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- die Ablage und Suche beschleunigt,
- Wissen transparenter, nachvollziehbarer und kontrollierbarer gemacht
- und somit auch die Wettbewerbsfähigkeit gesteigert werden.
Informationen schnell suchen und finden
Tägliche Arbeitsabläufe mit Dokumentenmanagement-Systemen steuern
17. September 2013 von Natalie SchweizerWissen zu organisieren und den Umgang mit Informationen zu managen zählt zu den strategischen Aufgaben von Unternehmen jeglicher Größe und Branche, die angesichts der zunehmenden mobilen Arbeit an Bedeutung gewinnt. Unter anderem gilt es, die fortwährende Informationsflut effizient zu bewältigen, Dokumente durchsuch- und auffindbar zu machen und zum gewünschten Zeitpunkt am richtigen Ort zur Verfügung zu stellen. Dafür geeignete Funktionen, bieten zum Beispiel Dokumentenmanagement-Systeme.
Wissen zu organisieren und den Umgang mit Informationen zu managen zählt zu den strategischen und wettbewerbsrelevanten Aufgaben von Unternehmen jeglicher Größe und Branche, die angesichts der zunehmenden standortunabhängigen und mobilen Arbeit an Bedeutung gewinnt. Denn Daten und Dokumente werden in Unternehmen nach und nach digitalisiert und elektronisch zur Verfügung gestellt. Dabei stehen viele Firmen und Organisationen jedoch häufig vor hohen Hürden. Unter anderem gilt es, die fortwährende Informationsflut effizient zu bewältigen, Dokumente – und damit geschäftsrelevantes Wissen – durchsuch- und auffindbar zu machen und zum gewünschten Zeitpunkt am richtigen Ort zur Verfügung zu stellen. Darüber hinaus ist es wichtig, den Mitarbeitern dabei Instrumente an die Hand zu geben, die den täglichen Umgang mit geschäftsrelevanten Informationen erleichtern.
Hilfreiche Unterstützung bei Routinevorgängen im Geschäftsalltag
Eine Lösung, die diesen Anforderungen gerecht werden kann, ist die Einführung und Nutzung eines Dokumentenmanagement-/Enterprise Content Management-Systems (DMS/ECM). Denn Funktionen zur effizienten und strukturierten Verwaltung von Dokumenten sowie zur schnellen und zentralen Bereitstellung von Wissen – wie im Open Source DMS agorum® core – unterstützen Mitarbeiter unter anderem beim Ablegen und revisionssicheren Archivieren, Suchen und Finden von Dokumenten im Geschäftsalltag.
Damit optimieren Unternehmen zudem regelmäßig wiederkehrende, vielleicht etwas unbedeutend wirkende, Prozesse: Der Aufwand des Suchens und Finden von Dokumenten kann minimiert werden, wodurch geringere Suchzeiten nach Informationen entstehen. Darüber hinaus müssen, zum Beispiel beim Ausscheiden von Mitarbeitern, Informationen nicht neu zusammengetragen werden, da alle Dokumente im System transparent und jederzeit wieder auffindbar sind. Außerdem arbeiten die DMS-Anwender immer mit den aktuellsten Dokumentenversionen, denn alle erhalten einen Zugriff auf das zentrale System. Und das stets unabhängig von Abteilung, Zeit und Standort.
Tool assistiert bei der Ablage von elektronischen Informationen
Um den Mitarbeitern bei der Ablage von elektronischen Dokumenten im Alltag unter die Arme zu greifen, sind beispielsweise umfassende DMS-Anwendungen zum strukturierten und normierten Ablegen geeignet. Ein Beispiel hierfür ist ein Ablage- und Suchassistent, mittels dem Anwender Ablageorte automatisch ermitteln lassen können. Dadurch gelingt es Unternehmen, die manuelle Ablage von elektronischen Dokumenten zu erleichtern und die Suche nach passenden Ablageorten zu
beschleunigen, Darüber hinaus vereinheitlichen und strukturieren Firmen und Organisationen die Ablage: Der Assistent ermöglicht – nach individuell definierbarer Norm – komplette Verzeichnisse, neu zu erstellen.
