Informationen schnell suchen und finden

    Tägliche Arbeitsabläufe mit Dokumentenmanagement-Systemen steuern

    17. September 2013 von Natalie Schweizer

    Wissen zu organisieren und den Umgang mit Informationen zu managen zählt zu den strategischen Aufgaben von Unternehmen jeglicher Größe und Branche, die angesichts der zunehmenden mobilen Arbeit an Bedeutung gewinnt. Unter anderem gilt es, die fortwährende Informationsflut effizient zu bewältigen, Dokumente durchsuch- und auffindbar zu machen und zum gewünschten Zeitpunkt am richtigen Ort zur Verfügung zu stellen. Dafür geeignete Funktionen, bieten zum Beispiel Dokumentenmanagement-Systeme.

    Wissen zu organisieren und den Umgang mit Informationen  zu managen zählt zu den strategischen und wettbewerbsrelevanten Aufgaben von Unternehmen jeglicher Größe und Branche, die angesichts der zunehmenden standortunabhängigen und mobilen Arbeit an Bedeutung gewinnt. Denn Daten und Dokumente  werden  in  Unternehmen  nach  und  nach  digitalisiert  und  elektronisch  zur  Verfügung gestellt.  Dabei  stehen  viele  Firmen  und  Organisationen  jedoch  häufig  vor  hohen  Hürden.  Unter anderem  gilt  es,  die  fortwährende  Informationsflut  effizient  zu  bewältigen,  Dokumente  –  und  damit geschäftsrelevantes Wissen – durchsuch- und auffindbar zu machen und zum gewünschten Zeitpunkt am  richtigen  Ort  zur  Verfügung  zu  stellen.  Darüber  hinaus  ist  es  wichtig,  den  Mitarbeitern  dabei Instrumente an die Hand zu geben, die den täglichen Umgang mit geschäftsrelevanten Informationen erleichtern.

    Hilfreiche Unterstützung bei Routinevorgängen im Geschäftsalltag

    Eine Lösung, die diesen Anforderungen gerecht  werden kann, ist die Einführung und Nutzung eines Dokumentenmanagement-/Enterprise  Content  Management-Systems  (DMS/ECM).  Denn  Funktionen zur  effizienten  und  strukturierten  Verwaltung  von  Dokumenten  sowie  zur  schnellen  und  zentralen Bereitstellung von Wissen – wie im Open Source DMS agorum® core – unterstützen Mitarbeiter unter anderem beim Ablegen und revisionssicheren Archivieren, Suchen und Finden von Dokumenten im Geschäftsalltag.  
    Damit  optimieren  Unternehmen  zudem  regelmäßig  wiederkehrende,  vielleicht  etwas  unbedeutend wirkende, Prozesse: Der Aufwand des Suchens und Finden von Dokumenten kann minimiert werden, wodurch geringere Suchzeiten nach Informationen entstehen. Darüber hinaus müssen, zum Beispiel beim  Ausscheiden  von  Mitarbeitern,  Informationen  nicht  neu  zusammengetragen  werden,  da  alle Dokumente im System transparent und jederzeit wieder auffindbar sind. Außerdem arbeiten die DMS-Anwender immer mit den aktuellsten Dokumentenversionen, denn alle erhalten einen Zugriff auf das zentrale System. Und das stets unabhängig von Abteilung, Zeit und Standort.

    Tool assistiert bei der Ablage von elektronischen Informationen 

    Um  den  Mitarbeitern  bei  der  Ablage  von  elektronischen  Dokumenten  im  Alltag  unter  die  Arme  zu greifen,  sind  beispielsweise  umfassende  DMS-Anwendungen  zum  strukturierten  und  normierten Ablegen  geeignet.  Ein  Beispiel  hierfür  ist  ein  Ablage-  und  Suchassistent,  mittels  dem  Anwender Ablageorte  automatisch  ermitteln  lassen  können.  Dadurch  gelingt  es  Unternehmen,  die  manuelle Ablage von elektronischen Dokumenten zu erleichtern und die Suche nach passenden Ablageorten zu
    beschleunigen,  Darüber  hinaus  vereinheitlichen  und  strukturieren  Firmen  und  Organisationen  die Ablage: Der Assistent ermöglicht – nach individuell definierbarer Norm – komplette Verzeichnisse, neu zu erstellen. 

