Einführung von Wissensmanagement

    10. Juni 2001 von

    Der Grundsatzentscheid, Wissensmanagement an der EMPA gleichzeitig an allen drei Standorten Dübendorf, St. Gallen und Thun einzuführen, wurde von der Direktionskonferenz im Sommer 1998 gefällt. Zur Einstimmung in das Thema erarbeiteten rund 50 Mitarbeitende aller Hierarchiestufen gemeinsam das Basispapier «Wissensmanagement an der EMPA - unser Verständnis». Das Gesamtprojekt «Einführung von Wissensmanagement an der EMPA» startete im Frühjahr 1999 mit fünf Teilprojekten und einer Reihe von Initiativen.

    Zusammenfassung

    Mit gezielter Information und Kommunikation wurde Wissensmanagement intensiv thematisiert. Es bildeten sich verschiedene Communities aus Mitarbeitenden aller drei Standorte, um einerseits die Unternehmenskultur zu fördern, Anreizsysteme zu erarbeiten und gemeinsame Seminare zu organisieren sowie andererseits fachliche Themen wie Umwelt und Polymere zu diskutieren und zu vertiefen. In kurzer Zeit konnte eine pragmatische Lösung zu elektronischen Yellow Pages entwickelt und eingeführt werden. Verschiedene IT-Tools wie Groupwise, Intranet und Internetauftritt sind initiiert und teilweise rasch realisiert worden.

    Zum Projekterfolg entscheidend beigetragen hat das überdurchschnittliche Engagement von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, gerade auch von jüngeren Kräften, die offenbar zur Thematik eine besondere Affinität entwickeln. An mehreren externen Managementworkshops konnte das Fallbeispiel "Wissensmanagement an der EMPA" präsentiert werden. Das Gesamtprojekt und die fünf Teilprojekte wurden durch Beschluss des erweiterten Lenkungsgremiums per Ende Jahr 2000 abgeschlossen. Ab 2001 liegt Wissensmanagement in der Verantwortung sämtlicher Führungsverantwortlichen und wird gezielt weiterentwickelt. Damit soll Wissensmanagement entscheidend zur Verbesserung von Effizienz und Effektivität von Forschung, Dienstleistung und Wissensvermittlung der EMPA beitragen.

    Die EMPA im Profil

    Die EMPA ist eine Technologie-Institution des ETH-Bereiches. Sie stellt die anwendungsorientierte Forschung im Bereich der nachhaltigen Material- und Systemtechnik sowie akkreditierte, neutrale Untersuchungen, Analysen und Prüfungen ins Zentrum ihrer Tätigkeiten. Die Schwerpunkte sind: Werk-/Baustoffe, Umwelttechnik/Umweltanalytik und Sicherheit/Qualität von Bauwerken, Anlagen, Produkten, Verfahren. An drei Standorten in Dübendorf, St. Gallen und Thun sind rund 800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für privatwirtschaftliche Auftraggeber, Behörden und Öffentlichkeit im In- und Ausland tätig. Spezialisten befassen sich interdisziplinär auf über 30 Fachgebieten mit Forschung, Entwicklung, Prüfung, Beratung und Wissensvermittlung.

    Ausgangslage

    Die EMPA-Strategie `88 leitete den Prozess zu verstärkter Forschungstätigkeit ein. Der Weg zu vernetzter interdisziplinärer Zusammenarbeit wurde durch Einführung des Projektmanagements unterstützt. Die Bildung von Zentren war ein weiterer Schritt in der Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen mit dem Ziel, gegen aussen fachlich kompetent und ganzheitlich aufzutreten. Die systematische Nutzung des Wissens wird durch die mittelfristige Planung 2000-2003 und die Vision «EMPA 2010» stark in den Vordergrund gerückt und stellt im Dematerialisierungsprozess zu einer nachhaltigen Gesellschaft einen grundlegenden Erfolgsfaktor für eine Forschungsinstitution dar. [Dematerialisierung bedeutet, dass ein grosser Teil der wirtschaftlichen Tätigkeit nicht mehr von der Vermehrung von Bodenschätzen, von Stoffumwandlungsprozessen und Energie getragen wird, sondern von der Vermehrung von Informationen. Die Hardware-orientierte Gesellschaft verwandelt sich in eine Software-orientierte (P. Glotz: «Digitaler Kapitalismus», NZZ Nr. 290, 2000)]
    Ein konsequentes und breit gelebtes Wissensnetzwerk befähigt die EMPA, die strategische Erfolgsposition «Wertschöpfung auf und aus Wissen» umzusetzen und als Wettbewerbsvorteil in Forschung, Dienstleistung und Wissensvermittlung zu nutzen.

