Effizientes Publizieren - Content integrieren und effizient managen

    24. September 2002 von Dr. Volker Liebenberg

    Content spielt bei allen Geschäftsprozessen eine zentrale Rolle. Durch den Einsatz von Personalcomputern und der Etablierung des Internet als Businessmedium ist das Management von Content zunehmend zu einem kritischen Erfolgsfaktor geworden. Contentmanagementsysteme (CMS) haben so in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen und konnten sich als Basistechnologie in mittleren und größeren Unternehmen etablieren.

    Contentformen

    Ausgehend von den klassischen Geschäftsbereichen und Prozessen lassen sich vier wesentliche Formen von Content[1] unterscheiden, die traditionell in voneinander unabhängigen Systemen verwaltet werden:

    • Unternehmensinterne Inhalte
    • Website-Inhalte
    • E-Business-Transaktionsdaten
    • Collaborativ genutzte Inhalte (shared content)

    Content als Wettbewerbsfaktor

    Die Bedeutung der in diesem Content enthaltenen Information als Wettbewerbsfaktor steigt bedingt durch den Wandel von der Industrie zur Informationsgesellschaft. Die dadurch zunehmenden Anforderungen bezüglich Aktualität, Verfügbarkeit, Personalisierung und Ausgabemedien lassen sich nur durch eine umfassende Integration der verschiedenen Contentformen und ihrer Prozesse erreichen. Die Bedeutung der Integration von Content wird anhand der folgenden Erfolgsformel besonders deutlich:

    Portale = Content + Commerce + Community

    Integration und Management von Content sind die zentrale Aufgaben von CM-Systemen. Die am Markt erhältlichen CMS-Produkte haben sich typischerweise historisch aus einem der vier oben genannten Geschäftsbereiche heraus entwickelt und vereinen zunehmend Funktionalitäten aus den jeweils anderen Bereichen. Die dadurch entstehende Funktionsvielfalt ermöglicht die übergreifende, elektronische Abbildung der damit in Verbindung stehenden Geschäftsprozesse ohne Medienbrüche und doppelte Datenhaltung. Voraussetzung für die Nutzbarkeit von Content sind dessen elektronische Erschließung und Strukturierung. Dies bildet die Basis für:

    • Informationsmanagement
    • Customer Relationship Management (CRM)
    • Knowlegemanagement

    Kritische Erfolgsfaktoren

    Die effiziente Integration der verschiedenen Contents und der mit ihnen im Zusammenhang stehenden Prozesse und ist erfahrungsgemäß nicht ohne deren Reorganisation möglich. Die Einführung eines CMS betrifft damit eine Vielzahl von Arbeitsabläufen, die über bestehende Organisationsstrukturen (z.B. Abteilungsgrenzen) hinweg verlaufen. Das Projekt zur Einführung eines CMS stellt daher immer eine besondere Herausforderungen für ein Unternehmen dar. Bedeutung, Umfang und nicht zuletzt die Kosten sollten Grund genug für jedes Unternehmen sein, sich intensiv mit dem Thema auseinander zusetzen und eine langfristige Strategie zu entwickeln.

    Fehler, die zu Beginn des Projektes gemacht werden, sind später nur mit hohem Aufwand zu korrigieren und verursachen langfristig höhere Betriebskosten was auf Dauer zu unverhältnismäßig hohen Gesamtprojektkosten (TCO) führt. Fehlt es an Knowhow im Umgang mit Content und Prozessen, werden typischerweise die Bedeutung der Technologie und die des Software-Produktes überschätzt. Zwar sind Leistungsumfang, Integrationsfähigkeit und Flexibilität wichtige Merkmale eines CMS-Produktes; sie sind jedoch erst in zweiter Linie für den Erfolg verantwortlich. Weitere typische Fehler, die bei der Einführung von CM-Ssystemen häufig gemacht werden, sind:

