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Wissensmanagement von Individuen und Teams der Organisation mit Hilfe von Wiki-Dashboards

17. Mai 2017 von Dr. Sven Strobel

Wikis sind ein zentrales Tool für das Wissensmanagement, da sie die sozialen Interaktionen der Mitarbeiter wie Kollaboration, Wissensaustausch und Management gezielt unterstützen. Eine wesentliche Komponente des Wissensmanagements mit Hilfe eines Wikis sind Wiki-Dashboards, die als Arbeitsplattformen und übersichtliche Visualisierungen dienen. Im Beitrag geht es um drei Typen von Dashboards: persönliche, Team- und Projekt-Dashboards. Wiki-Dashboards unterstützen die Mitarbeiter dabei, Wissen zu repräsentieren und auszutauschen, zu kollaborieren und zentrale Geschäftsprozesse zu planen und zu steuern. Der Beitrag definiert einige Guidelines für das Wissensmanagement mit Wiki-Dashboards und illustriert diese anhand eines Projekt-Dashboards der Technischen Informationsbibliothek.

1. Einleitung

Wissen und Wissensmanagement

"Wissen kann im Unternehmen nicht seinen vollen Wert ausspielen, wenn es einem Mitarbeiter, welcher es benötigt, nicht zu einer bestimmten Zeit vorliegt." [1] Das leuchtet sofort ein. Aber was bedeutet eigentlich Wissen? Ich folge einer Standard-Definition, die aus dem bekannten Wissensmanagement-Baustein-Modell von Probst, Raub & Romhardt stammt: "Wissen bezeichnet die Gesamtheit der Kenntnisse und Fähigkeiten, die Individuen zur Lösung von Problemen einsetzen."[2] Eine mit Probst, Raub & Romhardt konforme Erörterung des Wissensbegriffs findet sich bei Schmidt & Kempa-Liehr. Die Erörterung schlägt zugleich eine Brücke zum "Wissensmanagement".

"Wissen ist das imaginäre Werkzeug, das Menschen verwenden, um Aufgaben zu lösen. Im Kontext des Wissensmanagements lässt sich das Wesen von Wissen als ein Vorgehensmodell beschreiben, das als ein durchdachter, gedanklicher Lösungsweg für die Erledigung einer Aufgabe verwendet wird. [...] Wissen ist elementar für alle bewusst ausgeführten menschlichen Aktivitäten. Jede Organisation sollte demzufolge ein inhärentes Interesse daran haben, gemäß ihren Zielen und unter Berücksichtigung der bestehenden Rahmenbedingungen, mit Wissen qualifiziert umzugehen. Hieraus bezieht Wissensmanagement seine Existenzberechtigung." [3]

Was den Begriff des "Wissensmanagements" anbelangt, folge ich einer Definition des Know-Center: Wissensmanagement befasst sich mit "Identifikation, Erwerb, Generierung, Transfer, Anwendung und Speicherung von Wissen in einem gegebenen Kontext und der Fähigkeit der Mitarbeiter, Wissen für Aktionen einzusetzen.[4] Eine ähnliche Definition findet sich bei Frey-Luxemburger: "Ziel des Wissensmanagements ist der effektive und effiziente Umgang mit der Ressource Wissen. Dabei richtet sich der Fokus auf die Bereiche Schaffung (Generierung, Entwicklung), Verteilung (Kommunikation), Nutzung (schließt Suche mit ein) und Bewahrung (schließt Repräsentation mit ein) von Wissen." [5]

Probst, Raub & Romhardt führen zum Thema "Wissensmanagement" weiter aus: "Wir dürfen das Wissen in unseren Unternehmen nicht einfach sich selbst überlassen, sondern müssen es gezielt beeinflussen. Managern geht es nicht um die zweckfreie Produktion von Erkenntnissen, sondern vielmehr um die zielorientierte Nutzung und Entwicklung von Wissen und Fähigkeiten, welche für den Organisationszweck als notwendig angesehen werden. Wissen ist also nicht gleich Erkenntnis, sondern muss seinen Nutzen in der praktischen Anwendung erweisen." [6]

Wissensmanagement muss die Mitarbeiter des Unternehmens also dazu befähigen, dass sie ihr Wissen effektiver und effizienter nutzen, um im Einklang mit den Unternehmenszielen bessere Aktionen ausführen zu können.

