Wettbewerbsvorteil Wissensmanagement

    27. November 2015 von Dipl.-Kfm. Joachim Berendt

    Wissensverluste durch Kündigungen von qualifizierten, erfahrenen Mitarbeitern sind allgegenwärtig. Notwendige Methoden, individuelles Wissen im Unternehmen zu behalten und anderen verfügbar zu machen sind aber weitestgehend unbekannt. Dabei gibt es einfache Instrumente, den Erfolgsfaktor Wissen zu managen.

    Schild WissensmanagementDer Anteil an körperlicher Arbeit nimmt in Deutschland seit Jahren kontinuierlich ab. Stattdessen wächst der Anteil der „Kopfarbeit“. Dies ist die logische Folge der steigenden Leistungsfähigkeit der Schwellenländer, der internationalen Logistik und der Globalisierung. Heute werden nicht mehr nur Produkte verkauft, sondern vor allem Wissen transferiert. Die weltweite Entwicklung des Internets und der Cloud-Lösungen tragen erheblich dazu bei. Auf der einen Seite stehen riesige Chancen, die wir nutzen können und ergreifen müssen. Auf der anderen Seite müssen wir die daraus resultierenden Auswirkungen erkennen und vorbeugende Maßnahmen ergreifen.

    Deutschland als Produktionsstandort ist rückläufig. Dagegen ist die Entwicklung Deutschlands zu einem Wissensstandort für Entwicklungskompetenz und Innovationen sowie für Prozess-, Know-how- und perfektes Projektmanagement nicht aufzuhalten. Der Fachkräftemangel, hervorgerufen durch unsere demografische Entwicklung, ist ebenfalls nicht aufzuhalten. Gerade erst ist Deutschland mit der geringsten Geburtenrate als Verhütungsweltmeister bekannt geworden. Die demografische Entwicklung in Deutschland wird sich also auch in den kommenden Dekaden nicht verändern.

    Wissensmanagement ist somit eine strategische und operative Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Zukunftspositionierung. Dies gilt gleichermaßen für Produkt- und Prozessinnovationen und für den Wettbewerb um die besten Fachkräfte.

    Haben Sie Mitarbeiter, deren Kündigung Ihnen weh tun würde? Dann suchen Sie nach einer Lösung für diesen Wissensverlust, weil dadurch weiße Flecken auf Ihrer ‚Wissenslandkarte‘ entstehen und als Engpass Ihre Prozesse behindern. Die Lösung ist aber nicht, neue Mitarbeiter zu suchen und einzuarbeiten mit allen dazugehörigen Risiken. Die Frage lautet: Wie mache ich das großartige individuelle Wissen einzelner Mitarbeiter anderen kollektiv verfügbar? Wenn Sie sich diese Frage stellen, beschäftigen Sie sich mit Wissensmanagement, das genau an dieser Stelle ansetzt.

    Haben Sie beim Thema Wissensmanagement keine Angst vor riesigen Investitionen, Softwareinstallationen oder Mitarbeitern, die ihr Wissen in das neue System klopfen sollen. Das ist nicht notwendig und das funktioniert auch nicht.

    Heinrich von Pierer, der frühere langjährige Vorstandsvorsitzende der Siemens AG hat sich oft gefragt, wie er es denn schaffen könne, das gesamte verfügbare Wissen im Konzern zu identifizieren und dann denjenigen Stellen, die dieses Wissen benötigen, zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung zu stellen. Von ihm stammt der Ausspruch „Wenn Siemens wüsste, was Siemens weiß!“ Von Pierer hatte die Chancen des Wissensmanagement erkannt. Er wollte nicht nur Doppelarbeiten und Suchzeiten drastisch reduzieren. Sondern ein funktionierendes Wissensmanagement ist die Basis dafür, Prozesse, Entwicklungen und Innovationen dauerhaft zu beschleunigen und damit die Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig zu steigern.

    Wissensmanagement ist wie ein Puzzle. Viele kleine Schritte und Aufgaben ergeben Schritt für Schritt ein lebendiges, aktives Wissensmanagement-System. Richtig eingeführt, führt jeder kleine Schritt zu einer spürbaren Verbesserung und damit zu der wichtigen Akzeptanz bei Ihren Mitarbeitern.

