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Wissensmanagementsysteme für den kleinen Kontext - Darf es ein bisschen weniger sein?

23. August 2013 von Nadja Weber, Edzard Weber, Andreas Gäbler

Die Frage ist, wie wenig ein WMS sein darf, um noch als solches bezeichnet werden zu können. Muss es immer ein spezialisiertes Komplettsystem sein, welches für jede Lebenssituation einsetzbar ist? Oder darf es auch ein System sein, welches sich auf einen bestimmten Geschäftsprozess spezialisiert hat, keine eigene Anwendungslogik und Benutzerverwaltung beinhaltet und nur auf die jeweils relevanten Fremdsysteme verweist? Dieser Beitrag stellt einen pragmatischen Ansatz vor, eine Art „Mini-WMS“ für kleine Anwendungskontexte aus Prozessmodellen abzuleiten. Als Beispiel dient dabei eine Lehrveranstaltung mit vielen Teilnehmern, denen eine prozessorientierte Aufbereitung aller notwendigen Informationen, Wissensträgern und Gesamtzusammenhänge bereitgestellt wird.

Dieser Beitrag wurde im Rahmen des Call for Papers für das Open Journal of Knowledge Management, Ausgabe VII/2013 eingereicht.

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Einleitung

Das Management der Ressource Wissen ist aufgrund deren stetig wachsender Bedeutung für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen unumgänglich (Hasler Roumois 2010). Willke beschreibt die Ressource Wissen treffend als „dominante Produktivkraft“, die „ein ebenso sorgfältiges und systematisches Management verlangt wie andere Ressourcen der Organisation auch.“ (2007, S. 22). Wissensmanagement umfasst dabei Konzepte und Maßnahmen, die auf den Umgang mit Wissen zielen (Gronau 2009). Einflussfaktoren und Treiber für ein ganzheitliches Wissensmanagement sind neben der Organisation (-skultur) und den Unternehmensmitgliedern auch die Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT) (Bullinger, Wörner, Prieto 1997). Softwarebasiertes Wissensmanagement bildet eine wichtige Grundlage, um explizierbares Wissen jederzeit und an jedem Ort zugänglich und nutzbar zu machen (Lehner 2012).

Wissensmanagementsysteme

Die Einsatzmöglichkeiten von IKT im Wissensmanagement sind sehr vielfältig und lassen sich hinsichtlich der Funktionen Wissensspeicherung, -weitergabe, -suche und -präsentation zusammenfassen (Alavi, Leidner 2001; An, Wang 2010). Zudem ermöglicht IKT den kontext- sowie prozessspezifischen Zugriff von Wissen (Gilbert, Morse, Lee 2007).

Folglich kann gesagt werden, dass Wissensmanagementsysteme (WMS) der Kodifizerung von explizitem Wissen und dem Referenzieren von stillschweigendem (tacit) Wissen dienen (Lehner, Fteimi 2013), gleichwohl es für Wissensmanagementsysteme wie für den Begriff Wissensmanagement keine eindeutige und allgemeingültige Definition gibt (Jennex 2006). So bringt Maier (2004) folgende Definition für ein Wissensmanagementsystem auf: „A knowledge management system (KMS) is an ICT system in the sense of an application system or an ICT platform that combines and integrates functions for the contextualized handling of both, explicit and tacit knowledge, throughout the organization or that part of the organization that is targeted by a KM initiative. [...]“ Weiterhin führt er an, dass „KMS supports networks of knowledge workers in the creation, construction, identification, capturing, acquisition, selection, valuation, organization, linking, structuring, formalization, visualization, distribution, retention, maintenance, refinement, evolution, accessing, search and [...] application of knowledge [...]“ und verdeutlicht damit den hohen Umfang an Einsatzmöglichkeiten und Funktionen eines WMS.

Ein ganzheitliches Wissensmanagementsystem zielt auf die Unterstützung des organisatorischen Lernens und der organisatorischen Effektivität (Maier 2004) und richtet sich damit analog zum ganzheitlichen Wissensmanagement auch an den Perspektiven Organisation und Mensch aus.