Vier Bereiche des Wissensmanagements im Unternehmen

Ich unterscheide vier Bereiche des Wissensmanagements im Unternehmen: persönliches, team-, projekt- und communityorientiertes Wissensmanagement. Diese Bereiche definiere ich wie folgt:

1. Persönliches Wissensmanagement befähigt die einzelnen Mitarbeiter des Unternehmens, dass sie ihr persönliches Wissen effektiver und effizienter nutzen, um im Einklang mit den Unternehmenszielen bessere persönliche Aktionen ausführen zu können. Beispielsweise möchte ein Mitarbeiter alle seine Publikationen sammeln und übersichtlich darstellen - mit dazugehörigen PDFs, Slides, Kommentaren von Peer-Reviewern etc.
2. Teamorientiertes Wissensmanagement befähigt die Mitglieder des Teams aus der Linienorganisation, dass sie ihr teambezogenes Wissen effektiver und effizienter nutzen, um im Einklang mit den Unternehmenszielen bessere Aktionen im Team ausführen zu können. Das Team möchte z.B. eine Tagung mit zahlreichen Referenten und Gästen organisieren.
3. Projektorientiertes Wissensmanagement befähigt die Teammitglieder des Projekts, dass sie ihr projektbezogenes Wissen effektiver und effizienter nutzen, um im Einklang mit den Unternehmenszielen bessere Aktionen im Projekt ausführen zu können. Das Projektteam möchte z.B. kollaborativ Anforderungsspezifikationen für Softwarefeatures schreiben.
4. Communityorientiertes Wissensmanagement befähigt die Mitglieder der Community, dass sie ihr communitybezogenes Wissen effektiver und effizienter nutzen, um im Einklang mit den Unternehmenszielen bessere Aktionen in der Community ausführen zu können. Beispielsweise möchte eine Abteilung zur Fußball-WM eine Tipp-Gemeinschaft gründen.

Team- und projektorientiertes Wissensmanagement werden von Teams organisiert. Teams bestehen aus einer überschaubaren Zahl von Mitarbeitern, die eng miteinander agieren, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Teams aus der Linienorganisation basieren auf Mitarbeitern, die langfristig miteinander arbeiten. Aus der Linienorganisation ergeben sich klar definierte Tagesaufgaben für die einzelnen Teammitglieder. Projektteams sind dagegen immer zeitlich begrenzt - abhängig von der Dauer des Projekts. Sie können sich aus unterschiedlichen Teams der Linienorganisation zusammensetzen. In den Projektteams geht es um die planmäßige Bewältigung des Projekts innerhalb eines bestimmten Zeitraums.

Neben den einzelnen Mitarbeitern (Individuen) und Teams gibt es die Communities. Communities sind soziale Gruppen, deren Mitglieder durch gemeinsame Interessen (oft Special Interests), soziale Aktivitäten und ein gewisses "Wir-Gefühl" miteinander verbunden sind. [7] Communities verwalten sich selbst, basieren auf Freiwilligkeit und haben häufig eine größere Anzahl von Mitgliedern. [8] Sie sind nicht stabil, d.h. es kommen laufend neue Mitglieder hinzu, alte wandern ab, wieder andere Mitglieder pausieren für längere Zeit etc. Zu Communities im Arbeitsumfeld gehören z.B. Tipp-Gemeinschaften, Sportgruppen und Foren für Restaurantempfehlungen, Games oder Haustiere.

Communityorientiertes Wissensmanagement hat in vielen Organisationen keinen hohen Stellenwert. Dennoch bringen Communities für die Organisation Mehrwerte, die nicht zu vernachlässigen sind. Sie erhöhen die Bindung und Identifikation mit dem Unternehmen oder einzelnen Abteilungen des Unternehmens, sie sorgen für einen arbeitsbezogenen Wissensaustausch unter Kollegen - auch in deren Freizeit -, und sie können Stimmung und Atmosphäre im Unternehmen positiv beeinflussen.

Jede Organisation sollte mindestens persönliches, team- sowie projektorientiertes Wissensmanagement betreiben. Sie kann darüber hinaus noch andere Wissensmanagement-Bereiche - wie z.B. communityorientiertes Wissensmanagement - unterstützen. Abhängig vom jeweiligen Wissensgegenstand könnte man noch weitere Wissensmanagement-Bereiche unterscheiden. Ich werde mich in diesem Beitrag allein auf das persönliche, team- und projektorientierte Wissensmanagement konzentrieren, die in quasi jeder Organisation eine wichtige Rolle spielen.

Wissensmanagement und Wikis

Modernes Wissensmanagement basiert stets auf einem soziotechnischen System aus Mitarbeitern und Software. [9] Wikis eignen sich hierbei besonders als technisches System, da sie die soziale Interaktion und den Wissensaustausch der involvierten Mitarbeiter gezielt unterstützen. Außerdem sind Wikis einfach und intuitiv zu bedienen und gleichwohl sehr mächtig. An der TIB verwenden wir die Wiki-Software "Confluence" von Atlassian.

