Einsatz von Wissensmanagement in neu gegründeten Unternehmen

    06. September 2014 von Fiete Hirsch

    In neu gegründeten Unternehmen stehen zunächst Kennzahlen wie der Gewinn, der Return on Investment (ROI) oder die Eigenkapitalrentabilität im Blickfeld, die den Erfolg auf direktem Weg messen. Für eine nachhaltige positive Unternehmensentwicklung sind aber auch viele andere Faktoren ausschlaggebend. Häufig unterschätzt wird die Handhabung von im Unternehmen erworbenem Wissen. Das zugehörige Wissensmanagement spielt in vielen Unternehmen nur eine untergeordnete Rolle, in einigen ist es sogar überhaupt nicht präsent.

    Was ist Wissensmanagement überhaupt?

    Das Wort Wissensmanagement besteht aus den zwei Wörtern Wissen und Management. Wer eine grobe Vorstellung davon hat, was Wissen und was Management ist und wodurch sich die beiden Begriffe auszeichnen, hat bereits auch ein grobes Bild davon, worum es sich bei Wissensmanagement handelt. Wissensmanagement dient in Unternehmen dazu, dass durch angesammeltes Wissen entstandene Potential so aufeinander abzustimmen, dass ein unternehmensweites Wissenssystem entsteht, welches unternehmensinternen Adressaten Zugriff erlaubt und sie dadurch effiziente und richtungsweisende Entscheidungen im Einklang mit den Unternehmenszielen treffen können. Den richtigen Umgang mit Wissen im Unternehmen beschreibt die im Fraunhofer-Projekt ProWis entstandene Studie Nr. 2 "Wissen greifbar machen: Den Umgang mit Wissen beschreiben und bewerten - Ergebnisse aus den 15 ProWis-Unternehmen" sehr anschaulich.

    Verschwendung von Ressourcen ohne konsequentes Wissensmanagement

    Wer sich die Beschreibung von Wissensmanagement genau durchliest, wird feststellen, dass der Ansatzpunkt zwar eine vielversprechende Basis darstellt, in vielen Unternehmen jedoch nur unzureichend verfolgt wird. Die Gründe dafür sind vielfältig und unter anderem im Konkurrenzdenken der Mitarbeiter untereinander auszumachen. Gerade wenn eine Beförderung im Raum steht, halten Mitarbeiter ihr Wissen zurück, um für sich zu werben und sich unverzichtbar für das Unternehmen zu machen. Sie stellen ihre persönlichen Ziele damit über die Unternehmensziele, denn eine gemeinschaftliche Nutzung ihres Wissens würde zwar das Unternehmen voranbringen, ihre eigenen Chancen auf eine Beförderung aber womöglich schmälern. Dadurch werden Ressourcen verschwendet und die vorhandenen Potentiale nicht bestmöglich ausgeschöpft. Dieser Missstand könnte beseitigt werden, wenn die Mitarbeiter durch zusätzliche Anreizsysteme motiviert werden ihr Wissen preiszugeben oder es wird versucht die Ziele deckungsgleich zu machen, sodass z.B. die Wissensteilung in die Beurteilung miteinfließt, welche wiederrum die Grundlage für eine Beförderung sein können.

    Stellenwert von Wissensmanagement für neu gegründete Unternehmen

    Internes Wissensmanagement hat generell zwei Ansatzpunkte: den Mitarbeiter als Träger von Wissen und die Informationstechnik als Werkzeug von Wissen. Zusätzlich ist darüber nachzudenken, wie externes Wissen intern aufgenommen werden kann.

    Methoden von Wissensmanagement in Start-ups

    Bei der Einführung von Wissensmanagement haben Unternehmen zwei Möglichkeiten. Sie können Wissensmanagement gleich zu Beginn integrieren oder erst später einführen. Ein unmittelbares Einführen von Wissensmanagement ist natürlich vorteilhaft, da die Mitarbeiter mit den Methoden des Wissensmanagements groß werden, an ihnen wachsen und sie als selbstverständlich ansehen. Wird Wissensmanagement später eingeführt, entsteht ein höherer Aufwand. Mitarbeiter müssen unter Umständen für eine anders ausgerichtete Unternehmenskultur sensibilisiert werden. Im Extremfall lehnen sie es sogar kategorisch ab.