Überblick der Funktionen von Wissensmanagementsysteme in der Praxis:

In Anlehnung an die von Seifried und Eppler (2000) definierten 4 Grundfunktionen für Wissensmanagementsysteme gibt folgende Tabelle einen Überblick über Funktionen bisheriger Systeme in der Praxis wieder:

 

Tabelle 1: WMS (Grund-) Funktionen (in Anlehnung an Seifried, Eppler 2000; Gronau 2009)

WMS-Funktion		Aus der Praxis
Content Management	Speicherung von expliziertem Wissen (Dokumenten, Datenbankeinträgen, Bildern)	Multichanneling (Trennung Inhalt und Layout) Statusverwaltung Versionsverwaltung Speichern von Suchanfragen, Ergebnissen etc.
Visualisierung und Aggregation	Strukturierung von Wissen (Taxonomien, Topic Maps, Wissenslandkarten) Explizierung von nicht leicht explizierbarem Wissen (Grafiken, Bilder, Zeichnungen)	Liste der Suchtreffer Ausschnitt und Hervorhebung von Trefferstellen automatisch erstellte Zusammenfassungen Verweise auf ähnliche Dokumente und relevante Personen anpassbare Darstellung etc.
Informationsabruf (Information Retrieval)	Auffinden und Wiederfinden von benötigter Information	Integration von heterogenen Informationen und Informationssquellen Suche (Filter, Ähnlichkeitssuche) Ergebnisranking etc.
Zusammenarbeit (Collaboration)	Zusammenarbeit von Personen, Gruppen und Organisationen (über Groupware)	Foren Instant Messaging, Chat Screensharing Videokonferenz Whiteboards etc.

 

WMS für verteilte und Kleinst-/Kleinorganisationen

Die Implementierung eines WMS ist in der Regel mit einem aufwendigen Einführungsprozess verbunden, der durchaus eine hohe Ressourcenintensität beansprucht. Die Herausforderung ist daher, einen ressourcenschonenden Lösungsansatz zu wählen. Dies kann entweder über die Auswahl eines geeigneten Einführungsmodells geschehen oder über ein minimalistisches Betriebskonzept. Darüber hinaus besteht aber auch noch die Möglichkeit, eine technische Lösung als Grundlage zu wählen, die technisch minimalistisch und minimalinvasiv hinsichtlich erforderlicher Anpassungen von Aufbau- oder Ablauforganisation ist. Denn der Funktionsumfang einer neu einzuführenden WMS-Lösung konkurriert stets mit etablierten Anwendungen. Informationsablage, Arbeitsabläufe und Kommunikationsstrukturen sind in der Regel historisch gewachsen, haben ihre jeweils eigenen Erfolgsmechanismen entwickelt und genießen durch Gewohnheit eine hohe Akzeptanz bei den Anwendern. Daher sind diese heterogenen Anwendungslandschaften nicht ohne weiteres integrierbar oder ersetzbar. Dies gilt sowohl für große Unternehmen, die einen hohen absoluten Änderungsaufwand hätten, aber auch für kleine Unternehmen, für die es einen unverhältnismäßig hohen Aufwand darstellt, oder für verteilte Abläufe, bei denen unterschiedliche Organisationen für jeweils andere Anwendungen die Administration und Datenhoheit inne haben.

Exemplarisch seien einige Gründe genannt, die insbesondere für Kleinst- und Kleinorganisationen eine WMS-Einführung behindern, wenn nicht sogar verhindern:

• hohe Akzeptanz und Effizienz bestehender Anwendungen durch Gewohnheit und Anwendererfahrung
• viele und schnelle Änderungen in der Aufbau- und Ablauforganisation
• Zeit- und Kostendruck
• Anwendungslandschaft bestehend aus nicht integrierbaren Einzelanwendungen
• fehlendes Know-how für die Systemadministration
• Wachstumsphase von Organisation und IT-Landschaft (IT-Konzepte evtl. nicht skalierbar)
• Einsatz unterschiedlicher IT-Lösungen (bei organisationsübergreifenden Prozessen)
• hoher Anteil an Interaktion mit organisationsexternen Personen

„Im Prinzip“ ist alles kein Problem, wenn die Organisation von Beginn an eine langfristig ausgelegte WM-Strategie festgelegt und die Anwendungssysteme bzw. das WMS darauf hin ausgelegt hat. In der Praxis ist dies leider nicht der Regelfall. Insbesondere kleine oder junge Organisationen entdecken erst sehr spät die Notwendigkeit von Wissensmanagement oder Prozessorientierung. Zuvor gab es mitunter gar kein Bedarf oder fehlende zeitliche, personelle und finanzielle Möglichkeiten.