"Der Austausch von Wissen erfolgt in Form von Informationen. Die Speicherung von explizierbarem, codierbarem Wissen erfolgt in Form von Daten, auf die [ ... ] durch Einsatz entsprechender Technologien zugegriffen werden kann." [10] Zu diesen Technologien gehören beispielsweise Wikis. In der Literatur werden Wikis häufig als das zentrale Tool für das Wissensmanagement im Unternehmen betrachtet:

• "Wikis eignen sich nicht nur für die Identifikation und Externalisierung bisher impliziten Wissens sowie für die Entwicklung und die Schaffung von Mehrwert aufgrund der Vernetzung, sondern auch für Erwerb, Verteilung, Nutzbarmachung, Bewahrung und die kontinuierliche Bewertung und Verbesserung von Wissen." [11]
• "Die technischen und sozialen Gestaltungsprinzipien von Wikis eignen sich bestens, um mit ihnen Lösungen für Wissensmanagement-Problemstellungen zu definieren." [12]
• "Die Palette an Einsatzgebieten für Wikis im Zusammenhang mit Unternehmen ist riesig. Sie reicht von der Unterstützung von dezentralen Projektteams bis hin zur technischen Basis für ein ganzes Intranet." [13]
• "Wikis unterstützen zahlreiche Wissensmanagement-Facetten und eine aktive Kommunikation zwischen den Mitarbeitern. Der Einsatz einer Wiki-Software hilft bei der Analyse, der Strukturierung, der Erweiterung und dem Transfer von Wissen, Erfahrungen, Kompetenzen und Netzwerken innerhalb des Unternehmens." [14]
• "Generell gehört alles, was für ein Team interessant und für ein Projekt oder einen Ablauf wichtig ist, auch ins Wiki." [15]
• "Wikis in particular embodies the highest attainable information sharing dream of an organization where a group of its members is voluntarily and unselfishly collaborating and creating knowledge and working towards a common goal to benefit the organization." [16]

Dieser Beitrag erörtert, wie Wiki-Dashboards genutzt werden können, um das Wissensmanagement von Individuen und Teams der Organisation zu organisieren, genauer: um das persönliche, team- und projektorientierte Wissensmanagement zu organisieren. Ich meine, dass Wiki-Dashboards einen erheblichen Beitrag dazu beisteuern können, dass Mitarbeiter der Organisation ihr Wissen effektiver und effizienter nutzen und damit bessere Aktionen für das Unternehmen ausführen.

Der Beitrag ist wie folgt strukturiert: Abschnitt 2 definiert Wiki-Dashboards und erläutert, wie diese für die verschiedenen Wissensmanagement-Bereiche angelegt werden. Außerdem führt Abschnitt 2 das Konzept der "Blueprints" ein. Abschnitt 3 liefert Guidelines für das Arbeiten mit Wiki-Dashboards im Unternehmen. Abschnitt 4 stellt ein Beispiel für ein Projekt-Dashboard vor. Abschnitt 5 schließt den Beitrag mit einem Fazit ab.

2. Wiki-Dashboards

Dashboards liefern eine Überblicksansicht über Leistungsindikatoren, die für bestimmte Ziele oder Geschäftsprozesse der Organisation relevant sind. [17] Sie stellen High-Level-Prozesse dar, wobei sich die Mitarbeiter mit Hilfe einer Link-Struktur zu Details und Low-Level-Daten durchklicken können. Dashboards unterstützen die Mitarbeiter dabei, wichtige Prozesse des persönlichen Bereichs, Teams oder Projekts zentral zu planen, steuern und zu kontrollieren. Dabei hat jeder Bereich seinen eigenen Dashboard-Typ:

• Jeder Mitarbeiter sammelt seine persönlichen Informationen in seinem persönlichen Dashboard und stellt sie übersichtlich dar.
• Jedes Team aus der Linienorganisation sammelt seine teamrelevanten Informationen zentral im Team-Dashboard und stellt sie übersichtlich dar. Das Team nutzt das Team-Dashboard zur Kollaboration, zum Austausch von Wissen und zum Management wichtiger Prozesse.
• Jedes Projektteam sammelt seine projektrelevanten Informationen zentral im Projekt-Dashboard und stellt sie übersichtlich dar. Das Projektteam nutzt das Projekt-Dashboard zur Kollaboration, zum Austausch von Wissen und zum Management wichtiger Prozesse.

