IT-Research-Studie über Knowledge-Management

    18. Oktober 2000 von Redaktion

    IT-Research befragte 250 mittelständische und Großunternehmen nach ihren Anforderungen an ein KM-System und leitete daraus Prüfkriterien ab

    Zielsetzung der Studie

    Knowledge Management Werkzeuge sollen dazu dienen, die Wissensbestände und -ressourcen eines Unternehmens nutzbar zu machen. Die Marktforschungsgesellschaft IT-Research befragte in einer Studie Anwender nach ihren Anforderungen an ein KM-System und analysierte daraufhin die Programme von 16 Anbietern.

    Vorgehensweise

    Zu Beginn stand die Befragung von 250 mittelständischen und Großunternehmen nach ihren Anforderungen an ein KM-System durch das Marktforschungsunternehmen IT-Research . Ziel war die Ableitung von Prüfkriterien. Untersucht wurden die Programme von 16 Anbietern deren Produkte das KM in den Unternehmen voranbringen und die entsprechende
    IT-Unterstützung bieten sollten.

    Ergebnisse

    Befragung allgemeiner Teil
    Eine Unternehmensweite KM-Stategie oder -Planung besteht in den seltensten Fällen. Vorhandene Systeme bieten meist Lösungen auf Gruppen- oder Bereichsebene. Dennoch gab fast ein Drittel der Befragten an, bereits ein KM-System installiert zu haben. 37% planen die Einführung eines solchen Systems.
    Während die meisten Systeme bei Banken und Finanzdienstleistern im Einsatz sind, besteht der größte Bedarf wohl in der Chemie- und Pharmabranche.

    94% der befragten Firmen, die KM-Systeme einsetzen, möchten nicht mehr darauf verzichten. Die Gründe für den Einsatz sind vielfältig, auch wenn die Ergebnisse nur schwer quantifizierbar sind. KM-Tools sollen Wissen unternehmensweit verfügbar machen, den internen know-how Transfer erleichtern, Wissen auch bei Mitarbeiterfluktuationen erhalten und ganz allgemein die Produktivität steigern.

    Je nach Grösse und den Bedürfnissen der Anwender definieren sich die Kosten für die Einführung von KM-Systemen. Am Investitionsfreudigsten sind dabei IT-Firmen und Beratungshäuser, während der Maschinenbau und die Chemiebranche offensichtlich keinen so hohen Bedarf sehen, trotzdem ist ein Anstieg der Investitionen in diesem Bereich quer durch alle Branchen zu erkennen.

    Die Bedarfskriterien, die IT-Research in ihrer Studie identifizierte, unterschieden sich jedoch wenig, gleichgültig welcher Branche ein Unternehmen angehört. An erster Stelle, mit fast 90% Nennungen, steht die Anbindung an das firmeneigene Intranet. Diese Funktion wurde als "sehr wichtig" eingestuft, da die Mitarbeiter den Umgang damit gewohnt sind, durch die zentrale Datenaufbewahrung und -bearbeitung Redundanzen vermieden werden und bereits bestehende IT-Abteilungen oder Teams die Wartung der KM-Tools übernehmen können.
    Ein weiteres, von mehr als 50% der Befragten genanntes Wunschkriterium ist eine einfach zu bedienende intelligente Suchmaschine, damit abgelegte Informationen für alle Mitarbeiter leicht zugänglich sind. Dabei soll der Abruf von Informationen vom Arbeitsplatz aus möglich sein. Dazu gehörte für 2/3 auch eine Volltextsuchmöglichkeit.
    Weiter wuden ein ausgereiftes Benutzerkonzept mit Sicherheitsroutinen, eine dynamische Benutzeroberfläche und die automatische Löschung von nicht abgefragten Informationen als wesentliche gewünschte Features angegeben.

    Analyse KM-Produkte
    Zitiert aus COMPUTERWOCHE, Nr. 10, 10. März 2000, Seite 15-16

    "Anhand dieser Anwenderkriterien analysierte IT-Research die KM-Produkte von insgesamt 16 Anbietern. Zwei Pluspunkte in der Bewertung gab es dann, wenn das Programm eine Funktion unterstützt, die von Anwendern als "wichtig" eingestuft wurde. Existierte diese Übereinstimmung bei für den Nutzer "mäßig" bedeutenden Features, erzielte die Lösung einen Zähler. Einen Punkt Abzug mussten die Hersteller in Kauf nehmen, wenn ihre Software ein wichtiges Anwenderkriterium nicht erfüllen konnte. Insgesamt waren in der Disziplin maximal 19 Zähler zu erreichen.

    Gleich drei Lösungen erhielten die volle Punktzahl. Dazu zählt das britische Unternehmen Autonomy Systems, das in Deutschland unter anderem von Debis vertreten wird, mit der "Knowledge Management Suite 1.9". Hinsichtlich der Anforderungen von der Nutzerseite bleiben keine Fragen offen. Autonomy dient vor allem dazu, Wissen im Unternehmen zu verteilen und aufzufinden. Die Analyse und Speicherung der Informationen müssen hingegen Fremdprodukte übernehmen.

    Ebenfalls volle 19 Punkte erreichten die Anbieter Dataware Technologies und Open Text. Die "Dataware II KM-Suite" hat alle von den Anwendern geforderten Features integriert. Genauso gut kam die Open-Text-Software "Livelink" durch den Parcours. Ihre Benutzer-Schnittstelle ist Browser-basiert, lokale Softwarekomponenten müssen nicht mehr installiert werden. Individuelle Portale lassen sich ebenso einrichten wie persönliche Homepages.