Die Herausforderung ist, wie jenen kleinen oder jungen Organisationen eine Einstiegslösung ins prozessorientierte Wissensmanagement gegeben werden kann. Der Gedanke für einen möglichen Ansatz ist es, minimalinvasiv in die bestehende, natürlich gewachsene, etablierte und bewährte Anwendungslandschaft einzugreifen. Dies kann beispielsweise darüber geschehen, dass die bereits vorhandenen Anwendungssysteme unberührt bleiben und nicht technisch integriert, sondern über eine darüber liegende Benutzeroberfläche prozessorientiert referenziert werden. Dies impliziert auch einige offensichtliche Nachteile, die aber mit der Praktikabilität und Aufwandsangemessenheit abgewogen werden müssen. Im Folgenden wird aufgezeigt, wie durch ein konventionelles Prozessmodellierungswerkzeug ein prozessorientiertes WMS aufgebaut werden kann.

WMS-Export aus Prozessmodellen

Das Prozesswerkzeug „K-Modeler“ kann zur Modellierung und Analyse wissensintensiver Geschäftsprozesse eingesetzt werden. Darüber hinaus kann er als Meta-Modellierer verwendet werden, um eigene Modellierungssprachen graphisch, syntaktisch und semantisch zu definieren. Weitere Analysen können frei definiert werden.

Der K-Modeler verfügt über eine grafische Benutzeroberfläche, welche eine einfache Kommunikation zwischen System und Anwender ermöglicht. Ein in der Benutzeroberfläche integrierter Process Explorer stellt die Struktur der Prozesse mit seinen Teilprozessen und Aggregationen dar.

Die Objekte können einfach aus der Palette in den Modellierungsbereich gezogen werden. Das Eigenschaftsfenster ermöglicht die Eingabe von Attributen für das jeweils ausgewählte Objekt.

Die Elemente in den Prozessmodellen können um beliebige Attribute mit verschiedenen Typen angereichert werden. Hierzu zählten auch Dokumentenlinks, URLs und E-Mail-Adressen. Die Modelle können als HTML-Seiten exportiert werden, wobei Seiten zu Gesamtmodellansichten wie auch zu einzelnen Modellelementen erzeugt werden. Prozessbeteiligte haben dadurch die Möglichkeit, mit einem Web-Browser durch die Prozesse zu navigieren und sich beliebige Elemente im Detail zu betrachten. Durch die hinterlegten Links können die Prozessbeteiligten je nach betrachteten Prozessschritt/-element direkt zu den jeweils relevanten Anwendungssystemen oder Dokumenten weitergeleitet werden. Das Prozessmodell erfüllt somit die Aufgabe, eine an den Geschäftsprozessen angelehnte Struktur für die Umwandlung von Wissen bereitzustellen.

Eine Benutzer- und Zugangsverwaltung beinhaltet dieses „Mini-WMS“ nicht. Die verlinkten Anwendungen und Dokumente stellen etablierte Systeme dar, die bereits eine eigene Benutzerverwaltung haben. Zudem wird es auch nicht jedem Modellbetrachter möglich sein, jeden Link aufzurufen, wenn beispielsweise das entsprechende Anwendungsprogramm für einen Dateityp nicht vorhanden ist oder die Quelle in einem fremden Intranet liegt. Das ist auch nicht gewollt. Es liegt aber Transparenz hinsichtlich der Prozessstruktur vor, sodass jeder Akteur seine aktuelle Lage oder Aufgabe in den Gesamtzusammenhang einordnen kann und alle notwendigen Informationen und Verweise aufgezeigt bekommt (vgl. Abb. 1 und 2).

Praxisproblem

Als Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik und Electronic Government der Universität Potsdam ist die Lehre eine Kernkompetenz. Die langjährige Erfahrung zeigt, dass die Studierenden häufig vor ähnlichen Herausforderungen im Semesterverlauf stehen. Insbesondere bei den Bachelor-Lehrveranstaltungen sind die Studierenden im Studienprozess teilweise noch sehr unerfahren. Die Modellierung der Lehrveranstaltung als sequentielle Abfolge der obligatorisch und optional zu durchlaufenden Schritte schafft hier eine wichtige Wissensquelle für die Studierenden. Es werden die verschiedenen Akteure aufgezeigt, die im Kontext dieser Lehrveranstaltung von Bedeutung sind. Dies ist nicht nur der Dozent, sondern je nach Problemlage oder Veranstaltungsphase können das auch das Prüfungsamt, Lehrmittelanbieter, Übungsleiter, Kommilitonen, Studienberater, technische Administratoren oder Fachschaften sein. Ebenso gibt es verschiedene Online-Dienste, die von Bedeutung sind, wie z. B. An-/Abmeldeseiten (Vorlesung, Übungsgruppen, Klausureinsichten, Nachklausuren), Lernplattformen, Lerngruppenorganisation, Noteneinsicht oder Lehrmaterialien. Kontakte und Quellen sind im Prozessmodell als E-Mail-Links, Kommentare, Dokumentenlinks oder Webseitenverweise sachlogisch zueinander angeordnet. Für die Betroffenen ist eine schnelle Orientierung und Nutzung der Angebote möglich. Üblicherweise liegen die veranstaltungsrelevanten Informationen verteilt und unvernetzt vor, sodass es bei den Veranstaltungsteilnehmern häufig zu verpassten Fristen, unbekannten oder falschen Ansprechpartnern oder ungenutzten Hilfsangeboten kommt.