    Ziele des Projektes

    Die Einführung von Wissensmanagement dient in erster Linie dem Unternehmenserfolg.

    Die wichtigsten gemeinsamen Ziele sind:

    • Wissen als wichtige gemeinsame Ressource erkennen
    • Wertschöpfung auf und aus Wissen umsetzen
    • Denken und Handeln in Systemen fördern
    • Geeignetes Klima für Ideen und Innovationen schaffen
    • Effizienz und Effektivität in der Bearbeitung unserer Aufgaben erhöhen

    Um diese Ziele zu erreichen, muss das abteilungs- und bereichsübergreifende Denken und Handeln gefördert werden.

    Mit einem pragmatischen, bedarfsorientierten Vorgehen sollten kurzfristig zwei Teilziele erreicht werden:

    • Sämtliche Aktivitäten werden standortübergreifend angegangen.
    • Möglichst alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind einbezogen.

    Längerfristige Ziele sind konsequente Nutzung des Wissenspotenzials, die Schaffung neuen Wissens, beispielsweise auf Gebieten, die heute kaum bearbeitet werden, sowie die Entwicklung der EMPA zu einer lernenden Organisation.

    Vorgehen

    Gesamtprojekt Die Direktionskonferenz hat im Sommer 1998 die Einführung von Wissensmanagement beschlossen und dem Projekt eine hohe Priorität eingeräumt. Aus anderen Unternehmen ist bekannt, dass erfolgreiches Wissensmanagement nicht einfach in der Einführung von Informatikwerkzeugen bestehen kann. Vielmehr ist ein kultureller Entwicklungsprozess der gesamten Organisation Voraussetzung dafür, dass Wissen geteilt, genutzt und gemehrt wird. An Stelle eines top-down Ansatzes wurde ein middle-up-down Ansatz gewählt und das Thema an einem zweitägigen Workshop mit rund fünfzig Schlüsselpersonen der drei Standorte lanciert. Gemeinsam wurde ein Basispapier erarbeitet. Aus rund dreissig Projektideen wurden in weiteren Workshops fünf Einzelprojekte formuliert und im April 1999 offiziell gestartet. Diese sowie zusätzliche Initiativen machten das Gesamtprojekt aus.

    Steuerung, Planung und periodische Evaluation oblagen einem Lenkungsgremium aus neun Mitgliedern verschiedener Hierarchiestufen und zwei externen Beratern.

    Das Lenkungsgremium ist ein flexibles Team, das über die ganze Projektdauer operativ und strategisch tätig ist. Es trägt die Verantwortung für die Durchführung des Projektes bezüglich Qualität und Umsetzung. Es ist das gestaltende Gremium, verleiht dem Projekt sein Profil und gewährt die notwendige Kontinuität und Kohärenz in den Entscheidungen.

    Das grosse, anspruchsvolle Projekt wurde nach dem EMPA-Projektmanagementsystem abgewickelt. Damit sollte organisatorisch eine solide Basis geschaffen werden, um das Risikoprojekt administrativ und bezüglich Kompetenzen und Verantwortlichkeiten klar zu strukturieren. Insgesamt waren rund 100 EMPA-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter direkt im Haupt- und in den Teilprojekten engagiert. Der Direktionspräsident, figurierte als Auftraggeber, der Berichtsverfasser als Gesamtprojektleiter, Leiter des Lenkungsgremiums und seinerseits (im Auftrag des Lenkungsgremiums) als Auftraggeber für die fünf Teilprojekte. In jedem Teilprojekt nahm ein Mitglied der Direktion Einsitz, gewissermassen als Bekenntnis der Leitung bezüglich Bedeutung des Wissensmanagements und Stellenwert des Projektes. Diese Organisation hat sich sehr bewährt.

