Forschungsbedarf im Wissensmanagement für KMU – Ein Ausblick

    07. Mai 2010 von Dr. Ina Kohl, Markus Dreier, Ronald Orth, Stefan Voigt

    Dieser Artikel befasst sich mit den Herausforderungen, welche in absehbarer Zukunft auf das Wissensmanagement in Forschung und Wirtschaft zukommen werden. Die hier genannten Herausforderungen zu überwinden, stellt eine essenzielle Bedingung für den langfristigen Einzug von Wissensmanagement in die Strukturen von Organisationen dar.

    Dieser Beitrag wurde im Rahmen des Call for Papers für das Open Journal of Knowledge Management, Ausgabe I/2010 eingereicht.

     

    1. Motivation

    Das Wissen der Menschheit verdoppelt sich alle fünf Jahre, während die Hälfte davon in ca. drei Jahren wieder veraltet, so schätzen Experten. Jede Minute entsteht eine neue chemische Formel, alle drei Minuten wird ein ein neuer physikalischer Zusammenhang entdeckt, alle fünf Minuten eine neue medizinische Erkenntnis (vgl. Glaser 2002, S. 123). Wissen wird vielfach als vierter volkswirtschaftlicher Produktionsfaktor beschrieben. Nur auf der Grundlage von Wissen können Innovationen entstehen. Die Innovationsfähigkeit eines Unternehmens entscheidet letztendlich über seine Wettbewerbsfähigkeit. Damit wird deutlich, wie bedeutsam der systematische Umgang mit dieser Ressource für Unternehmen ist. Ein systematischer Umgang mit Wissen wird als Wissensmanagement bezeichnet.

    Drei Viertel der von der TU Chemnitz in 2006 befragten mittelständischen Unternehmen setzen gezielt Maßnahmen zur Verbesserung des Umgangs mit Wissen ein und wollen auch zukünftig in Wissensmanagement investieren (vgl. Pawlowsky et al. 2006). Das deutsche Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) hat in seiner Initiative „Fit für den Wissenswettbewerb“ mit einem Fördervolumen von 17,5 Mio. Euro von 2004-2012 mehr als 34 Projektvorhaben gefördert, um Wissensmanagement stärker in die mittelständische Anwendung zu bringen (vgl. Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie 2009). Viele neue Anwendungen von Wissensmanagement wurden daraufhin in mittelständischen Unternehmen initiiert, dennoch besteht gerade im Mittelstand weiterer Forschungsbedarf im Wissensmanagement-Umfeld. Dieser Forschungs- und Handlungsbedarf soll im Folgenden aufgezeigt werden.

    Die nachfolgenden Punkte resultieren aus der Erfahrung zahlreicher Wissensmanagement-Projekte mit mittelständischen Unternehmen. So haben das Fraunhofer IFF und das Fraunhofer IPK bspw. in jüngster Vergangenheit im Rahmen des Projektes ProWis [1] fünfzehn Mittelständler bei der Einführung von Wissensmanagement begleitet.

    2 Umfassendes Wissensmanagement

    Zahlreiche betriebliche Anwendungen unterstützen das kontrollierte und strukturierte Erzeugen, Speichern, Verbreiten oder Anwenden von Wissen. Das Etablieren von Wissensmanagement geht jedoch über das Einführen von IT-Tools weit hinaus. Wissensmanagement stellt aufgrund der damit verbundenen organisationalen Änderungen stets eine Herausforderung für Unternehmen dar. Dies gilt, aufgrund der oft geringeren Fähigkeit, mögliche Risiken finanziell abzufedern, gerade für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU). Aus diesem Grund beginnen mittelständische Unternehmen Wissensmanagement oft in kleinen Schritten.

    Aus Sicht von motivationalen Gründen sollten auch zuerst die „quick wins“ realisiert werden, um Mitarbeitern im Unternehmen den Nutzen von Wissensmanagement vor Augen zu führen. Allerdings müssen irgendwann auch die dringenden, großen Wissensmanagement-Themen angegangen werden (vgl. Mertins; Seidel 2009). Hier geht vielen Mittelständlern sprichwörtlich die Puste aus. Anfänglicher Elan geht im Tagesgeschäft schnell verloren und das große Ziel tritt in den Hintergrund. Mittelständische Unternehmen benötigen also Vorgehensweisen und Hilfsmittel, die sie bei der langfristigen Umsetzung von Wissensmanagement unterstützen, die Wissensmanagement-Ziele transparent halten, den Umsetzungsstand monitoren und Maßnahmenpakete vernetzen.

