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Clevere Tools für das persönliche Wissensmanagement

04. März 2013 von Günther Eufinger

Technische Lösungen für das Wissensmanagement auf Teamebene in Unternehmen sind längst etabliert. Aber nicht jeder arbeitet immer in einem Team. Welche Lösungen gibt es eigentlich für Menschen, die Wissen für sich persönlich organisieren möchten?

Beim Thema persönliches Wissensmanagement scheinen sich die Lager strikt zu trennen: Die einen kommen gar nicht auf die Idee sich beim Handling von Information unterstützen zu lassen. Diese Mitmenschen beherrschen das Chaos ihrer Dateiablage so sehr, dass in der Tat jede Unterstützung durch ein Tool überflüssig scheint. Aber was machen all jene, die vielfältige Informationen zu Studien oder Berufszwecken verarbeiten müssen und mit dem Dateichaos in Verzeichnissen unzufrieden sind? All die, die in umfangreichen Quellen recherchieren oder sich in einem Thema immer auf dem Laufenden halten wollen? Diesen Menschen kann geholfen werden. In diesem Artikel stellen wir Lösungen für das persönliche Wissensmanagement vor.



Jede Menge Platz und Komfort zum Ablegen von Informationen bieten persönliche Wikis. Hier das Beispiel lexiCan.

Persönliche Wikis - Vorteile im Überblick

• Schluss mit Dateichaos
  Dateien lassen sich problemlos in einen inhaltlichen Kontext einbinden und stehen nicht mehr zusammenhanglos in Verzeichnissen.
• Leicht zu befüllen
  Mit Copy & Paste und Importfunktionen sind bei Lösungen wie Memomaster und lexiCan Inhalte schnell auf die neue Plattform übernommen.
• Einfache Vernetzung
  Verweise auf andere Artikel, Dateien und Webinhalte lassen sich sehr einfach setzen. Die Vernetzung hilft beim Herstellen von Zusammenhängen.
• Inhalte schnell und sicher finden
  Informationen mühsam über Ordner aufrufen ist passé: Jetzt sorgen Schlagwörter, eine schnelle Volltextsuche, der A-Z-Index sowie eine mehrdimensionale Gliederung dafür, dass die Suche ein Ende hat.
• Einfache Installation / Sofort startklar
  Die Plattformen sind in wenigen Minuten startklar, es ist keine Einrichtung oder Konfiguration erforderlich.

Plattformen auf HTML-Basis oft kompliziert

Kommen wir zunächst noch einmal auf die bekannten Plattformen in Unternehmen und für Teams zurück. Warum diese nicht auch für sich persönlich einsetzen? Die Antwort lautet: Die Lösungen sind für die meisten Privatanwender zu kompliziert und nicht auf die Belange von technisch wenig versierten Einzelanwendern ausgelegt. So verlangt die Plattform der Wikipedia, das MediaWiki eine Serverplattform, die der normale Anwender unter Windows oder OSx nicht ohne weiteres zur Verfügung hat.

Wer das aufwendige Einrichten einer solchen Team-Plattform umgehen möchte, kann auf Online-Lösungen zurückgreifen, so wie beim Marktführer für Wiki-Systeme in Unternehmen „Confluence“. Aber selbst dann sind die Lösungen für die Nutzung durch Teams ausgelegt und mit Funktionen überlastet, die für Einzelanwender überflüssig sind. Das macht das Einarbeiten und die Nutzung schnell umständlich.

Windows-basierte Wikis für Einzelanwender

Einfacher zu installieren und auf jedem Windowsrechner schnell eingerichtet sind sogenannte „Desktop-Wikis“. Memomaster und lexiCan sind Produkte in dieser Kategorie. Neben der einfachen Installation lassen sich diese Anwendungen auch einfach und komfortabel bedienen.

Nach der Installation kann es sofort losgehen, in dem man neue Artikel anlegt und diese mit beliebigem Inhalt aus Tabellen, Texten Bilder uns Verweisen erstellt. Die Verweise können auf andere Artikel führen, Webseiten oder auch Dateien. Alle Inhalte werden in einer schnellen Volltextsuche berücksichtigt. Zu Strukturierung stehen Verzeichnisse oder Gliederung bereit, zusätzlich lassen sich Schlagwörter vergeben.

Inhalte einfach anlegen und erstellen

Die Desktop-Wikis machen es dem Anwender einfach vorhandene Inhalte zu übernehmen. So lassen sich ganze Worddokumente in einem Zug in einen Artikel überführen. lexiCan ist darüber hinaus auch in der Lage ganze Dateiverzeichnisse zu übernehmen.

Auch für das Selbsterstellen von Inhalten bieten Desktop-Wikis maximalen Komfort und Produktivität. So lassen sich Bilder und Texte etwas aus einer Webseite in einem Zug per Copy&Paste über die Zwischenablage für die eigene Wissenssammlung übernehmen.

Inhalte wirksam strukturieren

Desktop-Wikis bieten ein echte Gliederungsfunktion im Gegensatz zu vielen Wiki-Lösungen, in denen für wichtige Strukturierung der Inhalte lediglich der Einsatz von Schlagwörtern zur Verfügung stehen. Leicht gemacht wird auch das Vernetzen von Inhalten: Verweise zwischen Artikeln werden mit wenigen Klicks oder sogar nur durch Ziehen mit der Maus gesetzt.

Ein weiterer Vorteil: Wer sein Wissen weiter verwenden möchte, kann Inhalte mit wenigen Klicks exportieren. So wird aus der Infosammlung mit wenigen Klicks zum Beispiel ein Word-Dokument. Und von da ist es nur ein kleiner Schritt, um zum Beispiel eine wissenschaftliche Arbeit fertigzustellen. Das Wuseln in vielen Dateien bzw. in Ordnerstrukturen gehört so jedenfalls der Vergangenheit an.

Doch es gibt auch Nachteile. So sind die Desktops-Wikis nur auf Windows-rechner einsetzbar. Für Mac Rechner kennen wir solche Lösungen gar nicht. Ein Grund hierfür könnte sein, das die Mittel, die OSX bereits von Haus aus mitliefert – Stichwort Volltextsuche - schon sehr mächtig sind.

Evernote als Notizsammlung überall verfügbar

Evernote ist eine Lösung, mit der man ebenfalls in wenigen Sekunden startet und Notizen mit Bildern und Verweisen erstellt. Die Anwendung ist benutzerfreundlich und übersichtlich gestaltet und bietet den Vorteil, dass sich die Inhalte auf PC und mobilen Geräten gleichermaßen einsehen und bearbeiten lassen. Dateien lassen sich auch hier komfortabel einbinden. Dafür muss man bei Formatierungen Abstriche machen.  So gibt es für Tabellen nur ein Format.

Um Inhalte zur strukturieren, legt der Anwender verschiedene „Notizbücher“ an. Auch Schlagwörter lassen sich einfach einer Notiz zuordnen. Eine Gliederungsfunktion, die das Strukturieren sehr umfangreicher Inhalte unterstützt steht hier nicht zur Verfügung.

Übrigens alle hier vorgestellten Lösungen lassen sich auch im Team einsetzen, diese Lösungen sind dann allerdings kostenpflichtig.

Fazit: so wie es Menschen gibt, die kein Tool benötigen, so unterschiedlich können die Anforderungen an die Lösungen sein. je nach Typ und Aufgabe kommen unterschiedliche Tools infrage. Auf www.wissenssteine.de zeigt eine Übersicht  die hier besprochenen und weitere Tools zum persönlichen Wissensmanagement.



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