     

    Basispapier

    Folgende Kernsätze finden sich im Basispapier "Wissensmanagement an der EMPA - unser Verständnis".
    Wissensmanagement ist die Kunst, Wissen und Können gemeinsam nutzbar zu machen.
    Wir betrachten Wissensmanagement als Daueraufgabe und wollen uns zu einer lernenden Organisation weiterentwickeln.
    Wir sind uns bewusst, dass der Erfolg des Wissensmanagements hauptsächlich auf dem Verhalten und der Einstellung jeder Mitarbeiterin und jedes Mitarbeiters und weniger auf technischen Hilfsmitteln beruht.

     

    Teilprojekte

    Yellow Pages

    Im Projekt wurde ein elektronisches Hilfsmittel - die EMPA "Yellow Pages" - erarbeitet, welches standortübergreifend für die Suche nach Wissensquellen zur Verfügung steht. Die Mitarbeitenden präsentieren sich selbst, ihre Tätigkeitsgebiete, Spezialkenntnisse, Projekte, Publikationen und externen Kontakte. Die EDV-mässig vorliegenden Daten können ohne aufwendige Aufbereitung durch die Mitarbeitenden selbst in das System integriert werden.

    Über Stichworte wird nach Personen gesucht, welche zu einem spezifischen Thema vertiefte Auskunft geben können. Die "Yellow Pages" werden nur EMPA-intern (Intranet) genutzt.

     Anreizsysteme

    Die Projektgruppe "Anreizsysteme" hatte sich zum Ziel gesetzt, die Umsetzung von Wissensmanagement (WM) an der EMPA sowohl mit unternehmenskulturellen als auch mit organisatorisch-instrumentellen Mitteln zu fördern und durch regelmässige Information an alle Mitarbeitenden die Projektarbeit möglichst transparent zu halten.

    Unternehmenskultur

    Plakatekampagne: Plakate und eine Begleitbroschüre machten die Ziele von WM allen Mitarbeitenden bekannt. Die Abteilungen wurden aufgefordert, sich mit den WM-Zielen an der EMPA und innerhalb der Abteilung auseinanderzusetzen und ihre eigenen Abteilungsziele zu formulieren.

    Ehrenkodex: Ein Ehrenkodex für den Umgang mit Wissen an der EMPA soll als Vertrauensbasis das Teilen von Wissen fördern.

    Stimulus-Workshops: 82 Mitarbeitende konnten in einem halbtägigen Workshop ihre Rückmeldungen zu den Projektzielen von WM abgeben.

    Organisatorisch-instrumentell

    Bewertung von WM: Die Umsetzung von WM auf Bereichs-, Abteilungs-, Team- und persönlicher Ebene wurde thematisiert und entsprechend wurden die Management-Reviews, Zielvereinbarungen und das Personalgespräch ergänzt.

    Projektauswahl: Die "Projektskizze" soll die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit fördern. Durch Transparenz bereits in der Planungsphase eines Projekts können neue Projektpartnerschaften angebahnt werden. Die "Projektplattform" bietet eine Übersicht über die Projekte an der EMPA und ist allen Mitarbeitenden zugänglich.

    Wissenspflege:Vorschläge zur Erhaltung und zum Aufbau von Wissen, welche mittelfristig umgesetzt werden können, wurden zusammengetragen. Nach Ausarbeiten einer Projektskizze zum Einführen eines Mentoring-Konzeptes an der EMPA wurde beim ETH-Rat finanzielle Unterstützung beantragt.