    3. Verknüpfung von strategischem und operativem Wissensmanagement

    In der Praxis lassen sich zwei grundsätzliche Herangehensweisen an die Einführung von Wissensmanagement beobachten. Zum einen finden sich Unternehmen, die sich dem Thema strategisch nähern. Zum anderen gibt es Unternehmen, die sich direkt mit den operativen Geschäftsprozessen auseinandersetzen wollen. Stellvertretend für das operative Wissensmanagement lässt sich beispielsweise das ProWis [2]-Vorgehen nennen, bei welchem externe Treiber den Unternehmen helfen, trotz des operativen Drucks des Tagesgeschäftes den internen Veränderungsprozess fortzuführen. Die „ProWis-Lösungsbox“ bietet zudem nützliche Werkzeuge und Techniken für die Planung, Realisierung und Kontrolle von Wissensmanagement auf (nicht nur) operativer Ebene. Das derzeit bekannteste Verfahren zum strategischen Wissensmanagement ist die Wissensbilanz (vgl. Mertins; Alwert; Heisig 2006). Hierbei handelt es sich um ein strategisches Managementinstrument, das Führungskräfte dabei unterstützt, eine systematische Wissensstrategie zu entwickeln und umzusetzen. Das Intellektuelle Kapital des Unternehmens wird dabei in Beziehung zu deren Geschäftserfolgen und Prozessen gestellt. Durch die Analyse der Zusammenhänge zwischen den verschiedenen Einflussfaktoren werden dann Maßnahmen abgeleitet, welche die größtmögliche Wirkung auf den Geschäftserfolg entfalten. Erforderlich erscheint eine Kopplung zwischen strategischem und operativem Wissensmanagement, indem mit dem strategischen Vorgehen die unternehmensweiten Ziele und prioritären Bereiche vorgegeben werden, die dann mit operativen Ansätzen bearbeitet werden. Der Regelkreis würde sich im erneuten Durchlaufen des strategischen Ansatzes schließen, um die Zielerreichung zu bewerten und steuernd zu korrigieren. Wissensmanagement hätte somit zukünftig eine Chance, Entscheidungs- und Führungsprozesse in Unternehmen zu unterstützen und ermöglicht durch die Verbindung zu den Unternehmenszielen die Erfolgsmessung der geplanten Aktivitäten. Zukünftig gilt es also, die Integration beider Ansätze voran zu treiben und Schnittstellen zwischen den Konzepten stärker auszubauen.

    4. Erfolgsmessung von Wissensmanagement

    Wie bei allen Management-Themen stellt sich insbesondere für die Geschäftsführung die Frage nach dem quantifizierbaren Nutzen von Wissensmanagement. Die Frage nach instruktiven Metriken, welche den konkreten Erfolg oder Misserfolg einzelner Aktivitäten ausdrücken, ist jedoch alles andere als trivial. Wie viele Euro hat die Einführung des Wissensmanagements am Ende des Jahres eingebracht? Wie ändert sich der ROI, wenn hoher oder nur geringer Aufwand für die Pflege des Wissensmanagements geleistet wird?

    Vielfach werden für die Beantwortung derartiger Fragen Hilfskonstrukte genutzt, die jedoch selten befriedigende Aussagen zum Ergebnis haben. Zudem fehlt eine verlässliche Vergleichsbasis über den quantifizierbaren Erfolg von Wissensmanagement-Aktivitäten. Die besondere Herausforderung liegt – wie bei anderen Management-Methoden auch – in dem Nachweis von Ursache-Wirkungsbeziehungen, die jedoch aufgrund der komplexen Systemvielfalt in Organisationen schwierig zu bestimmen sind.

    Mit der Wissensbilanz werden sehr wohl Indikatoren zur Bewertung des intellektuellen Kapitals bereit gestellt. In einer wiederkehrenden Anwendung und Erstellung der Wissensbilanz ergibt sich ebenfalls die Möglichkeit, Effekte im Umgang mit intellektuellem Kapital sichtbar zu machen. Was leider heute immer noch nicht möglich ist, ist die Rückführung einzeln messbarer Effekte auf bestimmte Wissensmanagement-Maßnahmen. Heute weiß noch niemand, ob eine derart detaillierte Aufschlüsselung überhaupt möglich ist, daher bedarf es weiterer Forschungsarbeiten, um zunächst zumindest Hilfsmittel zur Erfolgsbewertung von Wissensmanagement-Aktivitäten bereit stellen zu können.

