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Erste Schritte im Wissensmanagement - die Top 5 Fragen und Antworten

09. Februar 2013 von Daphne Gross, Redaktion

Wissensmanagement kann so vielseitig sein, wie die Menschen, die es benutzen. In welchem Umfang ist Wissensmanagement für mein Unternehmen oder meine Abteilung sinnvoll? Welche Möglichkeiten stehen im Wissensmanagement zur Auswahl? Wie motiviere ich meine Mitarbeiter zur Teilnahme an Wissensmanagement-Aktivitäten? Was sind die ersten Schritte in der Einführung eines Wissensmanagement-Projektes? Wie implementiere ich Wissensmanagement langfristig? Diese Fragen und Antworten entstanden im Rahmen des Ratgeber Wissensmanagement der IHK Berlin "Wissen - der Erfolgsmanager für Unternehmen".

In welchem Umfang ist Wissensmanagement für mein Unternehmen oder meine Abteilung sinnvoll?

Wissensmanagement lohnt immer, nur der Umfang der Maßnahme sollte der Situation und dem Ziel entsprechen. Da die Situation immer spezifisch ist, muss auch die Strategie individuell erstellt werden. Es empfiehlt sich jedoch durchaus klein anzufangen, d.h. man startet mit Pilotprojekten und arbeitet sich langsam zu größeren Dimensionen vor. Die Frage nach dem Lohnen oder dem Wert lässt sich manchmal beantworten mit: Was würde es bedeuten, wenn dieses Wissen oder diese Erfahrungen zu dem Produkt verloren gehen würden?  

Welche Möglichkeiten stehen im Wissensmanagement zur Auswahl?



Jede Organisation betreibt Wissensmanagement, hat z.B. ein gemeinsames Laufwerk, Intranet, schreibt E-Mails, trifft sich auf regelmäßigen Besprechungen oder informell in der Kaffeeküche. Zunächst ist es immer ratsam zu betrachten, was bereits vorhanden ist und genutzt wird. Welche Methoden und Tools sind etabliert, akzeptiert oder auch „verbrannt“? Bevor man Tools auswählt, sollte man sich über die Art des Wissens und seine Eigenschaften im Klaren sein. Ist es leicht dokumentierbares, explizites Wissen, das in Datenbanken und Dokumenten festgehalten werden kann? Oder ist es das Ziel, implizites Wissen und Erfahrungen eher mündlich auszutauschen und zu reflektieren, um daraus zu lernen? Denn gerade implizites Wissen lässt sich nicht in einem Aktenordner ablegen.  Der Werkzeugkasten eines Wissensmanagers ist umfangreich und je nach Wissensart und Zielsetzung eignen sich verschiedene Methoden, Software-Lösungen und Kommunikationskanäle.

Wie motiviere ich meine Mitarbeiter zur Teilnahme an Wissensmanagement-Aktivitäten?

Erfahrung wird häufig als eigenes Kapital und nicht als Unternehmensgut betrachtet. Diese Art von Wissen wird nur freiwillig weitergegeben. Wichtig ist es daher, einen Nutzen aus dem Aufwand für die Weitergabe oder das Dokumentieren aufzuzeigen. So bringt beispielsweise die Dokumentation von Lessons Learned am Ende eines Projektes nur etwas, wenn auch die Wiederverwendung zu einem späteren Zeitpunkt geplant bzw. prozessual integriert ist. Wenn deutlich ist, wie Best Practices in späteren Projekten genutzt werden können, steigt die Bereitschaft, Zeit zu investieren. Deswegen motivieren Erfolgsgeschichten und Fakten über deren Wirkung. Zweitgrößte Hürde bei der Weitergabe von Wissen ist zumeist der Faktor Zeit: Um Erfahrungen niederzuschreiben, Projekte zu reflektieren, sich in Netzwerken zusammenzuschließen, muss ein zeitlicher Rahmen ermöglicht werden. Dies zeugt auch von Wertschätzung der Unternehmensführung gegenüber ihren Mitarbeitern. Wer Anerkennung und Lob für seine Arbeit und sein Wissen erhält, versteckt dieses nicht, sondern teilt es. Motivierend wirkt insbesondere, wenn es Vorbilder gibt, die „mit gutem Beispiel vorangehen“ und den neuen Umgang mit Wissen und Erfahrung praktizieren. Nicht nur Vorgesetzte sondern auch Kollegen sind Multiplikatoren, um Wissensmanagement zu leben und den realen Nutzen aufzuzeigen.

Was sind die ersten Schritte in der Einführung eines Wissensmanagement-Projektes?

Auch wenn Sie sich für die Einführung einer Software entscheiden: IT ist immer ein Werkzeug, keine Methode. Damit die IT funktioniert, werden Sie die Benutzer dafür gewinnen müssen. Identifizieren Sie zunächst die wichtigsten Treiber und Multiplikatoren für das Projekt (Key-User, Führungskräfte, ggf. Betriebsrat). Die Zeit, die Sie hier investieren, um einen gemeinsamen Konsens zu finden, werden Sie später wieder reinholen, falls es zu Problemen und Uneinigkeiten kommt. Definieren Sie Ihre Ausgangslage, die Herausforderung und Ihre Ziele. Bleiben Sie pragmatisch, aber lassen Sie Raum für Visionen und zukünftige Entwicklungen. Kommunizieren Sie Ihre Vorgehensweise und feiern Sie erreichte Meilensteine. Ein Kick-Off ist beispielsweise eine gute Gelegenheit, um mit neuem Schwung die Planung in die Wirklichkeit zu überführen.

Wie implementiere ich Wissensmanagement langfristig?

Den Erfolg von Wissensmanagement messen Sie an Ihren anfangs gesetzten Zielen. Je nach ausgewählter Maßnahme lässt sich der gewünschte Erfolg kurz-, mittel- oder auch erst langfristig nachweisen. Der veränderte Umgang mit Wissen ist je nach Unternehmen ein mittel- bis langfristig anzulegendes Projekt, weil die Unternehmenskultur Einfluss auf die Geschwindigkeit hat, mit der Änderungen in der Arbeitsweise umgesetzt werden können.

• Richten Sie Ihre Wissensmanagement-Ziele entlang der Unternehmensstrategie aus
• Verankern Sie Wissensmanagement in den Arbeitsprozessen
• Verknüpfen Sie Ihre Standards mit dem Qualitätsmanagement
• Kommunizieren Sie über den Nutzen und berichten Sie über Erfolge

Wissensmanagement ist neben vielen Methoden und Tools, insbesondere auch gesunder Menschenverstand. Mit etwas Unterstützung lassen sich viele kleine Stolpersteine umschiffen und doppelt erfundene Räder am einfachsten vermeiden. Eine externe Begleitung kann den notwendigen anderen Blickwinkel geben und unterschiedliche Wege zur Zielerreichung aufzeigen, wenn Sie Wissen als beeinflussbare Ressource in Ihrer Organisation entdeckt haben.

Dieser Beitrag entstand im Rahmen des Ratgeber Wissensmanagement der IHK Berlin "Wissen - der Erfolgsmanager für Unternehmen".



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