    Wettbewerb: Der Wettbewerb hatte zum Ziel, spielerisch Ideen zum Wissensmanagement zu sammeln. Sechs Ideen wurden prämiiert und in der Umsetzung begleitet.

    Abbau von Hürden: Erkennen und Abbau administrativer Hürden erleichtern die Umsetzung von Wissensmanagement.

    Ombudsstelle: Alle Mitarbeitenden haben Zugang zu einer Liste von Ansprechstellen für arbeitsplatzbezogene Konflikte.

    Flexibilität: Die Förderung von Telearbeit, von "job rotation" und die Bereitstellung der Infrastruktur für Mitarbeitende, welche an verschiedenen Standorten arbeiten, wurden beantragt und teilweise bereits umgesetzt.

    Seminare

    Folgende Ziele konnten erreicht werde

    • Mit der Mittagsplattform wurde eine offene Diskussionsplattform für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter realisiert.
    • Organisatorische Voraussetzungen wurden geschaffen, um Poster und Ausstellungsmaterial an allen drei Standorten zu präsentieren und zirkulieren zu lassen
    • Einladungen und Ankündigungen für Veranstaltungen wurden vereinheitlicht und optimiert.

    Mittagsplattform

    Mit der Mittagsplattform wurde eine offene Diskussionsplattform für alle Mitarbeitenden geschaffen. Informell und ungezwungen werden Themen, die einen Grossteil der EMPA-Mitarbeitenden bewegen und zum Umfeld der Arbeit resp. der EMPA gehören, diskutiert. Die Themen sollen gruppen-, abteilungs- und standortübergreifend behandelt werden. Die Veranstaltungen finden über Mittag statt. Alle sind eingeladen, Themenvorschläge einzubringen

    Mehrfachnutzung von Postern und Ausstellungsmaterial

    Mitarbeitende der EMPA präsentieren ihre Arbeiten regelmässig an nationalen und internationalen Konferenzen. Dafür werden neben Fachartikeln auch Poster und Videos produziert.

    • welche Gebiete wir bearbeiten,
    • wer Ansprechperson ist,
    • welche aktuellen Resultate auf einem Gebiet erzielt wurden.

    Die Poster vermitteln neue Ideen für die Gestaltung der eigenen Arbeiten.

    Umwelt

    Mit der Projektgruppe Umwelt ist es erstmals gelungen, die an allen drei Standorten der EMPA vorhandenen Kompetenzen im Umweltbereich zu identifizieren, eine gemeinsame zukunftsorientierte Strategie zu erarbeiten und zu kommunizieren. Projektideen und der Vorschlag für eine Task Force "Umwelt" flossen direkt in die Innovationsprogramme "Nachhaltigkeit in der Informationsgesellschaft" und "Technosphäre – Atmosphäre" ein und erfuhren dadurch eine direkte Konkretisierung.

    Zusammenstellen und Aufzeigen vorhandener Kompetenzen im Umweltbereich

    Als Grundlage für die Erarbeitung einer Umwelt-Strategie wurde in einer EMPA-weiten Erhebung der Ist-Zustand der Umweltaktivitäten ermittelt. 24 von insgesamt 28 Fachabteilungen stuften Teilbereiche ihres Aktivitätsspektrums als umweltrelevant ein. Die Tätigkeitsfelder wurden gruppiert und in einer Aktivitätsmatrix zusammengestellt.

    Erarbeiten einer zukunftsorientierten Strategie für den Bereich Umwelt und Aufzeigen von Massnahmen zur Umsetzung

    Im Rahmen eines internen Workshops wurden Ansätze und Konzepte zur künftigen Ausrichtung der EMPA-Umweltaktivitäten erarbeitet. Die Ausrichtung der Tätigkeiten auf eine nachhaltige Material- und Systemtechnik stellt die zentrale Botschaft dar. Die von der Projektgruppe formulierte Strategie zur Nachhaltigkeit bildet heute einen integrierenden Bestandteil der Vision "EMPA 2010&quo

     

    Polymere

    Die Projektziele wurden folgendermassen formuliert:

    Dokumentieren der vorhandenen Kompetenzen, Tätigkeiten und Ziele im Bereich Polymere

    Basierend auf einer EMPA-weiten Umfrage wurden diese Informationen in zwei Tabellen zusammengefasst, eine Erweiterung dazu bietet der Tagungsband des Workshops Polymere @ EMPA.