    Methoden für Mitarbeiter

    Bei neugegründeten Unternehmen und Kleinunternehmen nimmt der einzelne Mitarbeiter eine wesentlich zentralere Rolle ein als beispielsweise bei mittelständischen Unternehmen. Dies kann man leicht nachvollziehen, denn bei einem Unternehmen, das nur aus vier oder fünf Mitarbeitern besteht, ist die Leistung jedes Einzelnen für den Unternehmenserfolg entscheidend. Besteht das Unternehmen hingegen aus 300 Mitarbeitern, lässt sich die durchschnittliche oder gar schwache Leistung eines Arbeitnehmers durch mehrere Kollegen auffangen. Personalentwicklungsmaßnahmen nehmen daher einen besonderen Stellenwert im Rahmen des Wissensmanagements in Start-ups ein. Auch Unternehmen, in denen Geschäftsprozesse maßgeblich durch eine Person abgewickelt werden, sollten zumindest einige Grundlagen des Wissensmanagements aufnehmen. Dies ist besonders in Start-Ups eine häufig vorkommender Zustand. Sollte diese Person jedoch ausfallen, muss sich das Unternehmen eine Lösung überlegen. Dies kann zum Beispiel durch das Expertensystem erfolgen. Dies ist eine Lösung, um menschliches Wissen auf ein formalisiertes Regelwerk zu projizieren und dies so aufzubereiten, dass Mitarbeiter ohne direkten Bezug zu der Tätigkeit, wissen was in bestimmten Fällen zu tun ist. Dies ist jedoch sehr mit Vorsicht zu betrachten, da menschliche Denkprozesse nicht so einfach auf eine Schautafel gebracht werden können, die dann auch sehr leicht nachvollziehbar sind.

    Personalentwicklungsmaßnahmen sind immer auch Maßnahmen des Wissensmanagements

    Teammeetings

    In neu gegründeten Unternehmen mit nur wenigen Mitarbeitern zählen die wöchentlich anberaumten Teambesprechungen zu den wichtigsten Methoden. Einmal pro Woche kommen die Mitarbeiter zusammen und referieren über den aktuellen Stand in ihren Projekten. Darüber hinaus stellt der Chef alle wesentlichen Punkte der kommenden Tage vor und bespricht mit seinen Mitarbeitern die Herangehensweise. Dies sollte kurz und knapp erfolgen und nur die für alle relevanten Informationen enthalten. Mitunter ist in der Praxis zu beobachten, dass solche Teammeetings ihren Zweck verfehlen und in stundenlangen Diskussionen enden, die letztendlich zu keinem Ergebnis führen.

    Weiterbildungen

    Die klassische Weiterbildung von Mitarbeitern ist nach wie vor eine wichtige Methode von Wissensmanagement in Kleinunternehmen. Der zentrale Punkt ist jedoch, dass die geschulten Mitarbeiter ihr neu erlangtes Wissen auch ihren Kollegen zur Verfügung stellen. Dies könnte wiederum im Rahmen des wöchentlichen Teammeetings geschehen, das im Ausnahmefall dann etwas ausgedehnt stattfindet oder es wird ein separater Workshop eingerichtet. In gestandenen Unternehmen besteht die Gefahr, dass mit dem Ausscheiden eines verdienten Mitarbeiters aus Altersgründen eine erhebliche Stütze wegbricht. Größere Unternehmen sollten sich deshalb rechtzeitig darum bemühen, dass dieser Mitarbeiter sein Wissen an seinen Nachfolger weitergibt. Die Einarbeitungsphase des neuen Mitarbeiters kann unter Umständen mehrere Monate dauern, in denen er zunehmend Aufgaben eigenständig bearbeitet. Die Studie "Wie demografiefest sind deutsche Unternehmen" zeigt, dass viele Unternehmen sich zwar mit dem demografischen Wandel beschäftigen, notwendige Maßnahmen (Schaffung einer mitarbeiterorientierten Unternehmenskultur und der Vereinbarkeit von Beruf und Familie) bisher jedoch unzureichend umgesetzt haben. 