    5. Projektbegleitende Kommunikation und internes Marketing

    Dass sich die oberste Leitung mit der neuen Unternehmenskultur identifiziert, ist zudem essenziell für den Erfolg von Managementsystemen generell, da die damit verbundenen Normen und Werte im Unternehmen „gelebt“ werden müssen und nicht nur aus Prestigegründen existieren dürfen. Eine derartige Sensibilisierung der Führungskräfte ist also ein kritischer Aspekt für den Erfolg von Wissensmanagement in Unternehmen. Für eine gezielte Ausrichtung des (internen) Wissensmanagement-Marketings auf Führungskräfte spricht außerdem der Aspekt, dass derzeit zu viele Widerstände durch defizitäre Kommunikation geweckt und aufrechterhalten werden. Diese können ebenfalls durch die Sensibilisierung und Befähigung der Führungskräfte überwunden werden. Wissensmanagement-Aktivitäten können an Schwung gewinnen, wenn Unternehmen das Potenzial der internen Kommunikationsgestaltung stärker ausschöpfen würden. In KMU wird selten eine professionelle interne Kommunikation geführt, sie ist informell und durch Beiläufigkeit geprägt. Dies wirkt sich vor allem negativ auf interne Projekte aus und kann im Zusammenhang mit der Beschäftigung mit Wissensmanagement viele Bedenken erst auf den Plan rufen. Führungskräfte und Mitarbeiter stehen vor der Herausforderung, Wissensmanagement mit konkreten Inhalten und entsprechendem Nutzen zu verbinden – und diesen auch nachvollziehbar zu kommunizieren.

    Die Bereitstellung einfacher Hilfsmittel zur Kommunikationsplanung in Kombination mit der gezielten Entwicklung von Nutzenargumenten symbolisiert daher einen Meilenstein auf dem Weg, oben genannte Mängel in KMU auszubessern (vgl. Kohl 2009). Aktuelle Forschungsprojekte widmen sich dieser Aufgabe. Ziel ist es, den selbstständig agierenden Projektleitern einen Baukasten zur Verfügung zu stellen, der verschiedene Methoden und Hilfsmittel bereit hält, um die Motivation für Wissensmanagement dauerhaft zu stärken. Hierzu gehören sowohl Instrumente zur Sensibilisierung und Aufklärung (Reflexion) wie auch Methoden zur Mobilisierung und Überzeugung (Information und Kommunikation).

    6. Potenziale von Web 2.0 Technologien

    Die unter dem Schlagwort „Web 2.0“ zusammengefassten Konzepte, Technologien und Anwendungen sowie Dienste erscheinen aktuell als sinnvoll unterstützende Werkzeuge für das unternehmensinterne Wissensmanagement. Die Leistungsfähigkeit der Web 2.0-Technologien eröffnet neue Möglichkeiten, um u.a. die Kommunikation und Vernetzung zwischen Mitarbeitern, Organisationseinheiten und Organisationen zu gestalten. Allerdings stellen Web 2.0-Anwendungen heute noch isolierte Einzellösungen dar und werden noch primär im privaten Bereich und weniger im Arbeitsleben genutzt. Web 2.0 und insbesondere Wiki-Anwendungen stellen derzeit ein vielfach beachtetes aber wenig umgesetztes Thema dar, was als „Hype“ bezeichnet werden kann.

    Laut einer Befragung unter fast 200 deutschen Unternehmen (vgl. McKinsey 2007) haben ca. 60 Prozent mindestens ein Wiki installiert und fast 20 Prozent planen zukünftig eine Installation. Dies spiegelt sich unter anderem wider in einer aktuellen, noch nicht veröffentlichten Studie des Fraunhofer IFF und Fraunhofer ISST mit dem Titel »Web 2.0 in produzierenden KMU« [3]. Dabei wurden 245 Personen u.a. gefragt, welchen konkreten Nutzen sie von den Web 2.0-Technologien im Einzelnen erwarten. Über 90% (155 bzw. 148) der 163 hier Antwortenden sahen eine mittlere oder hohe Tauglichkeit bezüglich der Verbesserung der Informationsbeschaffung oder einer effizienteren Nutzung des Wissens.

    Web 2.0 weckt großes Interesse bei den KMU. Die Bekanntheit im betrieblichen Anwendungskontext kleiner und mittelständischer Unternehmen lässt jedoch zu wünschen übrig. So zeigen die Ergebnisse der Studie sehr deutlich, dass Dokumenten Management Systeme (DMS) immer noch die am weitesten verbreitete Anwendungsklasse im Umfeld der Wissensspeicherung und  verteilung darstellen, 57,2% der Befragten haben bereits im beruflichen Umfeld Erfahrungen mit DMS sammeln können. Mit etwas Abstand an zweiter Stelle erreichen Wikis eine kumulierte Häufigkeit der Nutzung im Unternehmen mit 30,7%. Auffällig ist in diesem Zusammenhang außerdem, dass 18,8% der Befragten keine Kenntnisse oder Erfahrungen in Bezug auf Wikis besitzen.