     

    Funktionierendes und gelebtes Netzwerk, in dem eine sinnvolle Zusammenarbeit im Bereich Organische Polymere unter Nutzung aller Synergien möglich ist

    Ein breit gefächertes Netz persönlicher Beziehungen wurde im Rahmen der Projektarbeit und des Workshops gesponnen. Direkt involviert waren ca. 30 Personen, am Workshop nahmen ca. 70 Personen aktiv teil.

    Initiativen

    Neben den im obigen Abschnitt behandelten fünf Teilprojekten wurden im Rahmen des Gesamtprojektes bewusst zusätzliche Aktivitäten gefördert, die als Initiativen bezeichnet werden können und den ganzen Prozess unterstützten. Bereits in einer frühen Projektphase wurden die Abteilungsleitungen ermuntert, Ideen in ihrem Bereich umzusetzen. Konkrete Beispiele wurden in der Hauszeitschrift dargestellt, um weitere Kreise zu sensibilisieren ("Tue Gutes und rede davon.")

    Information und Kommunikation

    Eine offene und häufige Mitarbeiter-Information bildete ein Kernelement im Projekt und wurde intensiv genutzt. Beim Projektstart wies der Direktionspräsident in einem persönlichen Schreiben an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf die hohe Bedeutung von Wissensmanagement für die Technologie-Institution EMPA hin und orientierte über den Beschluss einer flächendeckenden Einführung. An verschiedenen Veranstaltungen wie Mitarbeiterversammlungen, Apéros und an besonderen internen Marktplätzen wurde über das Projekt berichtet. Zur Illustration wurden wenn immer möglich konkrete Fallbeispiele beigezogen. Während der gesamten Projektphase wurde in einer speziellen Rubrik der Hauszeitschrift EMPA-Kontakt über laufende Aktivitäten berichtet. Im Kommunikationsbereich waren die Erfahrungen mit internen, sehr rege besuchten Marktplätzen höchst erfreulich. Die Stimulus-Workshops, an denen zahlreiche Personen teilnahmen, die dem Projekt eher kritisch gegenüberstanden, lieferten eine Reihe von Einwänden und vorgeschlagenen Verbesserungen für interne Abläufe. Mit einem schriftlichen Feedback ergriff die Geschäftsleitung die Möglichkeit, auf Anliegen konkret einzugehen.

    Generell hat die intensive Informations- und Kommunikationsaktivität zur Thematisierung von und der Sensibilisierung für Wissensmanagement bei allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wesentlich beigetragen.

    Wissensmanagement heute: Was haben wir erreicht?

    Wissensmanagement an der EMPA ist einerseits Erwerben, Schaffen, Teilen und Bewahren von Wissen sowie andererseits die vernetzte interdisziplinäre Zusammenarbeit über Organisationsgrenzen hinweg.

    Wissen erwerben, schaffen und bewahren hatte schon vor dem Projekt Wissensmanagement einen grossen Stellenwert an der EMPA. Diese Aktionen finden heute bewusster statt.

    Ein besonders grosser Nutzen ist im Bereich "Wissen teilen" erzeugt worden. Heute ist weitgehend bekannt, welches Wissen wo an der EMPA vorhanden ist. Das ermöglicht ein vernetztes Eindringen in neue Gebiete. Ein Ansatz von Kulturwandel konnte speziell in den Stimulus-Workshops der Projektgruppe Anreizsysteme, generell quer durch alle Teilprojekte, Initiativen und sogar im Alltag erkannt werden.