    Job Enlargement & Job Enrichment

    Job enlargement und job enrichment sind Methoden, die in Kleinunternehmen naturgemäß vorhanden sind. Je weniger Mitarbeiter im Unternehmen arbeiten, desto mehr Querschnittsfunktionen müssen diese übernehmen. Bei Großunternehmen sind solche Maßnahmen als Wissensmanagementmethoden weit verbreitet.

    Forschungszentren

    Besonders wissensintensive Organisationen führen neben ihren „normalen“ operativen Fähigkeiten ein zentrales Forschungszentrum. Unternehmensbibliotheken ergänzen dann diese, im Unternehmen etablierten, Forschungszentren. Damit aber ein konkretes Zusammenspiel zwischen dem Wissen und der Praxis deutlich wird, sollten diese Zentren nicht von der Organisation als abgekapselte Einheit angesehen werden. Es besteht hier auch die Gefahr, dass die Praxis sich nicht an den neusten Forschugnsergebnissen orientiert. Eine ausgeglichene Beziehung zwischen Organisation und Forschungszentrum ist äußerst wichtig, damit diese Methoden nicht in die Zwänge wie zum Beispiel der Gewinnziele oder Terminvorgabe gezogen werden.

    Informationstechnik

    Besonders Beratungsunternehmen sollten bei der Erstellung einer kompletten Problemlösung die Informationstechnik mit einbeziehen, da eine seriöse Strategieberatung sonst nicht möglich ist. Somit kann, bei einer richtigen Betrachtung, auch die Realisierung der Strategie schnell und einfach erfolgen. Um eine solche Beratung für ein bestimmtes Unternehmen durchführen zu können, braucht es eine IST-Analyse, welche sich aus dem jeweiligen Kontext und den zeitlich relevanten und irrelevanten Faktoren zusammensetzt. Hierbei spielen als relevante Aspekte die Organisations- und Kommunikationsstrukturen und als zeitlich (kurzfristig) unrelevante Aspekte die Ressourcen – also Menschen und deren Fähigkeiten, sowie die Informationstechnik, eine wichtige Rolle. Damit also auch diese, in der Analyse berücksichtigten Faktoren, in der Zukunft verbessert werden, benötigt es gezieltes Wissensmanagement in Unternehmen und kann somit für eine stabilere Struktur sorgen. Die wichtigsten Einsatzfelder sind die Abteilungen der Human Resources, Finance, Arbeitsschutz und in öffentlichen Organisationen. Softwarelösungen wie die Haufe Suite helfen Unternehmen Groupware-Konzepte, sowie Wissens- und Dokumentenmanagement-Systeme umzusetzen, welche über eine räumliche und zeitliche Distanz hinweg ein einfaches Arbeiten ermöglichen. Führungsinformationssysteme (FIS) sind eine weitere Möglichkeit, Informationen des Unternehmens oder der Organisation, aus unternehmensinternen sowie aus -externen Quellen zu sammeln und diese dann aufbereitet und in geeigneter Form dem Management zur Verfügung zu stellen. Durch Data-Warehouse-Systeme und Data-Mining setzt das FIS auf eine effiziente, schnell zugängliche und bedarfsgerechte Informationsversorgung.

    Aufnahme externes Wissen

    Die Aufnahme von externem Wissen wird durch eine enge Kundenbindung begünstigt. Kunden kennen die eigenen Produkte meist besser und legen einen unvoreingenommen Blick auf deren Eigenschaften. Marktnähe ist daher unverzichtbar für die Weiterentwicklung bestehender Produkte und Innovationen. Weitere Möglichkeiten externes Wissen aufzunehmen ergeben sich durch Personaleinstellungen, Unternehmenskäufe, Weiterbildungen, externe Coachings und durch die Nutzung von Veröffentlichungen. Besonders durch die Aufnahme von externem Wissen kann eine unternehmensinterne Innovation gefördert werden. Das Konzept der Absorptive Capacity (ACAP) ist hier als ein verbindendes Element zwischen Wissensaufnahme und -verwendung zu verstehen. Dabei wird das Ziel verfolgt, durch Innovation nachhaltige Wettbewerbsprozesse zu erstellen. Somit kann für ein Unternehmen definiert werden welche Funktionen, Prozesse und Routinen notwendig sind, damit relevantes, externes Wissen aus der Unternehmenslandschaft erfasst, bewertet und in das bestehende Unternehmenswissen etabliert werden kann.