Idealerweise können die Mitarbeiter in einem Wiki-Archiv zwischen verschiedenen Blueprints für persönliche, Team- und Projekt-Dashboards der Organisation wählen. Blueprints sind wiederverwendbare und individuell anpassbare Best Practices im Unternehmenswiki für die gängigsten Use Cases der Institution. Sie bündeln für den jeweiligen Use Case adäquate Wiki-Features (Makros) und enthalten Anweisungstexte und Labels. Die Organisation sollte ihre eigenen spezifischen Blueprints definieren und den Mitarbeitern in einer Wissensbasis im Wiki zur Verfügung stellen.

Blueprints sorgen für eine Standardisierung und nutzerfreundliche Struktur sowie für ein gutes Look & Feel. Sie leiten die User bei der Generierung ihres Contents und können an individuelle Bedürfnisse angepasst werden. Online-Tutorials und Text-Dokumentationen sollten erklären, für welche Use Cases die verschiedenen Blueprints Best Practices darstellen, wie sie aufgebaut sind, wie sie verwendet und angepasst werden können. Online-Tutorials und Text-Dokumentationen können als Begleitmaterial mit den dazugehörigen Blueprints verlinkt werden. Die einzelnen Mitarbeiter, Projektteams und Teams aus der Linienorganisation haben somit die Möglichkeit, aus dem Wiki-Archiv die passenden Dashboards auszuwählen und diese mit ihren eigenen Inhalten zu füllen.

3. Guidelines für das Arbeiten mit Wiki-Dashboards

Alle Individuen und Teams der Organisation sollten mit Wiki-Dashboards arbeiten, um ihr persönliches, team- und projektorientiertes Wissen zu managen. Im Folgenden möchte ich einige Guidelines für das Arbeiten mit Wiki-Dashboards vorstellen.

3.1. Mache das Dashboard zu deiner Arbeitsplattform und zentralisiere dort deine Informationen

• Guideline 1: Mache das Dashboard zu deiner Arbeitsplattform und zentralisiere dort deine Informationen. Logge dich dort täglich ein, um deine Arbeit zu organisieren und zu erledigen!
  • Erstelle für deinen persönlichen Bereich ein persönliches Dashboard!
  • Erstelle für jedes Team aus der Linienorganisation ein Team-Dashboard!
  • Erstelle für jedes Projekt ein Projekt-Dashboard!

Die zentrale Verfügbarkeit der Informationen in den Wiki-Dashboards hat einen hohen Wert. Früher waren Informationen oft dezentral in verschiedenen Silos (persönlichen Laufwerken oder Email-Postfächern) verteilt. Der Projektmanager hatte seine Informationen in seinem Silo, die einzelnen Arbeitspaketverantwortlichen hatten ihre Informationen in ihren Silos. Zum Austausch von Informationen wurden Dokumente ausgedruckt oder per Email verschickt. Dazu mussten verschiedene Versionen ein und desselben Dokuments erzeugt werden, wodurch oft nicht klar war, welches Dokument gerade den aktuellen Stand wiedergab (Versionierungsproblem). In den Wiki-Dashboards sind dagegen alle relevanten Informationen des Teams oder Projekts aktuell sowie zentral und dauerhaft abrufbar. Außerdem wird die Redundanz verringert, wenn alle relevanten Informationen nur an einer Stelle gesammelt und vorgehalten werden.

Die Informationen, die im Wiki angelegt, eingefügt oder angehängt werden, können Texte, Bilder, Links, Files, Slides, Aufgaben, Visualisierungen, Videos, Tabellen, Icons, Mockups, Spezifikationen, Listen ... ja, einfach alles sein. Es gilt das Motto: "Wikifiziere deine Inhalte!" Nach Möglichkeit sollten erst gar keine Word-Dokumente angelegt werden, sondern gleich Wiki-Seiten, auf denen die Informationen festgehalten und verlinkt werden.

Persönliches Dashboard als Arbeitsplattform

Jeder Mitarbeiter sammelt alle für ihn relevanten Informationen in seinem persönlichen Dashboard und stellt diese übersichtlich dar. Der Mitarbeiter steuert sein persönliches Dashboard täglich an, um seine Arbeit zu erledigen. Das persönliche Dashboard ist in der Regel das erste, was der Mitarbeiter zu Beginn seines Arbeitstages öffnet, und das letzte, was er am Ende schließt. Mit nur ein, zwei Klicks kann er alle für ihn wichtigen Informationen aufrufen. Zu den persönlichen Informationen zählen: Kontakte, Kalender, Dokumente, How-tos, Favoriten, Schulungen, Workshops, Publikationen, Formulare, Personalgespräche, Webinare, Link-Sammlungen, File-Listen, Teams, Projekte, Communities und Aufgaben.