    Haben Sie schon von Mitarbeitern gehört, die nach dem Motto „Wissen ist Macht“ ihre Position sichern oder stärken und ihr jeweiliges Wissen nicht teilen oder weitergeben wollen? Mit positiven Erfahrungen aus vielen kleinen Projekten, verbunden mit ein bisschen Überzeugungsarbeit und guten Argumenten, können Sie die Einstellung dieser Mitarbeiter verändern. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter gute Erfahrungen sammeln. Denn die Erfahrungen prägen die Einstellung Ihrer Mitarbeiter. Und genau diese Einstellungen prägen wiederum das Handeln Ihrer Mitarbeiter. Ihre Unternehmensergebnisse resultieren wiederum aus dem Handeln Ihrer Mitarbeiter. Wollen Sie das Handeln Ihrer Mitarbeiter verändern, sorgen Sie für positive Erfahrungen Ihrer Mitarbeiter. Damit legen Sie den Grundstein auch Ihre Ergebnisse im positivsten Sinne zu verändern, d.h. zu verbessern.

    Junge Mitarbeiter erwarten heute eine offene und kommunikative Unternehmenskultur. Das heißt, sie fordern Wissensmanagement ohne sich dessen bewusst zu sein. Sie wollen sich austauschen und ihr jeweiliges Wissen teilen. Wissensmanagement ist nicht nur eng mit der Unternehmenskultur verbunden. Beide sind voneinander abhängig. Denn ohne eine entsprechende Unternehmenskultur wird Wissensmanagement nicht zum Leben erweckt. Im Gegenteil, ohne die entsprechende Kultur wird Wissensmanagement immer eine lästige, ungeliebte Aufgabe bleiben. Und lästige, ungeliebte Aufgaben werden bekanntlich nicht oder nur auf Anweisung erledigt und dies auch nur im Minimalmodus.

    Wissenstransfer benötigt Überzeugung, Geist und Engagement. Denn es muss nicht nur das richtige Wissen weitergegeben werden, es muss auch das Wissen richtig weitergegeben werden. Dazu benötigen Ihre Mitarbeiter die richtige Einstellung. Eine innere Einstellung, welcher es widerstrebt, Wissen weiter zu geben und das Wissen lieber für sich selber zu behalten, muss geändert werden.

    Der erste Schritt ist herauszufinden, woher diese ablehnende Einstellung kommt. Sie ist das Ergebnis der Erfahrungen, die Ihre Mitarbeiter gemacht haben. In diesem Fall waren es leider schlechte Erfahrungen mit der Weitergabe von Wissen. Wurde nicht zugehört oder nicht genügend Beachtung geschenkt? Schmückten sich andere mit fremden Federn? Wurden Anregungen, Ideen oder Vorschläge nicht angenommen, bewertet oder ernst genommen? Gab es kein Feedback? Was für ein Vorbild waren die jeweiligen Führungskräfte? Das kann zu Einstellungen führen, die da lauten könnten: „Was ich sage, interessiert eh niemanden.“ „Das funktioniert bei uns nicht.“ „Hier arbeitet sowieso nur jeder in seiner Abteilung für sich.“ „Jeder denkt nur an seinen eigenen Vorteil und nicht an das Unternehmen.“ „Die anderen Mitarbeiter sagen ja auch nichts.“

    Diese Beispiele zeigen, wie sehr Einstellungen das Handeln der Mitarbeiter beeinflussen kann. Also, gehen Sie an die Einstellungen und sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter positive, vielleicht sogar überraschende Erfahrungen machen. Stellen Sie dabei sicher, dass Ihre Führungskräfte als Vorbild fungieren und lassen Sie diese coachen. Das zahlt sich sofort aus. Denn gute Mitarbeiter verlassen nicht das Unternehmen, sondern ihre Führungskraft.

    Die Ressource Wissen muss mit Bedacht und effizient gestaltet werden. Wissensmanagement wird damit zu einer strategischen und operativen Managementaufgabe. Sie beginnt bereits in der Planungsphase. Ihr Unternehmen plant Umsätze, notwendige Kapazitäten, Investitionen, Personalbedarf und Auslastungen. Aber planen Sie auch, welches Wissen notwendig ist, um Ihre kurz-, mittel- und langfristigen Ziele zu erreichen?

