert fällt. Zwischen ‚m’ und ‚n’, also im schraffierten Bereich, befinden sich die Messwerte somit in dem definierten Bereich.

     Abb. 1 Schwellenwerte

    Abbildung 1: Schwellenwerte

    Für die praktische Anwendung bedeutet dies, dass sowohl für die Umsetzung als auch für die Wirkung mindestens eine oder mehrere Messgrößen und die jeweils dazugehörigen unteren Schwellenwerte definiert werden müssen. Bei der Umsetzung ist es in vielen Fällen zudem sinnvoll einen oberen Schwellenwert festzulegen, da mit der Umsetzung immer auch ein Aufwand verbunden ist. Dem Nutzen steht also immer ein Aufwand gegenüber, der durch die Ausübung bzw. Durchführung der Maßnahme entsteht. Mit der Definition eines oberen Umsetzungsschwellenwertes kann somit sichergestellt werden, dass das Verhältnis von Aufwand zu Nutzen in einem ökonomisch sinnvollen Verhältnis bleibt.

    Auch bei der Wirkung kann es notwendig sein einen oberen Schwellenwert zu definieren. Dieser trägt dem Umstand Rechnung, dass es wortwörtlich „zu viel des Guten“ geben kann. Ist dies der Fall, besteht die Gefahr, dass die Wirkung kippt. Die Festlegung dieses oberen Wirkungsschwellenwertes gestaltet sich jedoch weit schwieriger als bei der Umsetzung, da für seine Ermittlung praktische Erfahrungen vorliegen müssen. Hierfür ist eine gewisse Umsetzungsdauer erforderlich. Dies hat zur Konsequenz, dass sich der obere Wirkungsschwellenwert im Gegensatz zum oberen Umsetzungsschwellenwert nicht direkt bei der Maßnahmendefinition festlegen lässt.

    Wirkungsphase – Ermittlung der Wirkung über die Zeit

    Bei der Wirkungsphase handelt es sich um den Zeitraum, in welchem der untere Schwellenwert jener Messgrößen, welche die Wirkung beschreiben, überschritten wird. Abbildung 2 veranschaulicht das Prinzip: Mittels der vertikalen grünen Balken werden die Messwerte über der Zeit dargestellt. Überschreiten diese den unteren Wirkungsschwellenwert, so befindet sich die Maßnahme in der Wirkungsphase. Eine Wirkung kann nicht nur innerhalb der Betriebsphase erzielt werden, vielmehr kann sie bereits in der Einführungsphase beginnen und noch bis in die Nachbereitungsphase hineinreichen. Während der Maßnahmenumsetzung kann es vorkommen, dass der untere Schwellenwert nicht erreicht wird, die Maßnahme also nicht die gewünschte Wirkung zeigt. In diesem Fall sind die Ursachen hierfür zu identifizieren, um durch eine entsprechende Modifikation der Maßnahme, diese wieder auf ein Niveau oberhalb des Wirkungsschwellenwertes zu bringen. Die nachfolgenden Messungen geben darüber Aufschluss, ob die Veränderung an der Maßnahme erfolgreich war. Die Wirkungsdauer einer Maßnahme – also die Gesamtlänge ihrer Wirkung – ergibt sich dementsprechend aus der Summe aller Wirkungsphasen.

    Abb. 2 Wirkungsphase

    Abbildung 2: Wirkungsphase

     

    Im nächsten Beitrag dieser Reihe erhalten Sie u. a. nähere Informationen darüber wie in der Praxis sinnvolle Maßnahmen definiert, sowie die dazugehörigen Messgrößen und Schwellenwerte festgelegt werden und sich auf dieser Basis ein Controlling-Zyklus etablieren lässt.

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