    Die Software "Metastar" des amerikanischen Anbieters Blue Angel Technologies deckt die Wünsche der Anwender mit 16 von 19 möglichen Punkten gut ab: Lediglich Newsgroups lassen sich nicht integrieren. Dafür glänzt die Lösung unter anderem mit der Einbindung von Multimedia-Objekten, für die es allerdings keine Bonuspunkte gab. Blue Angel hat keine Niederlassung in Deutschland, kann aber via Internet kontaktiert werden.

    Excalibur Technologies und das Programm "Retrievalware 6.7" kommen auch auf insgesamt 16 Punkte. Negativ fiel auf, dass sich nicht alle wesentlichen Wissensgebiete direkt vom Arbeitsplatz des Nutzers aufrufen lassen. Des Weiteren misst der Hersteller einem ausgefeilten Benutzerkonzept nur wenig Bedeutung bei und liegt damit weit entfernt von den Bedürfnissen der Anwender.

    Pironet erzielte mit "Pirobase 4" ebenfalls 16 Zähler und befindet sich damit auf einer Stufe mit dem "Knowledge Warehouse" von SAP, der Software "Schematext" von Schema und dem "Knowledge Miner" des Anbieters USU. Bei Pirobase fiel auf, dass keine Links zu Internet-Seiten eingebunden werden können. Das ist zwar mit dem SAP-Tool möglich, dafür bleiben dort Newsgroup-Nutzer außen vor. Den gleichen Vorwurf muss sich auch Schematext gefallen lassen. Bei USU hingegen vermissen Anwender die automatische Benachrichtigung bei Aktualisierungen.

    Auf jeweils 15 Zähler brachten es die Lösungen "VIP 3.0" von Gauss Interprise und der "Compass Server" von Grapevine, dessen Vertrieb in Deutschland über Partner der Sun-Netscape-Allianz geregelt wird. Beide Programme haben aus Anwendersicht die gleichen Schwächen: Keine Newsgroup-Anbindung sowie keine automatische Löschung nicht genutzter Informationen. Die "Knowledge Retrieval Suite" von Verity bietet nach den Erkenntnissen der Studie hingegen kein ausgefeiltes Benutzerkonzept. In der Note von 15 Punkten wurde ebenfalls kritisiert, dass die Software unbenutzte Daten nicht selbständig löschen kann.

    Mit den Lösungen "Dynasight" und "Insight" in den Versionen 2.4 stieg Arcplan in das Rennen ein und kam auf lediglich 13 Punkte. Bis auf die Anbindung an Newsgroups und Internet-Seiten konnten die Programme immerhin alle Anforderungen der Anwender erfüllen. Vorrangiger Einsatzbereich der Tools sind Management-Informations-Systeme für die Unternehmensplanung, KM-Bedürfnisse lassen sich jedoch ebenfalls damit abdecken. Als Informationsquellen dienen fast alle relationalen Datenbanken sowie Data Warehouses.

    Anwender wollen Newsgroups integrieren. Punktgleich kamen Dr. Materna mit den Programmen "Serviceware Knowledge-Bridge" und "Knowledge-Architect" sowie ZAP mit "Ucone" ins Ziel. Wie bei anderen Lösungen fehlt auch bei Dr. Materna die Integration von Newsgroups. Gravierender wirkte sich jedoch aus, dass die Programme keine automatische "Weckfunktion" haben, sobald Informationen im System aktualisiert werden. Ucone verzichtet auch auf die Newsgroup-Integration, außerdem fielen der nicht vorhandene Direktzugriff auf Web-Seiten negativ ins Gewicht.

    Mit nur zwölf Zählern finden sich IDS Scheer und das "Enterprise Knowledge Portal" in dieser Disziplin auf dem letzten Platz wieder. Knowledge-Management ist erst seit kurzem ein Geschäftsfeld des Unternehmen, was sich auch darin äußert, dass die Software nur in der Betaversion zur Verfügung stand. Die Kritikpunkte: Keine Newsgroups, keine selbständigen Löschroutinen sowie die fehlende automatische Erinnerung für den Fall, dass Wissensbestände aktualisiert werden.

    Die größten Unterschiede bei der Funktionsbewertung zwischen Anwendern und Herstellern finden sich im Internet-Bereich. Während die Nutzer auf das Web und die Newsgroups zugreifen wollen, schätzen viele Anbieter diese Features von neutral bis überflüssig ein. Sonst sind die Überschneidungen jedoch groß: Die meisten Lieferanten von KM-Lösungen wissen offenbar, was die Nutzer wollen.

    Die aus den Anwenderkriterien abgeleitete funktionale Bewertung stellt allerdings nur einen Teil des Gesamtergebnisses der Studie dar. Berücksichtigt wurden dazu auch die Consulting-Leistungen eines Unternehmens, die Zahl der installierten Lizenzen sowie der Umsatz und die Unternehmensgröße. Ferner mussten sich die Programme einem weiteren Vergleich unterziehen: Hier wurden Schnittstellen, unterstützte Betriebssysteme, die Liefer- und Installationszeiten und die Anzahl der Releases pro Jahr abgefragt. Unter diesen Aspekten hat SAP mit 49 von 54 möglichen Punkten, gefolgt von Opentext mit 48 und Dataware mit 46 Zählern die Nase vorn."

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