Team-Dashboard als Arbeitsplattform

Die Mitglieder des Teams aus der Linienorganisation sammeln alle für das Team relevanten Informationen im Team-Dashboard und stellen diese übersichtlich dar. Sie nutzen das Team-Dashboard zur Kollaboration, zum Austausch von Wissen und zum Management von Aufgaben und Prozessen. Zu den für das Team wichtigen Informationen zählen z.B. Aktivitätenliste, Ideensammlung, Kennzahlen, Webinare, Workshops, Machbarkeitsstudien, Umfeldanalysen und Besprechungsnotizen.

Projekt-Dashboard als Arbeitsplattform

Die Mitglieder des Projektteams sammeln alle für das Projekt relevanten Informationen im Projekt-Dashboard und stellen diese übersichtlich dar. Sie nutzen das Projekt-Dashboard zur Kollaboration, zum Austausch von Wissen und zum Management der Projekt-Flows. Projekt-Dashboards werden im Wesentlichen nur während der Laufzeit des Projekts genutzt; sie sind also im Gegensatz zu den persönlichen und Team-Dashboards inhärent zeitlich begrenzt. Abgeschlossene Projekte werden gelabelt und archiviert, damit einzelne Ergebnisse oder Methoden des Projekts nachgenutzt werden können. Die Dokumentation des Projekts entsteht quasi von selbst, dadurch dass alles, was für das Projekt relevant ist, im Projekt-Dashboard kollaborativ zusammengetragen wird. Zu den für das Projekt wichtigen Informationen zählen z.B. Kontakte, Teamkalender, Projektstrukturplan, Lastenheft, Projekt-Flow, Aufgaben, Anforderungen und Workflow-Beschreibungen.

3.2 Setze so wenig Zugangsbeschränkungen wie möglich

• Guideline 2: Setze so wenig Zugangsbeschränkungen wie möglich, um eine offene Kultur, hohe Transparenz und einen breiten Wissenstransfer in der Organisation zu ermöglichen!

Was die Zugangsberechtigungen zu den Wiki-Seiten anbelangt, so gelten zwei widerstreitende Prinzipien. Zum einen gilt, dass möglichst viele Mitarbeiter der Organisation vom Wissen anderer Mitarbeiter profitieren sollen. Zum anderen gilt, dass vertrauliche Informationen wie z.B. Personalgespräche, Vertragsunterlagen oder Angebote externer Dienstleister geschützt und beschränkt werden müssen. Die Berechtigungen sowohl für die Anzeige als auch für die Bearbeitung bestimmter Bereiche oder Seiten des Wikis können auf bestimmte Individuen oder Gruppen feingranular beschränkt werden. Ein Wiki hilft demnach, beiden Prinzipien gerecht zu werden. Für die Dashboards empfehle ich standardmäßig folgende Beschränkungen:

 

	Anzeige	Bearbeitung
Persönliches Dashboard	nur der Besitzer des persönlichen Dashboards [18]	nur der Besitzer des persönlichen Dashboards
Team-Dashboard	alle (Ausnahme: vertrauliche teaminterne Dokumente wie z.B. Vertragsunterlagen)	Teammitglieder und vom Team explizit hinzugenommene Personen
Projekt-Dashboard	alle (Ausnahme: vertrauliche projektinterne Dokumente wie z.B. Angebote externer Partner)	Projektteammitglieder und vom Projektteam explizit hinzugenommene Personen

  Tabelle 1  Standardmäßige Beschränkungen der Wiki-Dashboards

Community-Dashboards sollten für alle Mitarbeiter angezeigt werden (hier soll nichts "versteckt" werden). Die Bearbeitung der Community-Dashboards sollte ebenfalls durch alle Mitarbeiter erfolgen können (hier darf jeder mitmachen). 

3.3 Nutze das Dashboard zum aktiven Teilen von Wissen

• Guideline 3: Dokumentiere dein Wissen im Wiki-Dashboard und teile es aktiv mit anderen!

Team- und Projekt-Dashboards werden intensiv zum Austausch von Wissen genutzt. Informationen, die im Team- und Projekt-Dashboard geteilt werden, sind u.a. die folgenden:

Wissensaustausch im Team-Dashboard

• Kontakte
• Team-Kalender
• Beschreibung von Rollen, Aufgaben und Workflows des Teams
• Besprechungsnotizen
• How-tos
• Glossare
• Aktivitätenliste
• Ideensammlung
• Aktuelle Themen
• Projekte des Teams
• Einarbeitungs- und Praktikapläne
• Kennzahlen
• Konferenzen und Papers mit Deadlines
• Publikationsmöglichkeiten
• Webinare
• Workshops
• Weiterbildungen, Schulungsunterlagen
• Umfeldanalysen
• Machbarkeitsstudien
• File-, Link- und Videosammlungen
• Wissenschaftliche Artikel
• Literaturzusammenfassungen
• Drittmittelanträge
• Handbücher
• Antworten auf FAQs von Kunden
• Textvorlagen für das Versenden von Mails
• Bilder der letzten Weihnachtsfeier