    Welches Wissen ist in Ihrem Unternehmen verfügbar? Welches zur Zielerreichung notwendiges Wissen können Sie selbst in welcher Zeit aufbauen und welches Wissen müssen Sie ggf. extern erwerben?

    Gemäß einer Studie der Universität Chemnitz aus dem Jahr 2011 mit 3.224 repräsentativen Unternehmen ≥ 10 Mitarbeitern in Deutschland steigern Sie, bei vollständig eingeführtem Wissensmanagement, die Mitarbeitermotivation um 47,6%, die Innovationsfähigkeit um 43,3% und ihre Wettbewerbsfähigkeit um 24,7%. Und das sind Durchschnittszahlen. Die nachfolgende Grafik verdeutlicht, was für eine riesige Chance Wissensmanagement auch für Ihr Unternehmen darstellt!

    Wirkung von Wissensmanagement
    Grafik: Wirkung von Wissensmanagement auf Motivation, Innovation und Wettbewerbsfähigkeit

     

    Aktuelles Wissen veraltet heute rasend schnell. Dazu müssen wir uns nicht nur die IT-, Handy- und Internetentwicklung anschauen. Technologische Fortschritte im Flugzeug und Kraftfahrzeugbereich, in der Medizintechnik, Logistik und neue Erkenntnisse z.B. in der Neurowissenschaft sind weitere Beispiele. Heute verdoppelt sich das Wissen ca. alle 5 Jahre mit der Tendenz zu einer weiteren Beschleunigung. Dabei gilt: je spezieller das Wissen ist, desto kürzer diese Zeitspanne.

    Diese stetige Entwicklung und Vermehrung des Wissens sowie die technischen Möglichkeiten der Vernetzung und Verbindungen führen zu einer unüberschaubaren Komplexität. Einzelne Wissenschaftsgebiete zu überblicken, wird immer schwieriger.

    Die Spezialisierung der Fachkräfte nimmt zu. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an die Allrounder. Unternehmer, Geschäftsführer, Vorstände und Führungskräfte sind diese Allrounder, die für ihre strategischen Aufgaben einen Überblick über das Operative benötigen. Hierzu benötigen sie Werkzeuge, die Komplexitäten vereinfachen, Zusammenhänge transparent machen und aufzeigen, Entscheidungen absichern und deren Zustandekommen dokumentieren. Sie benötigen Tools, die das Wissen und die Fähigkeiten in Ihrem Unternehmen identifizieren, bewerten und optimieren.

    Unternehmen, die innovative, moderne und trendige Produkte und Dienstleistungen anbieten wollen, müssen sich gleichzeitig der Herausforderung stellen, dass heute Wissen mit zunehmender Geschwindigkeit veraltet. Die Produktlebenszyklen verkürzen sich stetig, ebenso wie die Zeitspanne zwischen Kaufzeitpunkt und Produktnutzung. Umso schneller müssen sich Unternehmen anpassen können und auf Veränderungen des Marktes reagieren. Das fordert ein sehr hohes Maß an Wissen und dessen Verfügbarkeit am richtigen Ort, zum richtigen Zeitpunkt.

    Deshalb sind ein aktives Wissensmanagement und der Einsatz von Wissensmanagement-Tools von so großer Bedeutung zur Zukunftssicherung. Es steigert die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens nachhaltig. Langfristig ergeben sich Vorteile für Ihre Mitarbeiter und das Unternehmen.

    Vorteile für Ihre Mitarbeiter:

    • Alle Mitarbeiter können schnell auf die notwendigen Informationen zugreifen.
    • Die deutliche Verbesserung der Kommunikation führt zu deutlich mehr eigenverantwortlichem Handeln der Mitarbeiter.
    • Projekte werden schneller abgewickelt und Lösungen schneller gefunden.