    Die wichtigsten Meilensteine und Erfolge im Gesamtprojekt sind:

    • Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der drei Standorte für das Thema Wissensmanagement sensibilisiert
    • Vernetzung der drei Standorte in den Wissensmanagement-Projekten realisiert
    • Überdurchschnittliches Engagement von Mitarbeitenden, gerade auch jüngeren, qualitativ und quantitativ erreicht
    • Gezielter Umgang mit dem Wissen wird von der Führung explizit unterstützt
    • Standortübergreifende Community POLYMER gebildet
    • Yellow Pages bei mehr als 70% der Mitarbeitenden eingeführt als entwicklungsfähige Plattform: Wer bin ich, was weiss ich?
    • Wissensmanagement im Personalgespräch verankert
    • Wissensmanagement in die Zielvereinbarung und im Management Review aufgenommen
    • Wissensmanagement in mehreren Stimulus-Workshops mit nicht im Projekt direkt engagierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern thematisiert
    • Einführung der Software Groupwise realisiert
    • Groupwise Aktenschrank zur Dokumentenverwaltung standortübergreifend definiert
    • Anstoss Redesign Intranet standortübergreifend gegeben
    • Projektplattform auf Intranet initiiert
    • Anstoss Redesign Internet standortübergreifend lanciert
    • Standortübergreifenden EMPA-Lehrlingstag organisiert
    • Strategie Nachhaltigkeit im Rahmen der Vision "EMPA 2010" formuliert
    • EMPA-interne Marktplätze erprobt
    • EMPA-Wissensmanagement in externen Workshops kommuniziert
    • Mittagsplattform geschaffen
    • Seminare in der EMPA-Akademie mitgestaltet

    Zusammenfassend zeigt sich, dass sehr viel in Bewegung gesetzt werden konnte. Diesbezüglich sind die Erwartungen des Gesamtprojektleiters weit übertroffen worden. Der gesamte Prozess wurde durch die aktive Mitarbeit aller Direktionsmitglieder in den Wissensmanagement-Projekten bestimmt gefördert. Ein klares Bekenntnis des Direktionspräsidenten sowie seine Unterstützung von Beginn an begünstigten einen erfolgreichen Projektstart.

    Naturgemäss konnten nicht alle Erwartungen erfüllt werden. Wissensmanagement kann nicht gesichert oder perfektioniert, nur aktiv betrieben und gelebt werden, mit allen Wenn und Aber. Die Erfolgskontrolle im Gesamtprojekt wurde periodisch diskutiert, konnte jedoch nicht im gewünschten Mass konkretisiert werden.

    Firmenwissen ist einmalig und benötigt Pflege
    (Prof. G. von Krogh).

    Wissensgemeinschaften bilden eine Heimat, stiften Identität
    (Prof. G. Probst).

    Engagement im Kulturveränderungsprozess: Wo die Vorgesetzten sich engagieren, funktioniert es; wo die Vorgesetzten sich ausklinken, geht es schief.

    Weiteres Vorgehen

    Mit dem Abschluss des Hauptprojektes und der fünf Teilprojekte (Phase A, zeitlich von Sommer 1998 mit dem Grundsatzbeschluss der Direktion bis zum 31. Dezember 2000) wird Phase B eingeleitet (ab Januar 2001), in der Wissensmanagement in die Führungsverantwortung übergeht. Konkrete Massnahmen zur Unterstützung dieses Übergangsprozesses sind bereits realisiert durch den Einbau des Wissensmanagements in die Leistungsvereinbarung und die Management-Reviews sowie durch Aufnahme ins Personalgespräch.

    Generell werden «Tool» und «Kultur» des Wissensmanagements der EMPA weiterhin gezielt angewandt und von der Führung kommuniziert, zusätzlich gepflegt und gefördert.

    Die Betreuungs- und, wo notwendig, die Führungsrolle wird die standortübergreifende Lenkungsgruppe (anstelle des Lenkungsgremiums, das sich auflöst) wahrnehmen. Die Hauptaufgaben der Lenkungsgruppe sind

    • Initiierung,
    • Steuerung, Koordination und
    • Controlling

    zur Pflege und Weiterentwicklung von gelebtem Wissensmanagement an der EMPA.

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