    Zeitfresser adieu –  manuellen Suchaufwand effizient minimieren

    Überdies     können     Firmen     und     Organisationen     mit     dem     Suchassistenten     alltägliche Recherchevorgänge    wirtschaftlicher ausrichten    und    aufgrund    dessen     geschäftsrelevante Informationen  schnell  bereitstellen.  Das  funktioniert  zum  einem  über  gespeicherte  Suchanfragen, womit regelmäßig benötigte Dokumente direkt und einfach gefunden werden können. Zum anderen ermöglicht das Instrument die manuelle Recherche in bestimmten DMS-Bereichen. Anwender können damit   beispielsweise   gezielt   Kundenordner   oder   Archivakten  durchsuchen,   nach   bestimmten Metadaten und Wörtern in den Dokumenten recherchieren oder durch mehrere Kriterien zugleich die Suche einschränken. Hiermit gelingt es Unternehmen, mit wenig Aufwand Dokumente aufzufinden, die
    zeitfressende und lästige Suche in Papierakten zu ersetzen und Zeit für weitere wichtige Tätigkeiten zu schaffen. 

    Grundlegende Funktionen, um Dokumente zentral abzulegen und schneller aufzufinden 

    Darüber  hinaus  bieten  bereits  Basisfunktionen  von Dokumentenmanagement-Systemen  effiziente Tools, um alltägliche Geschäftsprozesse zu verbessern. Durch die zentrale Ablage in einem System,
    kann  ein  zeit-  und  ortsunabhängiger  Zugriff  auf  geschäftsrelevantes  Wissen  gewährleistet  werden. Beim genannten DMS-Beispiel ist das über eine Browseroberfläche, dem desk4web, möglich. Darüber hinaus  unterstützen  integrierte  Suchfunktionen,  nach  Dokumenten  in  bestimmten  Bereichen  des
    Dokumentmanagements-Systems  zu  recherchieren.  So  können  beispielsweise  E-Mails,  im  DMS erstellte  Wikis  und  elektronische  Akten  leicht  durchsucht  und  Informationen  zügig  aufgefunden werden. 

    Wissen konservieren und Dokumente jederzeit verfügbar machen

    Mit  wenig  Aufwand  optimieren  Mitarbeiter  so  alltäglich  anfallende  Prozesse  und  Abläufe.  Fragt  der Chef  beispielsweise  nach  einem  wichtigen  Dokument,  ist  der  Kollege  im  Urlaub  oder  scheidet  ein
    Mitarbeiter  aus  –  Wissen  kann  jederzeit  konserviert  und  Dokumente  immer  verfügbar  gemacht werden.  Und  das,  ohne  lange  im  physischen  Aktenregal  zu  suchen,  ohne  den  E-Mail-Eingang  des Kollegen  manuell  zu  durchstöbern  oder  ohne  Wissen  gar  komplett  zu  verlieren.  Denn  mit  leicht verständlichen  Funktionen  wird  Mitarbeitern  die  manuelle  Arbeit  abgenommen  und  mehr  Zeit  für andere wesentliche Aufgaben  eingeräumt.  Außerdem fördern Unternehmen damit die Wissens- und Informationstransparenz und optimieren Routineprozesse des Geschäftsalltags.

    Über aktuelle Dokumentenversionen informiert sein

    Transparenz schaffen darüber hinaus auch weitere DMS-Grundfunktionen. Zum Beispiel die agorum®core  Mitteilungsliste,  in  der  Anwendern  unter  anderem  angezeigt  wird,  an  welchen  Dokumenten gerade gearbeitet wird. Damit kann beispielsweise vermieden werden, dass an verschiedenen Orten
    abgespeicherte    Dokumentenversionen    bearbeitet    werden    und    anschließend    die    Inhalte zusammengeführt  werden  müssen.  Auch  dadurch  können  Unternehmen  gängige  Abläufe  im  Alltag effizienter  ausrichten,  vor  allem  wenn  mehrere  Personen  aus  verschiedenen  Abteilungen  und Standorten zusammenarbeiten und häufig Dokumente zur Bearbeitung austauschen.

    Routinevorgänge bieten Potential für mehr Zeit und Wettbewerbsfähigkeit

    Alltägliche      Routinevorgänge      und      Geschäftsprozesse      bergen       letztendlich      reichlich Optimierungspotential.   Allein   das   manuelle,   zeitintensive   Ablegen   und   Wiederauffinden   von Dokumenten  kann  Mitarbeitern  enorm  viel  Aufwand  kosten.  Deshalb  bedarf  es  neben  komplexen Prozessen auch für die ‚banalen‘ Vorgänge im Unternehmen effizienter Instrumente, die Zeitfreiräume schaffen.  Genau  hierfür  bieten  sowohl  Grundfunktionen  als  auch  erweiterte  Anwendungen  von
    Dokumentenmanagement-Systemen adäquate Lösungen. Denn selbst wenn Mitarbeiter ausscheiden, im Urlaub oder in einer Besprechung sind, in anderen Abteilungen, an anderen Standorten oder gar in anderen Zeitzonen arbeiten – durch die zentrale Verwaltung von Dokumenten in einem DMS, kann:

    • die Ablage und Suche beschleunigt,  
    • Wissen transparenter, nachvollziehbarer und kontrollierbarer gemacht  
    • und somit auch die Wettbewerbsfähigkeit gesteigert werden.

     

     

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