    1. Bildung eines Projektteams aus einer einzigen Abteilung (z.B. Technik, Marketing), statt eines interdisziplinären Teams
    2. Zu geringe Entscheidungs-Kompetenzen beim Projektleiter (Fehlendes Management Commitment)
    3. Einführung des Systems als Insellösung ohne übergreifendes Konzept zur Integration
    4. Festlegung auf ein Software-Produkt vor der Erstellung des Konzeptes
    5. Unzureichende Standardisierung von Datenmodellen bzw. Dokumenttypen und Redaktions- bzw. Verarbeitungs-Prozessen
    6. Unterschätzen der Bedeutung der Datenstruktur und deren Trennung vom Layout
    7. Zu geringe Einbeziehung der End-Anwender (Informationsfluss, Schulung, Support)
    8. Realisierung sehr vieler, statt der "richtigen" Funktionalitäten (Lösung ist zu "gross")
    9. Zu geringe Beachtung der Bedienbarkeit (Lösung ist zu "kompliziert")
    10. Höhere Bewertung der Projektkosten im Vergleich zu den Betriebskosten (Lösung ist zu "teuer")

    Zentraler Erfolgsfaktor bei Konzeption, Realisierung und Betrieb eines CMS ist die Angemessenheit des Vorgehens bei Berücksichtigung aller Anforderungen.

    Einführung eines CMS

    Neben Erfahrung im Umgang mit Content und CM-Systemen lässt sich der Projektablauf durch ein phasenweises, strukturiertes Vorgehen auf Basis eines standardisierten Vorgehensmodells (Framework) besonders effizient gestalten. Das Framework muss einerseits flexibel genug sein, um die Anforderungen und Rahmenbedingungen des Kunden zu berücksichtigen, andererseits sollten soweit möglich bestehende Standards angewendet und Prozesse vereinfacht werden. Im Rahmen der Einführung eines CMS sind folgende Punkte relevant:

    • Entscheidungsfindung:
      Soll ein CMS eingeführt werden, wenn ja in welchem Umfang?
    • Auswirkungen auf die Organisation:
      Welche Veränderungen sind notwendig oder zu erwarten?
    • Changemanagement:
      Wie wird der organisatorische Wandel organisiert?
    • Projektmanagement:
      Wer und wie wird das Projekt zur CMS-Einführung organisiert?
    • Analyse und Konzeption:
      Welche Rahmenbedingungen existieren, wie werden sie zukünftig gestaltet?
      • Content: Welche Contents sind in welcher Form vorhanden, welche werden benötigt?
      • Prozesse: Wie werden die Contents erstellt, gepflegt, publiziert bzw. genutzt?
      • IT-Infrastruktur: Welche existierenden oder geplanten Systeme sind anzubinden?
    • CMS Produkt:
      Wie erfolgt die Auswahl des richtigen Produktes?
    • Realisierungspartner:
      Welche Partner/Dienstleister werden zur Umsetzung benötigt?
    • Projektplanung und -management:
      Wie wird das Projekt organisiert und wer führt es durch?
    • Risikoanalyse und Konfliktmanagement:
      Welche Risiken sind möglich, wie werden sie vermieden?
    • Interne/Externe Kommunikation:
      Wer erhält wann welche Informationen?
    • Betrieb:
      Wer übernimmt die Verantwortung für das CMS nach dessen Einführung?
    • Finanzen (TCO, ROI):
      Wie wird das Projekt finanziert, ist eine Refinanzierung geplant?

     Die sich aus der Summe der Anforderungen und den Rahmenbedingungen ergebende Komplexität erfordert die Reduktion auf ein angemessenes Maß. Die auf Nachhaltigkeit und Effizienz ausgerichtete Neukonzeption im Rahmen der Reorganisation ist von zentraler Bedeutung für den Erfolg des CMS-Projektes. Die Herausforderung besteht nicht darin, alle Wünsche zu erfüllen und ein komplexes System zu schaffen.

    Ziel des Projektes muss es sein, eine Lösung zu konzipieren, die die relevanten Anforderungen berücksichtigt und mit möglichst einfachen Mitteln erfüllt.

    Dieses Vorgehen zielt auf das Erreichen eines Maximum an Effizienz und Effektivität. Im Vordergrund stehen eine temporäre Unterstützung zum Aufbau von Knowhow und Befähigung (Enabling) der Mitarbeiter durch Beratung. Der Ansatz unterscheidet sich fundamental vom typischen Agenturgeschäft, das von hoher Komplexität und einer langfristigen Abhängigkeit des Kunden profitiert.

    Quellen

    [1] Gartner Group: Whitepaper Worldwide Web Contentmanagement Market; 2000

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