dsn - Ein Unternehmen mit hohem Managementverständnis

    Schwerpunktthema Exzellente Wissensorganisation 2012

    11. Dezember 2012 von Initiative Exzellente Wissensorganisation

    Die Initiative "Exzellente Wissensorganisation" zeichnet Organisationen aus, die in vorbildlicher Weise Wissensmanagement umsetzen - Best Practices im besten Sinne. Die dsn war Finalist im Wettbewerb 2012. dsn steht für Dialoge, Strategien, Netzwerke. Seine Dienstleistungen richtet dsn an Organisationen, die in kooperativen Netzwerken ihre Ressourcen bündeln, um erfolgreich auf die Dynamik globalisierter Märkte zu reagieren. Dabei wird zur Erreichung der Unternehmensziele auf ein integriertes Wissens-, Qualitäts- und Projektmanagement gesetzt, das in den letzten Jahren konzipiert und aufgebaut wurde. Als technologische Unterstützung werden ein Wiki und eine Projektmanagement-Software eingesetzt. Ausgefeilte Methoden und Werkzeuge unterstützen die Mitarbeiter und dienen gleichzeitig zur Gestaltung der „dsn.Kultur“.

    Veröffentlichung mit freundlicher Genehmigung des Organisatoren der Initiative "Exzellente Wissensorganisation" Herrn Christian Keller, weitere Informationen über unseren Partner finden Sie auf http://www.wissensexzellenz.de.

    Das Unternehmen

    dsn steht für Dialoge, Strategien, Netzwerke. Seine Dienstleistungen richtet dsn an Organisationen, die in kooperativen Netzwerken ihre Ressourcen bündeln, um erfolgreich auf die Dynamik globalisierter Märkte zu reagieren.
    Die eingesetzten Kompetenzen liegen in den Bereichen Analyse, Strategie und Kommunikation sowie dem Management von Kooperationen und Projekten. dsn realisiert seine Dienstleistungen für regionale und internationale Kooperationen von der Planung über das Management bis zur Evaluation.

    Ausgangslage und Ziele

    Basis für die hohe Qualität der Prozesse und Ergebnisse der Dienstleistungen sind die Kompetenzen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die gelebte Unternehmenskultur sowie die Prozesse eines integrierten Managementsystems.

    dsn setzt zur Erreichung seiner Unternehmensziele auf ein integriertes Wissens-, Qualitäts- und Projektmanagement, das in den letzten Jahren konzipiert und aufgebaut wurde. Als technologische Unterstützung werden ein Wiki und eine Projektmanagement-Software eingesetzt.

    Ausgefeilte Methoden und Werkzeuge unterstützen die Mitarbeiter und dienen gleichzeitig zur Gestaltung der „dsn.Kultur“. Gelebte Leitsätze sind ein Spiegelbild dieser Kultur, die man in der täglichen Arbeit, aber auch in der Mitarbeitergewinnung und Mitarbeiterentwicklung erleben kann. Ein weiteres Beispiel hierfür liefert die projektbasierte Organisation, in der jeder Mitarbeiter, vom Geschäftsführer bis zum Auszubildenden, je nach Projekt in unterschiedlichen Rollen von Leiter bis Mitglied aktiv ist. Dies verlangt von jedem Mitarbeiter ein (Selbst-)Verständnis von Gleichberechtigung, Verantwortung und Zusammenarbeit.

    Was konkret geschieht (Maßnahmen)

    Projektorganisation mit Projekt-Center und PM-Handbuch

    Durch die gestiegene Anzahl von Projekten wurde frühzeitig die Projektarbeit systematisiert: Neben der Entwicklung eines eigenen Projektmanagement-Standards (PM-Handbuch) wurde in den letzten Jahren und über drei Entwicklungszyklen ein Projekt-Center mit integrierter Projektdatenbank realisiert. Nach anfänglichen Eigenentwicklungen setzt man heute auf eine Projektmanagement-Software, die sich vollständig in Outlook integriert. Hierdurch werden Funktionen wie Kalendereinträge, Kontakte, E-Mails und Aufgaben ohne Schnittstellenprobleme für das Projektmanagement genutzt, was zu einer höheren Arbeitseffizienz führt.

    Sehr konsequent wird der Einsatz des Projekt-Centers dadurch, dass nahezu alle Aktivitäten bei dsn als „Projekte“ definiert und realisiert werden. So wird beispielsweise aus einer Angebotserstellung ein „Projekt Angebotserstellung“, das sich nach einem definierten Standard planen, realisieren und überprüfen lässt. Die Zeiterfassung läuft dabei komfortabel über die PM-Software.

    Zur Einführung des Projekt-Centers wurde das dsn-Team intern im Umgang mit der Technologie geschult und arbeitet seitdem täglich mit der Plattform. Für die kontinuierliche Verbesserung wurde eine Funktion im dsn-Organigramm eingeführt – der Project Officer. Dieser bildet die Schnittstelle zu einem externen IT-Dienstleister und gibt Verbesserungsvorschläge weiter. Der Nutzen wird in Sitzungen wie den dsn-Monatsrunden, den monatlichen Projektleiterrunden und den Projektteamsitzungen deutlich. Er besteht in zeitlichen Einsparungen, z. B. für Briefings, in der Vermeidung von Doppelarbeit und Steuerungsfehlern (Projektziele, Budget, Zeit, Ressourcen) sowie in der Mitarbeiterentwicklung, in deren Rahmen PM-Kompetenzen aufgebaut werden.

    dsn.Wiki mit QM-Handbuch und Projektwikis

    Durch das stetige Mitarbeiterwachstum der Organisation mussten neue Strukturen zur Standardisierung und Dokumentation gefunden werden. Ein Team von drei Mitarbeitern plante innerhalb von drei Monaten die Einführung und den Aufbau eines Wikis und erzielte durch die Integration des zertifizierten Qualitätsmanagementsystems ins Wiki den Durchbruch für die Akzeptanz bei den Mitarbeitern.

    Da fast jeder Mitarbeiter verantwortlich für eine Unternehmensfunktion und damit für die Beschreibung der darunter fallenden Prozesse und Standards ist, brachte dies eine Beschleunigung zur Befüllung des Wikis, den Umgang mit der Technik und damit der Akzeptanz. Auf diese Weise wuchs der tägliche Nutzen des Wikis für jeden Mitarbeiter als Recherchequelle: Man findet nahezu alles – von der Bedienung des Scanners über projektrelevante Neuigkeiten in den Projektwikis bis hin zu standardisierten Abläufen beispielsweise bei der Erstellung von Publikationen im QM-Handbuch im Wiki.

    Den Umsetzungsprozess sieht dsn nie als abgeschlossen, denn das Wiki „lebt“. So wurde das Qualitätsmanagementsystem 2010 zertifiziert und seitdem kontinuierlich weiterentwickelt. Seit 2011 wird für jedes Projekt ein Wiki zur Kommunikation und Dokumentation eingerichtet und genutzt.

    Ausblick

    Nicht nur das Wiki lebt, sondern das gesamte Wissensmanagement bei dsn. Als nächste Schritte sind beispielsweise die Systematisierung von "Lessons learned" in Projekten und die Weiterentwicklung der bestehenden Kompetenzmatrix geplant.

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