Wissensaustausch im Projekt-Dashboard

• Kontakte
• Team-Kalender
• Projektzieldefinition
• Projektcheckliste
• Projektstrukturplan
• Angebote externer Dienstleister
• Lastenheft
• Pflichtenheft
• Kundeninformationen
• Ideenliste
• Priorisierte Anforderungen
• Softwarespezifikationen & Produktdokumentationen
• Beschreibung von Rollen, Aufgaben und Workflows des Projektteams
• Besprechungsnotizen
• Workshops
• Roadmap
• Tools für das Projektmanagement
• Visualisierungen
• Mockups, Link zum aktuellen UI-Prototypen
• Projekt-Retrospektiven (Lessons Learned, Best Practice Sharing)
• Usability-Studien

Das persönliche Dashboard ist die Arbeitsplattform für das persönliche Wissensmanagement des einzelnen Mitarbeiters und wird daher in der Regel nicht zum Wissensaustausch genutzt

3.4 Nutze das Dashboard zur Kollaboration

• Guideline 4: Nutze das Dashboard zur Kollaboration! Bringe dabei die richtigen Leute mit dem richtigen Content zusammen!
• Erstelle eine Wiki-Seite im Wiki-Dashboard mit ersten Anforderungen, Ideen, Informationen, Aufgaben etc. 
• Teile den Wiki-Link mit Personen, die du zur Lösung des Problems benötigst
• Löse das Problem durch Kollaboration auf der Wiki-Seite

Die Vielfalt und die unterschiedlichen Perspektiven der kollaborierenden Teilnehmer erzeugen häufig bessere Ergebnisse (Mehr-Augen-Prinzip). Im Wiki können diese unterschiedlichen Perspektiven leicht gebündelt werden. Dabei können Wiki-Dashboards nicht nur intern im Unternehmen zur Kollaboration genutzt werden. Zur gemeinsamen Erarbeitung von Konzepten mit externen Projektpartnern können außerdem Extranets eingerichtet werden. Beispiele für Kollaborationen im Team- und Projekt-Dashboard sind die folgenden:

Kollaboration im Team-Dashboard

• Organisation von Workshops, Webinaren oder Konferenzen
• Schreiben von Drittmittelanträgen
• Sammeln von Themen, Ideen oder Aktivitäten
• Schreiben von wissenschaftlichen Artikeln
• Erstellen von File- oder Link-Listen
• Erarbeitung einer Agenda oder eines Protokolls

Kollaboration im Projekt-Dashboard

• Erarbeitung von Konzepten
• Schreiben von Anforderungsspezifikationen [19]
• Testen von Implementierungen
• Sammeln von Anforderungen
• Entscheidungsfindungen oder Problemlösungen
• Bewertung von und Abstimmung über Vorlagen
• Gestaltung von Mockups oder UI-Prototypen

Das persönliche Dashboard wird in der Regel nicht zur Kollaboration genutzt.

3.5 Nutze das Dashboard zum Management

• Guideline 5: Nutze das Dashboard zum Management, d.h. zum Planen, Steuern und Kontrollieren von Aufgaben und Prozessen!

Beispiele für das Management von persönlichen, team- und projektbezogenen Aufgaben und Prozessen finden sich im Folgenden:

Management im persönlichen Dashboard

• Planen und Monitoren der eigenen Aufgaben (persönliches Aufgabenmanagement)

Management im Team-Dashboard

• Aufgabenmanagement: Zuweisung und Terminierung von Aufgaben, Monitoring von Aufgaben des Teams aus der Linienorganisation

Management im Projekt-Dashboard

• Management aller Projektphasen (Planung, Realisierung, Test, Einführung etc.) [20]
• Prozessmanagement / Workflowmanagement: Planung, Steuerung und Monitoring von Workflows (z.B. Sprints, Testing, Projekt-Flow) [21] [22]
• Monitoring des Projekt-Fortschritts
• Aufgabenmanagement: Zuweisung und Terminierung von Aufgaben, Monitoring von Aufgaben des Projektteams
• Ressourcenmanagement
• Anforderungsmanagement

4. Beispiel für ein Wiki-Dashboard

An dieser Stelle möchte ich ein Beispiel für ein Wiki-Dashboard vorstellen. Der folgende Screenshot zeigt das Projekt-Dashboard des TIB-Projekts "Weiterentwicklung des TIB AV-Portals". [23]