    Branchen mit einem hohen Bedarf an Wissensmanagement

    Generell nimmt Wissensmanagement insbesondere in Branchen einen hohen Stellenwert ein, in denen es zwischen einzelnen Mitarbeitern oder Abteilungen eine hohe Abstimmung geben muss. Hier liegen die höchsten Potentiale, die durch den Aufbau eines gemeinsamen Wissenssystems ausgeschöpft werden können. Ebenso wichtig ist Wissensmanagement in Branchen, die einem starken technologischen Wandel unterworfen sind. Wird hier auf die Methoden des Wissensmanagements verzichtet, droht das Unternehmen den Anschluss zu verlieren, was direkt zu einer Gefährdung der Existenz führen kann.

    Nachhaltigkeit und Wissensmanagement

    Es ist davon auszugehen, dass neu gegründete Unternehmen, die Methoden des Wissensmanagements anwenden, nachhaltiger agieren, was letztendlich dazu führt, dass diese Unternehmen gute Chancen haben sich langfristig am Markt zu etablieren. Als Folge eines konsequent umgesetzten Wissensmanagements werden Arbeitsabläufe effizienter gestaltet und Doppelarbeit vermieden. Im Endeffekt wird dadurch die Motivation der Mitarbeiter gesteigert, da diese seltener ihre Arbeitsaufträge als überflüssig einstufen.

    Erfolgreiche Anwendung von Wissensmanagement in Unternehmen

    Unternehmen, die an einer Pilotstudie des Fraunhofer-Instituts für Produktionsanlagen und Konstruktionstechnik Berlin aus dem Jahr 2011 teilgenommen haben und seitdem Prinzipien und Methoden des Wissensmanagements umsetzen, sind unter anderem die Helmut Beyers GmbH, die Sumida Components GmbH und die Terrawatt Planungsgesellschaft mbH. Im Rahmen der Studie haben insgesamt 15 mittelständische Unternehmen versucht Wissensmanagement in ihre Geschäftsprozesse zu integrieren. Die Studie beschreibt fünf zentrale Schritte, die notwendig sind, um Wissensmanagement in kleinen und mittelständischen Unternehmen erfolgreich einzuführen.

    Fazit

    Wissensmanagement ist bereits in kleinen Unternehmen eine Voraussetzung für einen nachhaltigen Erfolg. Daher sollten sich Start-ups frühzeitig mit dem Thema auseinandersetzen und geeignete Maßnahmen treffen, um die Basis für eine wirtschaftlich erfolgreiche Zukunft zu legen.

    Quellen

    Homepage of Hubert Wagner, www.hubert-wagner.de/

    Ronald Orth, Ina Finke, Stefan Voigt (Fraunhofer IPK und IFF), Berlin, Magdeburg 2008: ProWis-Projektstudie Nr. 2, Wissen greifbar machen: Den Umgang mit Wissen beschreiben und bewerten - Ergebnisse aus den 15 ProWis-Unternehmen, http://www.wissensmanagement.fraunhofer.de/fileadmin/user_upload/WM/documents/publikationen/prowis2.pdf

    Gaby Hampel (perbit Software GmbH): Demografischer Wandel: Nicht alle wichtigen Maßnahmen werden umgesetzt, Stand 10.09.2014, http://www.perbit.com/newsevents/newsletter/newsletterarchiv/detailseite-archiv/datum/2014/08/20/demografischer-wandel-nicht-alle-wichtigen-massnahmen-werden-umgesetzt.htm

    Ronald Orth, Ina Finke, Stefan Voigt (Fraunhofer IPK und IFF), Hrsg. Prof. Dr.-Ing. Kai Mertins und Holger Seidel, Berlin, Magdeburg 2011: Praxisleitfaden Wissensmanagement - Prozessorientiertes Wissensmanagement nach dem ProWis-Ansatz einführen, http://www.prowis.net/prowis/sites/default/files/pdf/Literatur/Leitfaden/prowis_leitfaden_fraunhofer_web.pdf

    Wissensmanagement mit der Haufe Suite, http://suite.haufe.de

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