    Um die Umsetzung in der mittelständischen Praxis zu steigern, müssen zukünftig die folgenden Herausforderungen im Web 2.0-Kontext gelöst werden (vgl. Großmann; Voigt; Fuchs-Kittowski 2009):

    • Integration der verschiedenen Web 2.0-Technologien
    • Integration in bekannte Arbeitsumgebungen
    • Qualität der Wiki-Lösung selbst und Unterstützung der Einführung in KMU
    • Ermöglichung wirklicher Kollaborationsfunktionalität durch Integration mit Groupware-Systemen

    Die in den Kinderschuhen steckenden Web 2.0-Technologien müssen erst noch beweisen, in wie weit sie wirklich das IT-orientierte Wissensmanagement nachhaltig revolutionieren können.

    7. Fazit

    Wissensmanagement ist auch im Mittelstand ein interessantes Thema. Betrachtet man die Unternehmenspraxis wird schnell deutlich, dass erste Schritte im Mittelstand in Bezug auf einen systematischen Umgang mit Wissen durchaus gegangen werden. Es fehlen jedoch die wesentlichen Schritte zur nachhaltigen Verankerung der neuen Managementmethoden in die tägliche Unternehmenspraxis.

    Neue Management-Themen werden jedoch kaum ungeprüft übernommen, da personelle und zeitliche Ressourcen zur Bearbeitung knapp sind. Lässt sich der Mehrwert von Wissensmanagement nicht nachvollziehen, reagieren Unternehmen berechtigterweise zurückhaltend. Eine plausible Erfolgsmessung für Wissensmanagement-Maßnahmen muss daher erreicht werden. Neue Trends aus der IT (vgl. Web 2.0) müssen zudem erst den Beweis antreten, dass sie Wissensmanagement revolutionieren können und sich in der Praxis etablieren. Strategische und operative Ansätze des Wissensmanagements müssen stärker verknüpft werden, um ein ganzheitliches Wissensmanagement erzielen zu können. Dafür benötigen Mittelständler außerdem Hilfsmittel und Vorgehensweisen, um ihre Wissensmanagement-Aktivitäten nachhaltig im Unternehmen zu verankern.

    Fußnoten

    [1] Im Rahmen der Initiative „Fit für den Wissenswettbewerb“ läuft seit Ende 2008 das Projekt “ProWis 2”. Einige der hier genannten Forschungsaufgaben werden dort fortgeführt. Informationen finden Sie unter www.wissenmanagen.net und www.prowis.net

    [2] Siehe auch www.prowis.net

    [3] siehe auch: http://www.icke-projekt.de/web20studie

    References

    1. Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (Hg.): Fit für den Wissenswettbewerb - die Initiative stellt sich vor. Online verfügbar unter http://wissenmanagen.net/Wissenmanagen/Redaktion/PDF/flyer-fit-initiative,property=pdf,bereich=wissenmanagen,sprache=de,rwb=true.pdf, zuletzt aktualisiert am Juli 2009, zuletzt geprüft am 17.12.2009

    2. Glaser, H.: Netze des Wissens. Von Dr. Faustus zum Glasperlenspieler. In: Beyrer K., Andritzky M. (Hg.): Das Netz. Sinn und Sinnlichkeit vernetzter Systeme, S. 115-124. Edition Braus im Wachter Verlag, Heidelberg (2002)

    3. Großmann, S.; Voigt, S.; Fuchs-Kittowski, F.: Anforderungsanalyse für Web 2.0-Plattformen - Anwendungserfahrungen eines mittelständischen Unternehmens. In: Bentele, M.; Hochreiter, R.; Krcmar, H.; Schütt, P.; Weber, M. (Hrsg.): KnowTech 2009 - Geteiltes Wissen ist doppeltes Wissen. 11. Kongress zum IT-gestützten Wissensmanagement in Unternehmen und Organisationen. S. 217-225. CMP-WEKA Verlag (2009)

    4. Kohl, I.: Akzeptanzförderung bei der Einführung von Wissensmanagement – Ein Methodenbaukasten für kleine und mittlere Unternehmen. Dissertation. Berlin. Technische Universität Berlin (2009)

    5. Mertins, K.; Alwert, K.; Heisig, P. (Hg.): Wissensbilanzen. Intellektuelles Kapital erfolgreich nutzen und entwickeln. Springer, Berlin [2006]

    6. Mertins, Kai; Seidel, Holger (Hg.): Wissensmanagement im Mittelstand. Grundlagen - Lösungen – Praxisbeispiele. S. 279, Springer, Berlin (2009)

    Pawlowsky, P.; Gerlach, L.; Hauptmann, S.; Puggel, A.: Wissen als Wettbewerbsvorteil in kleinen und mittelständischen Unternehmen – Empirische Typologisierungen auf Grundlage einer bundesweiten Befragung. FOKUS-Print 09/06. Lehrstuhl „Personal und Führung“, TU Chemnitz (2006)

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