Abbildungen 1-3: Beispiele für ein Projekt-Dashboard an der TIB

Ganz oben im Dashboard befinden sich die Kontakte der Projektteammitglieder, Seiteninfo, Bereichssuche sowie Mustervorlagen für das Anlegen von neuen Projekten und Besprechungsnotizen. Links darunter finden sich Tabs mit Informationen zur Organisation (u.a. Kalender, Beschreibung von Rollen, Aufgaben und Workflows), wichtigen Dokumenten (u.a. Ideenliste) und Workshops. Rechts daneben befinden sich die Besprechungsnotizen des Projektteams. Darunter ist der komplette Projekt-Flow abgebildet: ACTIVE (aktuelle Sprints), NEXT (nächste Sprints), TESTING (zu testende Implementierungen), ARCHIVE (abgeschlossene Projekte).

Alle wichtigen Informationen des Projekts sind zentral im Projekt-Dashboard gesammelt und übersichtlich dargestellt. Das Projekt-Dashboard ist die Arbeitsplattform, die das Projektteam täglich aufsucht, um seine Projektarbeit zu organisieren und zu erledigen (Guideline 1). Das Projekt-Dashboard und seine untergeordneten Seiten (Child Pages) werden für alle Mitarbeiter der TIB angezeigt - mit Ausnahme von einigen wenigen projektinternen Dokumenten wie Angeboten externer Dienstleister. Die Bearbeitung des Dashboards ist auf das Projektteam beschränkt; ausgewählte Seiten wie z.B. die Startseite des Dashboards können nur vom Projektmanager bearbeitet werden (Guideline 2). Was das Teilen von Informationen anbelangt, so sind im Dashboard z.B. Kontakte der Projektteammitglieder, Roadmap, Team-Kalender, Besprechungsnotizen, Workshops und Workflow-Beschreibungen dokumentiert (Guideline 3). Was die Kollaboration anbelangt, so schreibt das Projektteam kollaborativ Anforderungsspezifikationen zu Softwarefeatures des TIB AV-Portals in den Child Pages des Projekt-Dashboards (Guideline 4). Was das Management anbelangt, so plant, steuert und kontrolliert das Projektteam im Projekt-Dashboard den kompletten Flow der Projekte (NEXT < ACTIVE < TESTING < ARCHIVE) sowie die einzelnen Aufgaben der Projektteammitglieder (Guideline 5).

5. Fazit

Jede Organisation sollte mindestens persönliches, team- sowie projektorientiertes Wissensmanagement betreiben. Wiki-Dashboards können die Mitarbeiter wesentlich bei der Organisation dieser Wissensmanagement-Bereiche unterstützen. Die Mitarbeiter können in den Dashboards alle wichtigen persönlichen, team- und projektbezogenen Informationen zentral sammeln und übersichtlich darstellen. Die Wiki-Dashboards sind Arbeitsplattformen für Kollaboration, Wissensaustausch und Management von Aufgaben und Prozessen. Die Rechte für Anzeige und Bearbeitung der Wiki-Dashboards und deren Unterseiten können feingranular auf einzelne Individuen oder Gruppen beschränkt werden. Die Organisation sollte ihren Mitarbeitern Mustervorlagen (Blueprints) für die verschiedenen Dashboard-Typen im Wiki zur Verfügung stellen und diese mit Text-Dokumentationen oder Online-Tutorials dokumentieren. Die Blueprints leiten die Mitarbeiter und sorgen für eine Standardisierung im Unternehmen.

Referenzen

[1] Alexander Stocker (2010): Wissensmanagement mit Web 2.0. Grundlage und Herausforderung. Open Journal of Knowledge Management, Ausgabe II/2010, S. 8. oder http://www.community-of-knowledge.de/beitrag/wissensmanagement-mit-web-20-grundlage-und-herausforderung

[2] Gilbert Probst, Steffen Raub & Kai Romhardt (2012): Wissen managen. Wie Unternehmen ihre wertvollste Ressource optimal nutzen. Springer: Wiesbaden, S. 23.

[3] Ulrich Schmidt & Andreas Kempa-Liehr (2015): 7 Maximen für den erfolgreichen Umgang mit Wissen. Community of Knowledge. http://www.community-of-knowledge.de/beitrag/7-maximen-fuer-den-erfolgreichen-umgang-mit-wissen/.

[4] Alexander Stocker & Klaus Tochtermann (2012): Wissenstransfer mit Wikis und Weblogs. Fallstudien zum erfolgreichen Einsatz von Web 2.0 in Unternehmen. Gabler: Wiesbaden, S. 30.