Zeitfresser adieu – manuellen Suchaufwand effizient minimieren
Überdies können Firmen und Organisationen mit dem Suchassistenten alltägliche Recherchevorgänge wirtschaftlicher ausrichten und aufgrund dessen geschäftsrelevante Informationen schnell bereitstellen. Das funktioniert zum einem über gespeicherte Suchanfragen, womit regelmäßig benötigte Dokumente direkt und einfach gefunden werden können. Zum anderen ermöglicht das Instrument die manuelle Recherche in bestimmten DMS-Bereichen. Anwender können damit beispielsweise gezielt Kundenordner oder Archivakten durchsuchen, nach bestimmten Metadaten und Wörtern in den Dokumenten recherchieren oder durch mehrere Kriterien zugleich die Suche einschränken. Hiermit gelingt es Unternehmen, mit wenig Aufwand Dokumente aufzufinden, die
zeitfressende und lästige Suche in Papierakten zu ersetzen und Zeit für weitere wichtige Tätigkeiten zu schaffen.
Grundlegende Funktionen, um Dokumente zentral abzulegen und schneller aufzufinden
Darüber hinaus bieten bereits Basisfunktionen von Dokumentenmanagement-Systemen effiziente Tools, um alltägliche Geschäftsprozesse zu verbessern. Durch die zentrale Ablage in einem System,
kann ein zeit- und ortsunabhängiger Zugriff auf geschäftsrelevantes Wissen gewährleistet werden. Beim genannten DMS-Beispiel ist das über eine Browseroberfläche, dem desk4web, möglich. Darüber hinaus unterstützen integrierte Suchfunktionen, nach Dokumenten in bestimmten Bereichen des
Dokumentmanagements-Systems zu recherchieren. So können beispielsweise E-Mails, im DMS erstellte Wikis und elektronische Akten leicht durchsucht und Informationen zügig aufgefunden werden.
Wissen konservieren und Dokumente jederzeit verfügbar machen
Mit wenig Aufwand optimieren Mitarbeiter so alltäglich anfallende Prozesse und Abläufe. Fragt der Chef beispielsweise nach einem wichtigen Dokument, ist der Kollege im Urlaub oder scheidet ein
Mitarbeiter aus – Wissen kann jederzeit konserviert und Dokumente immer verfügbar gemacht werden. Und das, ohne lange im physischen Aktenregal zu suchen, ohne den E-Mail-Eingang des Kollegen manuell zu durchstöbern oder ohne Wissen gar komplett zu verlieren. Denn mit leicht verständlichen Funktionen wird Mitarbeitern die manuelle Arbeit abgenommen und mehr Zeit für andere wesentliche Aufgaben eingeräumt. Außerdem fördern Unternehmen damit die Wissens- und Informationstransparenz und optimieren Routineprozesse des Geschäftsalltags.
Über aktuelle Dokumentenversionen informiert sein
Transparenz schaffen darüber hinaus auch weitere DMS-Grundfunktionen. Zum Beispiel die agorum®core Mitteilungsliste, in der Anwendern unter anderem angezeigt wird, an welchen Dokumenten gerade gearbeitet wird. Damit kann beispielsweise vermieden werden, dass an verschiedenen Orten
abgespeicherte Dokumentenversionen bearbeitet werden und anschließend die Inhalte zusammengeführt werden müssen. Auch dadurch können Unternehmen gängige Abläufe im Alltag effizienter ausrichten, vor allem wenn mehrere Personen aus verschiedenen Abteilungen und Standorten zusammenarbeiten und häufig Dokumente zur Bearbeitung austauschen.
Routinevorgänge bieten Potential für mehr Zeit und Wettbewerbsfähigkeit
Alltägliche Routinevorgänge und Geschäftsprozesse bergen letztendlich reichlich Optimierungspotential. Allein das manuelle, zeitintensive Ablegen und Wiederauffinden von Dokumenten kann Mitarbeitern enorm viel Aufwand kosten. Deshalb bedarf es neben komplexen Prozessen auch für die ‚banalen‘ Vorgänge im Unternehmen effizienter Instrumente, die Zeitfreiräume schaffen. Genau hierfür bieten sowohl Grundfunktionen als auch erweiterte Anwendungen von
Dokumentenmanagement-Systemen adäquate Lösungen. Denn selbst wenn Mitarbeiter ausscheiden, im Urlaub oder in einer Besprechung sind, in anderen Abteilungen, an anderen Standorten oder gar in anderen Zeitzonen arbeiten – durch die zentrale Verwaltung von Dokumenten in einem DMS, kann:
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