    Vorteile für das Unternehmen:

    • Wissenstransfer und dokumentiertes Wissen wird jedem Mitarbeiter zugänglich
    • schnellere Produktentwicklung
    • Abbau von „Silodenken“ in den Bereichen
    • Produktinnovation und/ oder -qualität steigen
    • Kosteneinsparung, durch Vermeidung von Doppelarbeiten
    • Reduzieren von Suchzeiten
    • Individuelles Mitarbeiterwissen wird zu kollektivem Unternehmenswissen
    • Verbesserung des Qualitätsmanagements, durch Integration des Feedbacks von Zulieferern und Kunden, in den Prozess der Leistungserstellung
    • Verbesserter Kundenservice

    Verbesserungen durch Wissensmanagement:

    • Wegweisende Strategie und Ziele, denn sie sind Bestandteil der Komp-A-S Methode* sowie Ausgangspunkt, Richtschnur und Fokus für alle Bewertungen und Maßnahmen.
    • Wahrnehmung des immateriellen Werts. Mit der Komp-A-S Methode zeigen Sie auf, wie wertvoll das Unternehmen wirklich ist. Denn der wahre Unternehmenswert liegt heute in den weichen Faktoren Menschen, Prozesse und Beziehungen, die keine Finanz-Bilanz ausweist.
    • Besserer Zugang zu Kapital, durch einen realistischen Status-Quo-Bericht und Verbesserung des Ratings.
    • Höheres Innen- und Außenimage gegenüber Mitarbeitern, Kooperationspartnern, Kunden, anderen Abteilungen bzw. Lieferanten, etc.
    • Die Inventur des Wissens deckt das im Unternehmen schlummerndes Wissenskapital und mögliche Wissenslücken systematisch auf. Das hilft insbesondere auch bei Fusionen, Nachfolgeregelungen oder Übergaben.
    • Effizientere Maßnahmen durch spezifische Kenntnis der Schwächen und Stärken der drei Parameter Menschen, Prozesse und Beziehungen sowie der Einflussfaktoren mit der größten Wirkung auf den Erfolg.
    • Verbesserung der Prozesse durch klares Bewusstsein aller Mitarbeiter der realen IST-Situation und der gemeinsamen Ausrichtung an einheitlichen Unternehmenszielen.
    • Erhöhung der Managementqualität durch Fokussieren auf gemeinsame Unternehmensziele und bereichsübergreifende Kommunikation und Information (insbesondere auch über die immateriellen Werte des Unternehmens).
    • Nachhaltige Personal- und Teamentwicklung durch die Komp-A-S Methode als hervorragende Basis für zielgerichtete Maßnahmen zur Entwicklung der Unternehmensorganisation.

    Mit einem aktiven Wissensmanagement schaffen Sie sich riesige Wettbewerbsvorteile. Nutzen Sie das und steigern Sie Ihre Mitarbeitermotivation, Innovationsfähigkeit und Wettbewerbsfähigkeit. Denn auch Wissen können Sie managen. Ihr Unternehmen wird durch die Komp-A-S Methode und das Wissensmanagement zu einer lernenden Organisationseinheit, in der Verantwortung übernommen und Entscheidungen gemeinsam getragen werden.

    Fußnote

    * Die Komp-A-S Methode (Komplexitäts-Analyse-Systematik) ist ein einfaches Management-Instrument. Es wurde vom Bundesarbeitskreis InCaS (Intellectual Capital Statement) des IBWF Institut für Betriebsberatung, Wirtschaftsförderung und –forschung e.V. entwickelt. Es ermöglicht die jährliche Bewertung der drei Faktoren Menschen, Prozesse und Beziehungen, strukturiert Aufgaben, Projekte und Themen und erhöht die Entscheidungssicherheit. Es entstand nach der Idee der Wissensbilanz made in Germany, die aber durch die Entwicklung vor 10 Jahren den u.E. heute veralteten und nicht mehr zeitgemäßen Algorithmus der Vester-Matrix einbindet. Um die hochkomplexen Zusammenhänge, Einflüsse und gegenseitigen Wirkungen der vielfältigen Einflussfaktoren in Unternehmen erarbeiten und darstellen zu können, sind für uns heute moderne Algorithmen unabdingbar. Komp-A-S macht Zusammenhänge transparent, erhöht die Entscheidungssicherheit und ist auch im Tagesgeschäft praxisgerecht für Entscheidungsfindungen einsetzbar.

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