[5] Monika Frey-Luxemburger (2013): Wissensmanagement – Grundlagen und praktische Anwendung. Eine Einführung in das IT-gestützte Management der Ressource Wissen. Springer: Wiesbaden, S. 21.

[6] Gilbert Probst, Steffen Raub & Kai Romhardt (2012): Wissen managen. Wie Unternehmen ihre wertvollste Ressource optimal nutzen. Springer: Wiesbaden, S. 24.

[7] Wikipedia-Artikel zu "Gemeinschaft". https://de.wikipedia.org/wiki/Gemeinschaft, abgerufen am 04.05.2017.

[8] Patrick Arnold (2009): Information und Wissen. Manuskript. Universität Leipzig. http://www.informatik.uni-leipzig.de/~graebe/Texte/Arnold-09.pdf, S. 18-19.

[9] Tom Gross & Michael Koch (2007): Computer-Supported Cooperative Work. Oldenbourg Wissenschaftsverlag: München, S. 15-16.

[10] Monika Frey-Luxemburger (2013): Wissensmanagement – Grundlagen und praktische Anwendung. Eine Einführung in das IT-gestützte Management der Ressource Wissen. Springer: Wiesbaden, S. 23.

[11] Ayelt Komus & Franziska Wauch (2008): Wikimanagement. Was Unternehmen von Social Software und Web 2.0 lernen können. Oldenbourg Verlag: München, S. 167.

[12] Alexander Stocker & Klaus Tochtermann (2012): Wissenstransfer mit Wikis und Weblogs. Fallstudien zum erfolgreichen Einsatz von Web 2.0 in Unternehmen. Gabler: Wiesbaden, S. 87.

[13] Alexander Stocker & Klaus Tochtermann (2012): Wissenstransfer mit Wikis und Weblogs. Fallstudien zum erfolgreichen Einsatz von Web 2.0 in Unternehmen. Gabler: Wiesbaden, S. 88.

[14] Maria Figura & Daphne Gross (2013): Die Qual der Wiki-Wahl. Wikis für Wissensmanagement in Organisationen. Pumacy Technologies. https://www.pumacy.de/publikationen/studien/wikis-fuer-wissensmanagement, S. 2.

[15] Martin Seibert, Sebastian Preuss & Matthias Rauer (2011): Enterprise Wikis. Die erfolgreiche Einführung und Nutzung von Wikis in Unternehmen. Springer: Wiesbaden, S. 54.

[16] Tay Pei Lyn Grace (2009): Wikis as a Knowledge Management Tool. Journal of Knowledge Management 13 (4), S. 64-74. http://dx.doi.org/10.1108/13673270910971833, S. 64-65.

[17] Wikipedia-Artikel zu "Dashboard (business)". https://en.wikipedia.org/wiki/Dashboard_%28business%29 , abgerufen am 04.05.2017.

[18] Das persönliche Wiki-Dashboard behandle ich - was die Zugriffsrechte anbelangt - so wie das persönliche Laufwerk oder Email-Postfach eines Mitarbeiters.

[19] Sven Strobel (2015): Einsatz von Sprints in der Produktentwicklung der Technischen Informationsbibliothek. Bub 67, S. 713-715.

[20 Sven Strobel (2016): Developing the Web Portals of the German National Library of Science and Technology. Tools and Workflows Used. Qualitative and Quantitative Methods in Libraries (QQML) 5, S. 79-88.

[21] Sven Strobel (2016): Workflow Management of Sprints and Software Tests. Coordination, Consensus and Cooperation in the Enterprise Wiki of the German National Library of Science and Technology. Information and Knowledge Management 6, 58-64.

[22] Sven Strobel (2017): Wiki-unterstütztes Prozessmanagement von agilen Workflows an der Technischen Informationsbibliothek. Blog "Agile Verwaltung". https://agile-verwaltung.org/2017/02/23/wiki-unterstuetztes-prozessmanagement-von-agilen-workflows-an-der-technischen-informationsbibliothek.

[23] Das TIB AV-Portal (av.tib.eu) ist das Videoportal der TIB für wissenschaftliche Videos aus Naturwissenschaft und Technik. Für weiterführende Informationen siehe: Sven Strobel & Paloma Marín-Arraiza (2015): Metadata for Scientific Audiovisual Media. Current Practices and Perspectives of the TIB AV-Portal. In: Emmanouel Garoufallou, Richard Hartley & Panorea Gaitanou (Hrsg.): Metadata and Semantics Research. Communications in Computer and Information Science, Vol. 544. Springer: Cham, S. 159-170.

 

 



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