Abb. 1: Prozessmodell zu einer Lehrveranstaltung

 



Abb. 2: Detailansicht zu einem Prozesselement mit Verweis auf Fremdressourcen

 

Abb. 1 und 2 zeigen das Prozessmodell zu einer Großlehrveranstaltung. Dieses Modell ist online verfügbar und bietet den Studierenden alle notwendigen Informationen, Kontakte zu Kompetenzträgern und Interaktionen, die in den verschiedenen Lebensphasen dieser Veranstaltung relevant sein könnten.

Fazit

Die Frage ist, wie wenig ein WMS sein darf, um noch ein WMS zu sein. Muss es immer ein spezialisiertes Komplettsystem sein, welches für jede Lebenssituation einsetzbar ist? Oder darf es auch ein System sein, welches sich auf einen bestimmten Geschäftsprozess spezialisiert hat, keine eigene Anwendungslogik und Benutzerverwaltung beinhaltet und nur auf die jeweils relevanten Fremdsysteme verweist? Die klassischen Funktionen eines WMS sind dennoch abgedeckt: Prozesswissen wird visualisiert, Informationen, Kompetenzträger und Ressourcen  zum Anwendungskontext werden durch die prozessorientierte Anordnung direkt bereitgestellt und leicht auffindbar gemacht und Kooperationsdienste werden bereitgestellt.

Dieser Ansatz stellt nicht im Geringsten eine universelle Lösung dar. Sie eignet sich aber, wenn verschiedenen Fremdsysteme in einem gemeinsamen Prozess mitwirken und eine zentrale Benutzerverwaltung ungewünscht oder unmöglich ist. Andere Anwendungskontexte wären somit auch Unternehmen, die auf diese Weise ihren (mitunter unbekannten) Kunden eine Navigationshilfe bieten. Ebenso kann es für Kleinstunternehmen hilfreich sein, die ihre eigene Ablauforganisation prozessorientiert gestalten und dokumentieren wollen und auf diese Weise ihre bereits vorhandene IT-Infrastruktur miteinander verlinken können.

Literatur

An, X.; Wang, W.: Knowledge management technologies and applications: A literature review. In: IEEE International Conference on Advanced Management Science (ICAMS) 1, 2010, S. 138-141

Bullinger, H.-J.; Wörner, K.; Prieto, J.: Wissensmanagement heute: Daten, Fakten, Trends. Fraunhofer IAO, Stuttgart, 1997.

Gilbert, P.; Morse, R.; Lee, M.: Enhancing IT support with knowledge management. White paper, 2007

Gronau, N.: Anwendungen und Systeme für das Wissensmanagement: Ein aktueller Überblick. 3. Auflage, GITO-Verlag, Berlin 2009

Gronau, N.: Wissen prozessorientiert managen. Methode und Werkzeuge für die Nutzung des Wettbewerbsfaktors Wissen in Unternehmen. Oldenbourg Verlag (München), 2009.

Hasler Roumois, U.: Studienbuch Wissensmanagement. Orell Füssli Verlag AG (Zürich), 2010.

Jennex, M. E.: Classifying Knowledge Management Systems Based on Context Content. In: Proceedings of the 39th Hawaii International Conference on System Science, 2006, S. 1-8.

Lehner, F.: Wissensmanagement – Grundlagen, Methoden und technische Unterstützung. Carl Hanser Verlag (München, Wien), 2012.

Lehner, F.; Fteimi, N.: Klassifikationsansätze für Wissensmanagementsysteme in Forschung und Praxis. In: Lehner, F.; Amende, N.; Fteimi, N. (Hrsg.): Konferenzbeiträge der 7. Konferenz Professionelles Wissensmanagement. 14.03.-15.03.2013, Universität Passau, 2013, S. 188-201

Maier, R.: Knowledge Management Systems. Information and Communication  Technologies for Knowledge Management. Springer, 2004

Seifried, P., Eppler, M.J.: Evaluation führender Knowledge Management Suites. Netacademy Press, St. Gallen 2000.

Willke H.: Einführung in das systemische Wissensmanagement. Carl-Auer Verlag (Heidelberg), 2007.



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